מנהל פרויקט: מי הוא ומה הוא עושה?

כשאומרים "דוקטור", "רתך", "מורה" או אפילו "מטאורולוג", כולם מבינים פחות או יותר מי זה ומה זה עושה. אבל "מנהל הפרויקט" נשמע איכשהו יותר לא מובן. נכון, זה לא כל כך קשה להבין את זה, אתה רק צריך להסתכל על האחריות והפונקציות העיקריות, ללמוד את הדרישות לתפקיד.

המקצוע "מנהל פרויקטים" (במקורות מסוימים המכונה באנגלית Project manager) מכונה באופן רשמי יותר "מנהל תיקי פרויקטים". לפיכך, מהשם נובע שמומחה זה אינו עובד בדרך כלל עם אף פרויקט אחד: יש כמה מהם בבת אחת, ואתה צריך לאזן בזהירות את תשומת הלב שלך. מנהל פרויקט יכול לעבוד עם ארגונים במגוון רחב של פרופילים:

• אולפני אינטרנט;
• הוצאות לאור;
• מבני מסחר;
• מפעלים תעשייתיים;
• קבוצות מוזיקליות;
• חברות להובלת סחורות;
• סוכנויות נדל"ן וביטוח וכן הלאה.

אולי נראה שאין מכנה משותף בין התחומים הללו, ואין מקום למומחה אחד בכולם. עם זאת, זה לא. בכל תחום, ההצלחה תלויה בבחירת הצוות, במבנה שלו ובחלוקת האחריות. שלוש הנקודות הללו הן המוקד העיקרי של מנהלי פרויקטים. הם לא נותנים פקודות "לשלוח מטען כזה וכזה לשם ובמכונית כזו וכזו", "השנה יוצאים שם לסיור" או "מתחילים בייצור צינורות אלומיניום בחתך של 20 מ"מ. ."

אחד היתרונות כבר צוין. זה מה שמנהל פרויקט יכול, עקרונית, למצוא לעצמו מקום בכל תחום פעילות. עם זאת, זה גם מוליד חיסרון רציני: לא כולם מבינים בבירור למה בכלל צריך מומחה כזה. אז מסתבר שבארגונים שונים, האחריות שלו אינה זהה. במקרים מסוימים, מנהלי פרויקטים אמונים על בחירת המבצעים, עריכת תוכניות עדכניות וארוכות טווח וקבלת החלטות תפעוליות. באחרים הם מופקדים רק על תפקידים של מזכירה ורכזת פשוטה, והם אינם מתקבלים בשום עניין חשוב ואף מידע משמעותי. אם אנחנו מדברים על ניהול פרויקטים אמיתי, אז זו עבודה די עצבנית. תצטרך כל הזמן:

• להיות מודע למצבו של תחום פעילות מסוים, אולי יותר מאחד;
• ללמוד, לפחות במונחים כלליים, "מי עושה מה ולמה";
• לעקוב אחר החדשות במקצועות קשורים;
• להיות מסוגל לקבל החלטות במהירות כאשר יש חוסר מידע;
• למצוא קשר עם מגוון רחב של אנשים ואף לעזור להם ליצור קשרי עבודה זה עם זה;
• לעבור באופן מיידי בין פרויקטים שונים.

אבל זה אזור אידיאלי להפעלת כוח לאנשים חברותיים שמוכנים לסיכונים כאלה, ללחץ רגשי ואינטלקטואלי מתמיד. העבודה כמנהלת פרויקטים מלמדת אחריות ויכולת הסתגלות מהירה למצב הקשה ביותר. גם אם בעבודה או בחיי היומיום "נופלות" על אדם כזה מספר בעיות בבת אחת, הפתרון שלהן יימצא במהירות וביעילות האפשרית. בתחומים רבים מנהלי פרויקטים מרבים לנסוע, לפעמים אפילו לחו"ל - זה יכול להיחשב גם פלוס וגם מינוס.

אנשי מקצוע אלה נאלצים להשלים עם עודף מידע. ולא רק עם מידע: עבור המבצעים הישירים ומנהיגיהם, כל עסק, כל סיבוך בעסק הזה הוא צבעוני רגשית. לא משנה כמה מופשט המנהל מהרגשות האלה, הם עדיין יעקפו אותו. ואם תוכנית כלשהי נכשלת, גם אם מסיבות אובייקטיביות שלא ניתן היה לחזות מראש, לרוב האחראי על הפרויקט הוא האשם.

משימות התפקיד של מנהל פרויקט יכולות להיות תלויות מאוד באזור שבו הוא עובד. אדם זה מקיים אינטראקציה עם הלקוח (עם הנהלת הארגון או עם אנשים אחרים שקבעו את המטרות העיקריות). הוא אחראי על זיהוי דרישות מפתח, תוך מתן עדיפות לדרישות אלו. ההנחה היא ש מומחה כזה מוכן בכל עת להדגים מה כבר נעשה והושג עבור כל משימה, מה עוד צריך לעשות בעתיד הקרוב... הדגימו לא רק "בעצם שמשהו עובד וכבר מוכן", אלא גם בפורמט של דו"ח מלא.

