מנהל משרד: מי הוא ומה הוא עושה?

בעסקים מודרניים, אף חברה עם משרד לא יכולה להסתדר בלי עבודתו של מנהל משרד. תפקיד זה כולל ניהול וניהול זרימת העבודה המשרדית של ארגון.

בעיקרו של דבר, מנהל משרד הוא אותו קישור אינפורמטיבי ומוביל שבו כל רגעי העבודה של החברה מתכנסים ונפתרים. הוא מקיים אינטראקציה בין הראש לכפופים, מודיע לעובדים הפשוטים על המסמכים שעליהם חתום ראש, מקיים אינטראקציה עם לקוחות החברה, עוקב אחר התכתבויות, עוקב אחר ביצועי החברה ומעמיד לרשות המשרד משרד, מבצע הנחיות ישירות מהמנהל וסגניו. .

מנהל משרד הוא עובד המספק למשרד כולו זרימת עבודה מלאה. תיאור המקצוע יעזור לכם להבין טוב יותר את מהות העבודה.

לפי סיווג מקצועות הצווארון הכחול ותפקידי עובדים, מקצוע מנהל משרד ותפקידיו שונים באופן משמעותי ממקצוע מזכיר. מנהל משרד הוא קודם כל מארגן את השטח המשרדי של החברה, מנהל ומנהל באדם אחד. מקצוע המזכיר מרמז על כפיפותו לאדם מסוים (דירקטור, סגני דירקטור, מנהלים בכירים) וניהול ענייניו בלבד.

מנהל המשרד שולט בכל העבודה השוטפת של המשרד, בעיקר הניירת. צגים ללא הפרעה עבודה של ציוד משרדי, מספקת לעובדי החברה מַכשִׁירֵי כְּתִיבָה, מביאה עם הזמן לידיעת העובדים הזמנות, הזמנות והודעות במשרד, שהוצאו על ידי ראש, מקבל שיחות טלפון נכנסות, במידת הצורך, מנהלת לוח פגישות וטיולים של המנהל. במקרה זה, המשרה הפנויה נקראת "מנהל משרד עם תפקידי מזכירות".

מאחר שעבודתו של מנהל משרד כוללת פעולות ארגוניות, אינפורמטיביות ואדמיניסטרטיביות, תחומי התפקיד שלו כוללים משימות פונקציונליות מסוימות. כאן בדיוק טמונה התעסוקה ומהות פעילותו של מנהל המשרד, שעליו:

• להכין עבודה משרדית ליום עבודה חדש: לבדוק את פעולת טלפונים, מחשבים וציוד משרדי, זמינות של חומרים מתכלים (נייר, מחסניות מדפסת שמולאו מחדש);
• לשלוט, לשמור על ניקיון בחצרי המשרד, עמידה בתקנים סניטריים (תאורה מלאה, אוורור, תנאי טמפרטורה במקום), לבדוק את פעולתן של מערכות מפוצלות;
• לרכוש בזמן אמת ניירת ולספק להם עובדי משרד בזמן;
• להזמין מי שתייה, חומרי ניקוי, נייר טואלט, מפיות;
• לשלוט בזרימת המסמכים הנוכחית: להכין את המסמכים הדרושים, הדיווח, חומרי העבודה הדרושים לעבודה המלאה של המשרד, לפתור רגעי עבודה ומשימות אחרות;
• לפקח על עבודת הנהג והשליח באופן יומיומי;
• לפי הוראות הראש, מנהל המשרד אחראי על חלוקת האחריות בין העובדים, מציב עבורם משימות, מביא לידיעתם ​​את מידע העבודה הדרוש, קובע את רמת אחריותם, מנתח את יעילות התוצאה שהושגה;
• לחשב ולהעריך עלויות כספיות חודשיות לתחזוקת המשרד, לפקח על יישומו;
• לשמור דף זמן, מספר הימים והשעות שעבד כל עובד בתוך חודש קלנדרי, העברת גיליון הזמנים במועד למחלקת הנהלת החשבונות לצורך חשבות שכר;
• לפקח על ציות למשמעת העבודה: על איחור, עזיבת עבודה מוקדמת, היעדרות עובדים, יידוע הנהלת החברה, רישום של הפרות ואי שמירה על קוד הלבוש;
• לארגן פגישות, הירשם ועזור למבקרים בפתרון שאלותיהם.

