מנהל מכרזים: כישורים ותפקידים עיקריים

לעתים קרובות יותר ויותר אתה יכול למצוא משרות פנויות חדשות שעליהן מעט ידוע. יש גם כאלה שאפילו לא שמעת עליהם קודם. אחד התפקידים הללו הוא מנהל מכרזים.

מלכתחילה כדאי להבין את המושג מכרז, כדי שלא יעלו שאלות בעתיד. מכרז או תחרות יכולים להתפרש בדרכים שונות, אך מהות המושג אינה משתנה מכאן. תחרויות כאלה מאפשרות לחברות להתחרות ביניהן על האפשרות לספק שירותים או לספק סחורה ללקוח ממשלתי. מכרז אחד שזכה יכול לספק לכל המשרד עבודה למספר שנים מראש. בגלל זה מכרזים הם תמיד "חתיכה טעימה" לכל ארגון, ותמיד יש התרגשות סביבם.

כדי לזכות בתחרות, לא מספיק רק להגיש בקשה ולהציע את התנאים הנוחים ביותר. תצטרכו לקחת בחשבון גורמים רבים, לעבד כמות גדולה של מידע, להכין חבילת מסמכים, וגם לבצע עוד המון עבודות לא פחות משמעותיות. כל זה נעשה על ידי מנהל המכרז. ארגונים גדולים יכולים להרשות לעצמם להקים מחלקות מכרזים בהן כל אחד מהעובדים אחראי על חלק מסוים בעבודה.

הכשרה למנהלי מכרזים אינה ניתנת באף מוסד חינוכי. רק באוניברסיטה האזורית של מדינת מוסקבה הושקה תכנית לתואר ראשון ברכש ברמה הממלכתית והמוניציפלית.

הדרישות הבאות מוטלות על מומחה לתפקיד מנהל מכרזים:

• השכלה גבוהה בכלכלה או משפטים;
• ניסיון של 3 שנים לפחות בתחום הרכש הציבורי;
• החזקת המסגרת המשפטית;
• מעודדים ידע בשפות זרות מכיוון שהוא פותח הזדמנויות להשתתפות בתחרויות בינלאומיות.

גיבוש שכר יכול להתבצע בשתי דרכים.

• השכר נוח בעיקר למעסיק. וגם אפשרות זו מתאימה למומחה ללא ניסיון.
• שיעור ואחוז מהרווח שהרווח - אופציה שתתאים לעובד נמרץ ומנוסה השואף להגיע להצלחה.

גובה ההכנסה של מנהל המכרזים תהיה תלויה ישירות במספר גורמים, ביניהם תופסים מקום חשוב המקצועיות והניסיון של העובד, הפוטנציאל וההתמקדות בתוצאות, פרטי החברה. חברות גדולות המשתתפות כל הזמן במכרזים מוכנות להציע למומחה כזה שכר של 100 אלף רובל, אבל כמות העבודה והאחריות כאן תהיה מתאימה.

מנהל המכרז צריך להיות אחראי לייצוג משרדו בשוק הרכש הציבורי. משימה זו היא רבת פנים ומורכבת, היא מורכבת משלבים רבים:

• הכנת הליך הגשת או קבלת מכרז במישור הפורמלי והמשפטי;
• בקרה על הערכת עלות נשוא הצו;
• תִקצוּב;
• עמידה בצו הדירקטוריון/ראש;
• פיתוח טיוטת מפרטים של תנאי המכרז;
• משא ומתן עסקי.

איך ייראה תיאור התפקיד של מנהל מכרזים תלוי בנקודה חשובה – את מי המנהל ייצג: הלקוח או המועמד לתחרות.

אם מומחה עובד בחברת לקוח, תיאור התפקיד שלו יהיה מורכב מהנקודות הבאות:

• רישום דרישות;
• קבלת בקשות, ניתוחן ובחירתן;
• הערכת רווחיות שיתוף הפעולה עם כל פונה;
• בחירת המבצע האופטימלי;
• ליידע את ההנהלה על הצעות שנדחו;
• ביטול המכרז בהעדר הצעות ראויות;
• אינטראקציה עם מחלקת הנהלת החשבונות;
• ניהול החלק התיעודי של העבודה.

תיאור התפקיד של מנהל המכרזים המייצג את הקבלן הוא כדלקמן:

• מעקב אחר הזדמנויות;
• רישום סטים של מסמכים;
• בקרה על עמידה בהצעה ביחס לדרישות הלקוח;
• מעקב אחר עמידה במועדים ועמידה בתנאים לכל מכרז;
• בקרה על מדיניות המחירים.

להיות מנהל מכרזים טוב זה לא קל, ולא כל אחד יכול לעשות את זה. כאן, אנו יכולים לומר כי מומחה כזה צריך להיוולד. בואו נבחן מהי אחריותו של מנהל מכרזים, איך המומחה הזה צריך להיות, מה הוא צריך להיות מסוגל ולדעת.

• כדאי להתחיל מהצד המשפטי של הנושא. התחרויות מוסדרות בקפדנות על ידי חוקים ותקנות, אשר משתנים בקביעות מעוררת קנאה, מבוטלים ומתווספים בתקנות חדשות. מצב זה חייב להיות במעקב מתמיד ולהיות ער תמיד לשינויי חקיקה.
• ניסיון מגוון שיכסה מספר תחומים בו זמנית, כולל זכייה במכרזים. שיהיו מעט ניצחונות, אבל הם חייבים להיות. אם הניסיון מכיל הכנה של נהלים שונים, אז זה יהיה יתרון גדול.
• פיתוח מקצועי מתמיד - דרישה המוכתבת על ידי עקרונות עסקיים מודרניים. המסגרת המשפטית, תנאי השוק והיכולות הטכניות משתנות כל הזמן, יש לעקוב אחר השינויים הללו ולהגיב אליהם באופן מיידי.עבודה יעילה של מנהל תהיה בלתי אפשרית ללא שיפור עצמי, השתתפות בסמינרים וקורסים.
• מטרה מקצועית גבוהה, העומד מול המנהל, מאפשר להגיע לתוצאות גבוהות בעבודה. שאפתנות ומוטיבציה תורמים לצמיחה המקצועית של מומחה.
• תכונות אישיות מסוימות חייב להיות נוכח עם מומחה העוסק במכרזים. אנחנו מדברים על תקשורת עסקית, מראה מסודר, נימוסים, איפוק וזהירות, אנרגיה, נכונות לעיבוד מהיר של כמות גדולה של מידע, בקיאות גבוהה.
• השאיפה לצמיחה היא לא רק הרצון לצמוח בתוכנית קריירה... מומחה חייב להתמקד בשיפור הביצועים שלו: קבלת חוזה יקר יותר או מכרז רציני.