תפקידו של מנהל פרויקט מרמז מעקב שוטף ואף רציף אחר עמידה בלוחות זמנים. מומחה זה הוא העוזר הראשון להנהלה הכללית. הוא זה שחייב ליידע אותו במהירות אם משהו משתבש, דרושים משאבים חדשים, פתרונות קרדינליים חדשים, עובדים נוספים בפרויקט. במקביל הוא גם מחויב לבנות מערכת היחסים האמון ביותר עם עובדים בכל הרמות. די בהחמצה של אדם אחד או חוסר מעורבותו בתיק כדי לכישלון נורא.

אבל ראש הממשלה צריך ליצור אינטראקציה עמוקה עוד יותר עם הצוות שהוא מקבל. עליו להשתתף בגיוס וגיבוש הקבוצה, בחלוקת האחריות בין המשתתפים. בחלוקה מחדש, במידת הצורך, בהכשרה ויישום המיומנויות הנדרשות.

מנהל התמיכה בפרויקט עושה הרבה גם בנקודות הבאות:

• ארגון תהליך העבודה;
• התאמת אינטראקציה בזמן אמת;
• פתרון סכסוכים;
• בקרת איכות של העבודה שבוצעה;
• זיהוי המבצעים היעילים ביותר והפחות יעילים;
• השוואה של גרסאות שונות של המוצר, שפותחו באופן עצמאי על ידי מבצעים בודדים;
• מעקב אחר הרווחיות והמעשיות של הפרויקט.

אבל כל אלה הם מאפיינים במקרה הכללי. ומנהלי פרויקטים מחולקים גם להתמחויות ספציפיות יותר. בואו ניקח מומחה בתוכניות שכר. עובדים כאלה מתפקדים כמעט בכל בנק מסחרי. אם לומר זאת בקצרה, הם עובדים על מוצר בנקאי מקורי - חיוב כספים בכרטיסי השכר של העובדים.

מספר פרויקטי השכר בכל מיזם יכול להיות כל דבר - זה מוכתב על ידי הנוחות של הנהלת חשבונות וחשבונאות פיננסית. לכן, על המנהל להיות מוכן לעבודה עם פרויקטים בכל הגדלים. עם זאת, קנה מידה זה אינו משפיע על רמת האחריות. בכל מקרה מומחה צריך לנסות לעשות הכל כדי שיהיה יותר רווחי לחברה לשתף איתו פעולה, ולא לחפש בנק אחר... לכן, הוא יצטרך להתעמק בניואנסים של תזרים מסמכים, תיעוד פיננסי וחשבונאי, מיסוי, תנועה של תזרימי כספים.

המצב שונה אצל מנהל פרויקט בנייה. הוא יצטרך לעקוב אחר אופן השימוש בטכנולוגיות העדכניות ביותר באתר הבנייה. בתנאים של התפתחות מהירה של ענף הבנייה, האופייניים לארצנו, המומחה הזה ללא ספק ימצא לעצמו שימוש. כל בנייה דורשת:

• אישורים רבים;
• תוכניות ולוחות זמנים ברורים;
• ביסוס אינדיקטורים כלכליים וטכנולוגיים;
• ביצוע מכרזים ורכישות;
• בחירת ציוד וחומרים;
• בחירת עובדים לעבודה ישירה;
• מעקב אחר בטיחות הרכוש באתר בנייה או במתקן מחסן משומש;
• אינטראקציה מלאה עם ארגונים האחראים על דיור ותשתיות קהילתיות.

בכל אחד מהתהליכים הללו, בכל רגע משהו יכול להשתבש. ומנהל הפרויקט מחויב לצפות סיבוכים כאלה. ואם אכן מתעוררת בעיה, חובתו הלגיטימית היא לפתור את הבעיה בהקדם האפשרי.

מנהל הפרויקטים החינוכיים שונה במקצת בהקשר זה.... הוא מחפש, למשל, מרצים לתכניות חינוכיות חדשות. הוא עוקב אחר ההשפעה של תוכניות קיימות כדי למשוך אנשים ולחנך אותם באופן מלא. בפעילויות כאלה אי אפשר בלי קשר הדוק מאוד עם אנשי שיווק ומנהלי מכירות, מצד אחד, מורים (מרצים) וסטודנטים, מצד שני.

סטטוס מסתורי לכאורה כגון מנהל פרויקט דיגיטלי. לא קשה להבין, בקריאה מדוקדקת של המונח עצמו, שהמומחה הזה מתרכז בכל העבודות שנלקחות אל המרחב הדיגיטלי. וכל שנה יש יותר ויותר כאלה. אבל פעילויות ארגוניות בשרתים מרוחקים ובאפליקציות ענן חייבות להיות מתואמות בקפידה רבה. למרות שזה עשוי להיראות וירטואלי, למעשה, הפסדים מהחלטה שהתקבלה בצורה לא נכונה, מחוסר עקביות בעבודה או דליפת מידע נמדדים בכסף אמיתי לחלוטין.