היכולות העיקריות של מנהל משרד כוללות הכנה וניהול של משא ומתן, פגישות, פגישות:

• עליו לבצע הכנת כל החומרים הדרושים, להבטיח את נוכחותם של כל המתעניינים באירועים, לשמור את פרוטוקול הישיבה;
• לנהל התכתבות עם לקוחות ושותפים של המשרד, לשלוח חומרים;
• עבודה עם התכתבויות משרדיות נכנסות ויוצאות, לרשום אותו, לעסוק במשלוח;
• להעניק סיוע וסיוע לעובדים בפתרון סכסוכים ומצבים שנויים במחלוקת;
• לתאם עבודה משרדית בתום יום העבודה יש ​​לבדוק ציוד משרדי, תאורה, מערכות מפוצלות, מזגנים לניתוקם מהחשמל;
• במקרים מסוימים, מנהל המשרד אחראי על איתור וגיוס עובדים חדשים (מציב מידע על המשרות הפנויות הנדרשות באתרים מיוחדים, מעיין בקורות החיים, בוחר מראש מועמדים, עורך ראיון);
• מודיע ללקוחות פוטנציאליים בכתב או בטלפון על עלות הסחורה והשירותים לפי המחירון;
• מייעץ לגבי מיקום מחלקות החברה, תפקידיהם;
• שומרת על בסיס לקוחות מפעלים;
• מבצעת את חובות תחזוקת האתר, פרסום פרסומות על סחורות ושירותים, הזמנת מזכרות, הדפסה, הפצת חומרי מידע.

כדי להפוך למנהל משרד, על המועמד להיות בעל כישורי המפתח הנדרשים לביצוע העבודה, כמו גם להיות בעל תכונות אישיות ומקצועיות מסוימות.

תכונות אישיות של אדם הן המרכיבים הביולוגיים והחברתיים המרכיבים את אישיותו. רכיבים ביולוגיים אדם מקבל מהטבע, הוריו ואבותיו בצורה של קבוצה מסוימת של גנים. מרכיב חברתי - זוהי הסביבה החברתית שבה אדם גדל וחונך.

שני המרכיבים הללו מעצבים אופי ואישיות, ומעניקים ליחיד תכונות מסוימות, טובות ושליליות כאחד. על ידי חיבור כל תכונות האישיות של אדם, אתה יכול לקבל דיוקן פסיכולוגי אובייקטיבי ואמין.

תכונות האישיות החיוביות כוללות תכונות אופי כמו:

• יוֹשֶׁר;
• התמדה בהשגת המטרה שנקבעה;
• תשומת לב;
• משמעת עצמית;
• אחריות וארגון;
• עבודה קשה, התמדה;
• אצילות פנימית;
• אוֹבּיֶקטִיבִיוּת;
• חברותיות, נימוס, יחס ידידותי לאנשים;
• קור רוח, מסירות, קשב, דייקנות;
• נטול קונפליקטים, יכולת פתרון מחלוקות בין עובדים, אופטימיות וחיוביות בכל דבר;
• זריזות, תבונה, מועילות;
• פעילות, אמביציה.

מאחורי כל אחת מתכונות האישיות הללו עומד החינוך הפסיכולוגי והרגשי של האדם, התורשה שלו, הסביבה החברתית בה הוא גדל.

תכונות האישיות השליליות כוללות:

• חוסר הרכבה, חוסר תשומת לב;
• השקפה דיכאונית על החיים, חוסר אופטימיות;
• חוסר יכולת לאסוף מחשבות בזמן ולפתור בעקביות משימות שהוקצו;
• אופי אגרסיבי;
• נטייה לרכילות ותככים.

התכונות העסקיות של אדם הן יכולתו לבצע משימות עבודה ותפקידים מסוימים.

לפי תכונות עסקיות, ניתן לשפוט באיזו יעילות יוכל הפונה לארגן את תהליך עבודתו, עד כמה יבצע את חובותיו בעבודה. כדי לנהל משרד בהצלחה, על הפונה להיות בעל, בנוסף לידע ומיומנויות, תכונות עסקיות מסוימות, הכוללות:

• השכלה, רמת מיומנות;
• ניסיון עבודה;
• למידה מהירה, הסתגלות בתנאים חדשים;
• דרישות כלפי עצמו וכלפי אחרים;
• היכולת לעבוד בסביבת ריבוי משימות, לפתור בו זמנית מספר בעיות בבת אחת;
• חשיבה אנליטית, יכולת חשיבה גמישה ומחוץ לקופסה, הסקת מסקנות נכונות, הכללה;
• חוש עסקי;
• כישורי מנהיגות;
• נכונות לעבוד שעות נוספות;
• כישורי אוטוריה, דיפלומטיה וכישורי שכנוע;
• מיומנויות תקשורת עסקית.

תכונותיו המקצועיות של האדם הן שילוב של תכונות אישיות ועסקיות, בתוספת כל אותם כישורים שרכש במהלך הקריירה שלו. בפעילותו המקצועית, על מנהל משרד:

