מנהל רכש: תיאורי תפקידים ודרישות

בחברה המודרנית, מקצוע המנהל הוא די פופולרי ומבוקש, אבל לא כולם מבינים לגמרי את המהות של סוג זה של פעילות. בנוסף, לרבים יש מושג מעט כללי על עבודה זו, ומעטים יודעים שמקצוע הניהול מחולק לענפים נפרדים רבים. לדוגמה, מנהלי משאבי אנוש מתמחים בבחירת כוח אדם מוסמך, בעוד שמנהלי אירועים מבססים את פעילותם על ארגון סוגים שונים של אירועים. קיים גם ענף של אנשי מקצוע בתחום הרכש שפעילותם שונה במהותה מזו של שאר חברי המקצוע.

בואו נסתכל מקרוב על מהות פעילותו של מנהל הרכש, תחומי אחריותו העיקריים, דרישות וניואנסים חשובים נוספים הקשורים למקצוע זה.

מנהל רכש הוא חלק חשוב למדי בצוות של כל חברה, במיוחד כשמדובר במפעל סחר. בְּדִיוּק התפקידים של מומחה זה כוללים חיפוש אחר הצעות הסחר הרווחיות ביותר, תקשורת עם ספקים, רכישת כל הדרוש וביצוע התיעוד המתאים.

בחלק מהחברות הגדולות במיוחד, אף נוצרת למטרות אלו מחלקה מיוחדת, שלעובדיה יש משימות מסוימות ומוגדרות, שבגללן עבודתם הרמונית ומדודה יותר, כי יותר מאדם אחד מעורב בכל התהליך, בהתאם לכך. לא ממהר, הסיכון לבלבול ממוזער. לדוגמה, הפרקטיקה של שיוך עובדים למחלקות אופיינית לארגונים העוסקים ברכש ציבורי. זה יכול להיות מוצרים חקלאיים של ספקטרום שונה, כמו גם זנים וסוגים שונים של גידולי דגן. במקרים מסוימים, המנהל יכול אפילו להזדקק לעוזר שיוכל להטיל עליו חלק מהאחריות לרכישת תבואה ומוצרים אחרים.

לעתים קרובות, מחלקות רכש יכולות להיות מובנות באופן הבא:

• המנהל הכללי נושא בתפקיד מוביל במחלקה ועיקר תחומי האחריות, בהתאמה, מוטלים עליו, מה שהופך אותו לאחראי על עבודת המחלקה כולה;
• למנהל יש כמה עוזרים כדי לפשט את עבודתו, שיכולים לעזור במציאת הצעות רווחיות וארגון פגישות עם ספקים.

כמו כל תחום פעילות אחר, למקצוע מנהל הרכש יש יתרונות, אך לא חף מחסרונות.

היתרונות הבלתי מעורערים כוללים את הדברים הבאים:

• לימוד מתמיד של שוק ההצעות, אשר תורם בדרך זו או אחרת לפיתוח אינטנסיבי יותר של מיומנויות מקצועיות;
• הודות למספר העצום של קשרים עם יצרני מוצרים שונים ונציגי חברות מוכרות, אתה יכול לרכוש מעגל מכרים טוב שעשוי להיות שימושי בהמשך החיים;
• במקרים מסוימים, ניתן לרכוש מוצרים מתוצרת חוץ, אשר לא ניתן לבחור מרחוק, שכן יש צורך לאמת באופן אישי את איכות המוצר; לכן למומחים בתחום זה מסופקות נסיעות עסקים קבועות לחו"ל, בהן תוכלו למצוא גם זמן לפנאי אישי;
• רמת השכר תמיד תהיה תלויה באופן אישי בכישוריכם ובמקצועיותכם, כך שאתם יכולים להיות בטוחים שעבודה איכותית באמת תזכה תמיד להערכה בהתאם ליתרונותיה.

בין החסרונות, שמים לב לרוב הבאים:

• רמה גבוהה מאוד של אחריות המוטלת על מומחה - תפקוד החברה כולה תלוי במנהל הרכש, שכן איכות הסחורה ורווחיות העסקה ישפיעו ישירות על המצב הפיננסי של המיזם;
• בהיעדר החומרים וחומרי הגלם הדרושים מהספקים הרגילים, המומחה יצטרך לחפש בדחיפות חדשים, לנהל משא ומתן ולגבש תנאי חוזים חדשים;
• יש צורך לחשב נכון את כמות הסחורות וחומרי הגלם שיש לרכוש, שכן מחסור יכול להוביל לבעיות בייצור, ועודף יכול להוביל לבעיות פיננסיות.