מנהל פרויקטים דיגיטליים מחויבת לשאוף להגביר את השקיפות בכל חילופי המידע וניהולו בארגון. זה נשמע לא לגמרי ברור, אבל יותר קל להגיד את זה: כדי שיהיה ברור מאיפה הגיעה החלטה או פעולה כזו או אחרת, מי יזם אותה.בהתאם לכך, ההנהלה תבין בבירור את מי לתגמל ולעודד, ואת מי להעניש על יוזמה לא הולמת או אפילו לבעוט החוצה על חוסר פעילות.

תצטרך גם:

• לספק את הגישה הפשוטה ביותר למידע הדרוש;
• לתחום גישה זו, להקצות לכל אחד מעגל מסוים של נתונים הנחוצים לעבודה (אך לא יותר);
• לשנות גרפיקה לפי הצורך;
• לחלק מחדש את האחריות.

מנהל-מעצב BIM הוא מקצוע ייחודי במובנים רבים. זה יופיע רשמית בארצנו רק ב-2020. אבל למעשה, יש כבר צורך דחוף בטכנולוגיות בכיתה BIM. השורה התחתונה היא שמנהל כזה מלווה את הפרויקט לאורך כל ביצועו. הוא יצטרך לאסוף את כל הפרמטרים המעשיים והכלכליים של התכנית יחדיו כדי להפעילם במשותף.

הפרויקט שנוצר ומפוקח על ידי מנהל ה-BIM בנוי בצורה כזו גם אם האינדיקטורים ישתנו חלקית, כל הפרמטרים התלויים ישתנו אוטומטית בהתאם. לרוב, המונח BIM מתייחס לענף הבנייה. זה כולל הידור של מודלים תלת מימדיים מיוחדים של האובייקטים הנבדקים.

כבר סקירה קצרה של הפעילויות העיקריות של מנהל פרויקט והפרטים של פעילותו מראה: אדם זה חייב להיות עמיד בפני לחץ חמור. ואפילו לכמה מתחים בו זמנית, כי לפעמים צריך לבצע כמה עבודות בבת אחת. במקביל, מנהל הפרויקט חייב להיות "ריבוי משימות", כלומר לעבור באופן מיידי בין משימות בודדות. הוא חייב להיות בעל תכונות מנהיגות כדי להוביל אנשים בזמן הנכון. או פשוט כדי שההנחיות שלו ייקחו ברצינות. כמו כן, תפקיד חשוב ישחק על ידי:

• רמה אינטלקטואלית כללית;
• ידע בטרמינולוגיה מקצועית בתחומים ספציפיים שבהם הפרויקט מיושם;
• חַברוּתִיוּת;
• גְמִישׁוּת;
• היכולת לנתח כמות משמעותית של מידע;
• אוריינטציה תוצאה;
• התמדה ומסירות;
• משמעת עצמית;
• היכולת לנהל בקפדנות את הזמן שלך ולא להיכנע לפיתוי להתאים את לוח הזמנים.

מיומנויות מקצועיות בסיסיות הן:

• ניסיון בעבודה בתפקיד עממי בכל תחום;
• ניסיון מנהיגות מעשי (שנה לפחות);
• ידע מדוקדק בתחום פעילות מסוים;
• שליטה באנגלית ברמת הדיבור והכתיבה;
• היכולת "לומר לא" בזמן הן לצוות והן לנציגיו האישיים, ואפילו ללקוח (כדי לא להסתבך עם מה שברור שלא ניתן להשיג);
• נכונות ויכולת להשתלב בתהליכים עסקיים שוטפים;
• חשיבה אסטרטגית ותשומת לב לפרטים;
• היכולת לנהל משא ומתן;
• הכרת השוק ומאפייני הצרכן.

הנקודות הבסיסיות לשליטה במקצוע זה ניתנות על ידי כל ניסיון אחר בכל מקצוע אחר. אבל אי אפשר להגביל את עצמנו לזה ולצפות בסרטונים נושאיים באינטרנט. כדאי בהחלט לנסות לקבל התמחות נושאית בסטודיו או בסוכנות עם ההתמחות המתאימה. ניתן גם לנסות להירשם למכינות פנים אל פנים. מציאת עבודה עדיף לעשות בתחום מוכר. אלו שהגיעו למנהלי פרויקטים מהרפואה - במרפאות מסחריות, מנהלי מכירות - בתחום המסחרי וכדומה. כדאי לשקול גם:

• הצורך ללמוד היטב את רשימת תחומי אחריות העבודה לפני הגשת מועמדות למשרה פנויה;
• בלבול בתיאורי התפקיד של מנהלי פרויקטים עם מנהלי מכירות, משווקים וכדומה;
• הצורך לעבור מבחנים;
• הפרמטרים האופטימליים של בדיקות אלו (מומחי משאבי אנוש טובים בחברה טובה יעריכו את מנהל הפרויקט תוך מספר שעות, ולא יערכו שעות רבות של בדיקות);
• ההזדמנות להגיש מועמדות כמעט לכל משרה פנויה ללא ניסיון או עם ניסיון מינימלי.