• בעל ידע מסוים, כישורים ויכולות בתחום ניהול משרד;
• באופן מקצועי ליישם את הידע והכישורים שלך בפועל;
• להיות מסוגל לעבוד עם מסמכים, להכיר את העקרונות של ארגון זרימת מסמכים, את הכללים ליצירת ארכיון;
• להיות משתמש בטוח בעצמו במחשב וציוד משרדי אחר;
• מכיר היטב את תהליך זרימת העבודה, עבודה עם דואר נכנס ויוצא, מכיר את כללי הרישום שלו, הבאת החלטות ראש האגף באופן מיידי לחטיבות המבניות, מעקב אחר מועדי ביצוע מסמכים חתומים על ידי עובדי החברה, שליחת תכתובת יוצאת בדואר או שליח;
• בעלי כישורי ניהול אדמיניסטרטיביים;
• להיות מסוגל להקליד במהירות, לדעת את העקרונות והכללים לעריכת מסמכים מסוימים (פקודות, פקודות, הוראות, גזירות);
• להיפטר מיידית מידע שימושי (אנשי קשר של שירותי חירום, חשמלאי, אינסטלציה, שירות משלוחי צהריים);
• לדעת שפות זרות (לא תמיד), אם כי בחלק מהחברות ידיעת שפה זרה מסוימת היא התנאי העיקרי למועמד, ובמקרה זה על מנהל המשרד לדבר, לקרוא ולכתוב שוטף בשפה זרה;
• להיות מסוגל לדבר ולכתוב בצורה מוכשרת, להביע את מחשבותיך בשפה ספרותית טובה;
• שֶׁלוֹ כישורי נימוס עסקיים.

אף מוסד להשכלה גבוהה לא מלמד את המקצוע של מנהל משרד. ניתן לעבור הכשרה ולקבל דיפלומה או תעודת הכשרה מקצועית במרכזי הכשרה תקציביים או פרטיים, מכללות.

בחברות גדולות, ככלל, הם רוצים לראות מומחה בתפקיד זה רק עם השכלה גבוהה, ארגונים קטנים יכולים להעסיק עובד עם השכלה תיכונית או תיכונית מיוחדת לתפקיד זה.

הדבר העיקרי שכל מעסיק שם לב אליו הוא ניסיון בעבודה בתפקיד זה, רמת מיומנויות מחשב, ידע בציוד משרדי ויכולת לעבוד עליו, ידע ביסודות העבודה המשרדית וארכיון, ידיעת שפות זרות.

כדי לכתוב נכון קורות חיים ולקבל את התפקיד הנחשק, אתה צריך בפירוט, אבל ציין בכנות את כל המידע על עצמך: תכונות אישיות, מקצועיות, עסקיות, ניסיון בעבודה בתפקיד דומה, רמת השכלה.

גובה השכר הצפוי יבהיר למעסיק מה הוא יכול להציע ולמה המועמד מגיש מועמדות.

אל תמסור מידע כוזב על ניסיון בעבודה, השכלה - ניתן לבדוק את כל זה בקלות, במקרה זה המשרה הפנוי של המבקש לא תהיה פנויה, הוא פשוט יסרב.

צילום הוא רגע חיובי עבור מועמד, על המעסיק לדעת מי קורות החיים שלו בבחינה. מנהל המשרד הוא הפנים של החברה, והמעסיק לא אדיש למי שייצג אותה.

הקפד לציין את רמת ההשכלה שלך, לרוב המעסיק לתפקיד זה לוקח מומחה בעל השכלה כלכלית, משפטית, פסיכולוגית או פילולוגית גבוהה יותר.

מידע כזה יועיל למעסיק.

בעת כתיבת קורות חיים, היצמד למבנה שלו:

• מידע אישי - שם, גיל, אנשי קשר;
• אישי - הסעיף נחשב לאופציונלי, אך עדיף למלא אותו;
• כישורים ויכולות בסיסיות - ציינו אילו תוכניות אופיס בבעלותכם, רשמו את כל קורסי הרענון, הסמינרים, ההדרכות, הכשרה נוספת שסיימתם;
• ניסיון עבודה - רשום את כל הפרקטיקות שלך, ההתמחות, הפרויקטים שהושלמו, תוכניות ההתנדבות שלך, בסדר כרונולוגי, ציינו את המפעלים שבהם עבדת בעבר, ההשכלה וההכשרות (משקפים את כל התוכניות והכיוונים החינוכיים שסיימתם מהם);
• המלצות - בסעיף זה, ציין את השמות ואנשי הקשר של אנשים שיכולים להמליץ ​​עליך למעסיק חדש, ותן משוב חיובי עליך.

אם מועמד ללא ניסיון תעסוקתי מגיש מועמדות לתפקיד מנהל משרד, אז עדיף לא לכלול כלל את הסעיף הזה בקורות החיים. אין צורך להראות למעסיק את חוסר הידע והכישורים. במקרה זה, עדיף לתאר את התכונות האישיות והעסקיות שלך, איזה סוג של השכלה יש לך בסיסית ונוספת (סמינרים, הכשרות).

כניסיון תעסוקתי, ניתן לציין עיסוק תעשייתי, התמחות קדם-דיפלומה, מיומנויות בארגון אירועים ספציפיים, השתתפות באולימפיאדות, כנסים, תחרויות וכל מיני מבחנים. אם יש לך הישגים והצלחות הקשורות ישירות לעבודה עתידית, הקפד לציין מידע זה בקורות החיים שלך.