תפקידיו של מנהל רכש, כמו גם התפקידים שמבצע המומחה הזה, מגוונים מאוד, אם כי הם מסתכמים בסופו של דבר בדבר אחד - ביצוע רכישות.

בואו נסתכל מקרוב על מה בדיוק עושה סוג זה של איש מקצוע:

• כאמור, האחריות העיקרית היא לספק למפעל את כל הדרוש לתפקודו;
• כל עובד רכש, חייב לדעת לשמור על קשרים עסקיים טובים עם ספקים קיימיםכיצד למצוא הצעות רווחיות חדשות;
• הכנת בקשות בזמן הנוכחי, שיצביע על הזמנות עתידיות - אחת המשימות העיקריות;
• יש לפקח מקרוב על תהליכי אספקה, במיוחד כשמדובר בשיתוף פעולה עם ספקים חדשים, לכן, האחריות התפקודית של המנהל כוללת גם מעקב אחר משלוחים;
• בנוסף, מומחה חייב לפקח כל הזמן על שוק האספקהחיפוש אחר ספקים חדשים, כמו גם מעקב אחר שינויים במגוון הישנים;
• לפי רמת המכירות, שעלולה לעלות או לרדת, יש צורך גם לתקן את כמות החומר הנרכשכדי שלא ייווצר מצב עם חסרונו או עודף שלו;
• חשוב מאוד לעקוב אחר הצעות חדשות מספקים קבועים, שכן במקרים כאלה ניתן להסכים על תנאים נוחים יותר של העסקה;
• במקרה של רכישת חומרי גלם כלשהם, למשל, לייצור מזון או למסעדה, אתה צריך לוודא את איכות הסחורה, כמו גם את תאריך התפוגה;
• וכמובן, זה הכרחי לפתור בעיות פיננסיות בזמןכדי להימנע מחובות לספקים.

מחפשי עבודה המעוניינים לשייך את פעילותם למקצוע זה צריכים להיות מודעים לכך שקיימות דרישות מסוימות המתייחסות לא רק לסטנדרט המקצועי, אלא גם לתכונות אישיות. ללא מכלול כל הדרישות ורמת כשירות מסוימת, אי אפשר להפוך למקצוען אמיתי בתחומך.

כמובן שאדם המחזיק בתפקיד כזה חייב להיות מאוד יוצא דופן ובעל עמדת חיים פעילה ובטוחה. זה הכרחי על מנת לחפש הצעות מסחריות רווחיות העונות על צרכי החברה. בנוסף, "גרעין" פנימי מוצק יעזור לך ליצור אינטראקציה מוכשרת עם מתחרים ולנהל תחרות בריאה. לאנשים בטוחים בעצמם שיש להם גם תכונות כמו חברותיות, חיוביות וחברותיות, יהיה הרבה יותר קל לנהל משא ומתן ולמצוא שפה משותפת עם שותפים ישירים.... מנהל רכש בעל מוח אנליטי יוכל לפתור בקלות גם את הבעיות הקשות ביותר, אם לא לטובת החברה שלו, אז לפחות לא לרעתה.

אחריות ודייקנות יעזרו באינטראקציה עם הבוסים והשותפים, שכן אלו התכונות שיעזרו לך להיראות מקצועי יותר בעיני אחרים. למידה מהירה, מסירות, כמו גם רמת יעילות גבוהה הן תכונות שיעזרו לך להתפתח בתחום המקצועי ולהגיע לצמיחה מהירה יותר בקריירה.

ישנן גם תכונות אישיות רבות אחרות שחייב להיות סוכן רכש מקצועי. אבל במקרה זה מוצגות התכונות הבסיסיות, שבלעדיהן אי אפשר להפוך למומחה אמין בתחומך.

לגבי ידע ומיומנויות מקצועיות, הכל קצת יותר מסובך כאן. העובדה היא שאתה יכול להסתדר בלי כמה תכונות אישיות אם המומחה שולט במיומנויות מקצועיות, אבל המעסיק פשוט לא יכול לעצום את עיניו מהעדר אפילו כמה מהם, גם אם יש לך מאפיינים אישיים מאוד אטרקטיביים.

על המומחה להיות בעל הידע והמיומנויות הבאים:

• קודם כל, התקן המקצועי מגדיר הצורך בהשכלה גבוהה בניהול, שבזכותם תכיר את כל הדקויות של העבודה, לפחות בתיאוריה, אם אין ניסיון מעשי;
• אי אפשר בלי רמה מסוימת של הכשרה בענייני משא ומתן עסקי; עובדים שסיימו קורסי הכשרה בתחום זה מוערכים במיוחד, שם כל הדקויות והניואנסים החשובים של התהליך נלמדים בפירוט;
• במקרים מסוימים ייתכן שיהיה צורך לעבוד עם כמויות גדולות מאוד של מידע שונה, לכן, איש מקצוע אמיתי צריך להיות בקיא בחומר ולהיות מסוגל להעביר במהירות תשומת לב ממשימה אחת לאחרת;
• חוץ מזה, אתה צריך להיות בעל ידע בתחום הלוגיסטיקהוכן בעלי רמה מסוימת של ידע בתחום מערכת המשפט האזרחית והמסחרית;
• בברכה ידע בתמחור, שימוש בטוח במחשב אישי וניסיון במכירות.

אין ספק שכל מומחה צריך להיות בעל השכלה מיוחדת בתחומו, המאפשרת לו, לפחות בתיאוריה, לקבל מושג על התפקיד שייקח בעתיד. אבל אנשים רבים חושבים לעתים קרובות שכדי לעבוד במגזר הרכש, די בדיפלומה המאשרת כישורים בתחום הניהול. דעה זו מוטעית, שכן יש צורך בידע מצומצם יותר, מיוחד על תחום זה. גם אם יש לך תואר בניהול, אתה בהחלט צריך לעבור קורס הסבה או קורס של השכלה נוספת בתחום ניהול רכש ולהכיר בנפרד את הרכש הציבורי, השונות באופן מהותי מהפעילות המסחרית של מפעלים פרטיים.

כמו כן, מעסיקים רבים בעד ביצוע הכשרות שוטפות לעובדיהם, שמטרתן שיפור כישוריהם ועדכון הידע בהתאם למצב המשתנה בשוק ובכלכלת הארץ. אתה צריך להיות מוכן לכך שכאשר אתה מקבל את התפקיד הזה בכל חברה, בהחלט בכל פורמט וקנה מידה, בתחילה, תתחיל את הקריירה שלך עם התמחות בתשלום, עם סיומו המוצלח אתה כבר יכול להיחשב כמנהל רכש מן המניין... בעתיד, כדי שהעובדים לא יאבדו את המוטיבציה לעבוד, הבוס צריך לעניין מומחים ולספק להם הזדמנות לצמיחת קריירה. לדוגמה, בחברות גדולות בהן יש מחלקות רכש שלמות, ניתן להתחיל את הקריירה כמומחה זוטר, לאחר מכן להתקדם לאיש מקצוע בינוני או בכיר ולהתקדם בהדרגה לתפקיד ראש מחלקה.

על מנת שכל הפונים ישימו לב אליכם, יש צורך לערוך קורות חיים מוסמכים, בהם תוצג באור הטוב ביותר עבור המעסיק.

שקול את הכללים הבסיסיים הבאים לכתיבת קורות חיים:

• אל תמתח את הסיפור על עצמך ועל ההישגים שלך על פני מספר עמודים; המידע צריך להיות תמציתי ומובן;
• אסור בתכלית האיסור לעוות את העובדות, בהתייחס להכשרה ולניסיון העבודה שלך, שכן תצטרך לתעד מידע זה בעזרת תעודת השכלה או ספר עבודה;
• העיצוב חייב להיות הוליסטילכן, מומלץ להשתמש באותן טכניקות להדגשת כל פרט חשוב, כמו גם גופן בודד;
• לקבל את טובת המעסיק מראש, מומלץ לצרף את התמונה לקורות החיים; זה הכי טוב אם זה ירייה מקצועית, שבו אתה מוצג בצורה די מסוגננת, אבל דיסקרטי;
• קורות החיים צריכים להיות נקיים מבחינת פיסוק ואיות, כמו גם מיקוד מסוים - מומלץ לציין תחילה את התפקיד ורמת התגמול שאליו אתם שואפים;
• אינדיקציה להישגים אישייםשהתקבלו במקום העבודה הקודם יתקבלו גם בברכה.