שלבי תקשורת עסקית

כישורי תקשורת הם אחד התנאים החשובים ביותר לתקשורת מוצלחת בין אנשים, חילופי מידע והשגת התוצאה הרצויה. נימוס עסקי נכנס לשימוש מאז הופעת יחסי השוק. תרבויות רבות מעניקות לה נישה נפרדת ביחסים בין אנשים, ומעלה אותם לדרגת טקסים. וזה נושא פרי, כי נימוס עסקי עוזר ליצור קשר עם שותף, והצלחתו של מיזם תלויה במידה רבה בהתנהגות של אנשים במהלך פגישה עסקית.

בניגוד לתקשורת יומיומית רגילה, לתקשורת עסקית יש עקרונות ברורים משלה והיא מכוונת להשגת מטרה מסוימת באמצעות הסכמה ומילוי התחייבויות. הסביבה העסקית מאפשרת לך ליצור קשרים שימושיים חדשים, שבהם תלויה הצלחת העסק שנעשה. אבל לא תמיד בני זוג עתידיים יכולים להזדהות זה עם זה ולמצוא מכנה משותף.

קשר עסקי הוא השגת רווח. כל שאר הדברים שווים, המנצח הוא זה שיש לו את הידע וכללי הנימוס העסקי. קל לעקוב אחר הדוגמה של האינטראקציה של שני אנשי עסקים, שאחד מהם מוביל בקלות ובאופן טבעי את בן השיח למסקנות הדרושות לו, והשני אינו בעל כישורי תקשורת עסקית או כושר ביטוי והוא נאלץ לפספס הזדמנויות עסקיות רווחיות שוב ושוב. שוב.

לפיכך, תקשורת עסקית היא מערכת של מיומנויות הכוללת מגוון שלם של התנהגות תקשורתית:

• תרבות תקשורת (מאומצת במדינה מסוימת);
• דַבְּרָנוּת;
• אתיקה עסקית (כללים ותקנות);
• פסיכולוגיה של מערכות יחסים;
• ההיגיון של בניית דיבור (בעל פה ובכתב);
• תמונה;
• גוון הקול והאינטונציה.

בעולם המודרני, תקשורת עסקית מוצגת בכמה מצורותיה בו-זמנית:

• שיחה עסקית האם תקשורת בעל פה או וירטואלית בין עמיתים או שותפים, שמטרתה לדון בבעיות עסקיות. לרוב, שיחה מתקיימת בין משתתפים באותו תחום עסקי, המבינים את הפרט של דיאלוג זה, מסוגלים לנהל שיחה בנושא מקצועי צר.
• פגישת עסקים - דיון מכוון בבירור, אשר משימותיו כוללות פתרון בעיות ארגוניות עכשוויות, ניתוח המידע הזמין למשתתפים, בניית קו התנהגות נוסף, קבלת החלטות והכרעה.

• תכתובת עסקית - זוהי תקשורת רשמית באמצעות מכתב עסקי, למעט כל ביטוי של היכרות או סלנג. מכתב עסקי הינו מסמך המכיל הודעה רשמית ומנוסח בהתאם לכל תקני ההתכתבות העסקית. ככלל, הן בנייר והן בצורה אלקטרונית, טופס המכתב העסקי מצויד בלוגו, נתוני כתובת של החברה או המוסד. כמו כן, מכתבים עסקיים עוקבים אחר סימון מסוים בדף.
• דיבור בפני קהל - אינטראקציה בין הדובר לקהל. סוג זה של תקשורת עסקית הוא מאתגר ודורש כישורי דיבור בפני קהל. הדובר צריך להיות מוכשר ככל האפשר בשאלה המושמעת ובעל מיומנויות של דיבור אורטורי, כדי לעניין ולשכנע את הקהל. לפי סוג הצגת החומר, נאום פומבי יכול להיות אינפורמטיבי (דיווח), מעודד (תסיסה), משכנע (נאום חגיגי).

הבנת הפרטים והחשיבות של תקשורת עסקית מובילה למסקנה שניתן וצריך ללמוד אותה.

ציות לכללי הנימוס העסקי הכרחי לבנייה מוצלחת של קשרים עסקיים בין שותפים עסקיים, עמיתים, דיפלומטים ממדינות שונות. התרבות וההתנהגות העסקית יכולים להיות שונים זה מזה בצורה מדהימה, אבל קיימות נורמות התנהגות מקובלות שכל אדם המכבד את עצמו חייב לציית להן, ללא קשר להשתייכות לחברה מסוימת.

• דיקנות. בסביבה העסקית, האמרה "זמן זה כסף" רלוונטית, לכן איחור לפגישות וגורם לבן השיח להמתין הוא שיא חוסר האתיקה.
• חוֹבָה. מילוי ההתחייבויות הנלקחות הוא הבסיס למוניטין טוב, שבלעדיו בלתי אפשרי אינטראקציה מוצלחת בסביבה העסקית.
• חיסיון. היכולת לשמור נתונים חסויים, לשמור סודות תאגידים היא אחד התנאים לאמון הדדי ולשיתוף פעולה מלא.
• יחס מכבד... כיבוד בן השיח, היכולת להקשיב, להיות חדור במה שנאמר מתפנה לעצמו, פותח הזדמנויות רחבות ליצירת קשר. מיומנות זו שימושית גם בעת אינטראקציה עם עובדים וכפופים.

• הערכה עצמית. בכל הנוגע לתפיסת עצמו בתהליך התקשורת, יש להיות מסוגל למצוא "אמצעי זהב". להגיב בשלווה לביקורת או לעצות, אבל גם לא לעשות מניפולציות, להצליח לדכא ניסיונות לחץ בכבוד, להחזיר את השיחה למסלול הנכון.
• דַבְּרָנוּת. יכולת לבטא את מחשבותיך בצורה ברורה, להעביר את משמעות הדיבור לבן השיח, מבלי לסתום ביטויים במילים לא מתאימות ומבלי לקחת את המחשבה מנושא השיחה. יכולת זו אינה ניתנת לכל אחד מטבעו, לכן, יש צורך להקדיש זמן לאמנות הדיבור בפני קהל בהכשרתך.
• אוריינות. בהירות הדיבור תלויה במידה רבה באוריינות של האדם, והיכולת לכתוב ללא שגיאות היא חובה בסביבה עסקית.
• מראה חיצוני. בעולם המודרני, קיים כבר קוד לבוש (קוד לבוש), המניח צורה מסוימת של לבוש לביקור במקום עבודה, אירועים, ארגונים או מוסדות. לרוב מדובר בחליפות עסקים לגברים ולנשים, סט סטנדרטי של תכשיטים ואביזרים. במקרה של ביקור ראשון בארגון או אירוע לא ידוע, כדאי לברר מראש על קוד הלבוש המקובל.

במבנה התקשורת העסקית ניתן להבחין בארבעה שלבים, שרצףם יאפשר לכם להשיג את האפקט המרבי במשא ומתן.

כאן הרושם הראשוני הוא בעל חשיבות עיקרית. בעת הכנה לפגישה עם בן שיח, יהיה שימושי לעבוד עם מידע מראש: מעגל האינטרסים של בן השיח, הסביבה והמוזרויות של תרבותו, כללים ומסורות החשובים לבן שיחו. זה יגרום לך להרגיש בטוח יותר ומכבד את תכונות האישיות של בן הזוג שלך.

ביטויים ראשונים שנבנו נכון הם המפתח להצלחת תקשורת נוספת. אתה צריך להתחיל בהפניית תשומת הלב והנטייה של היריב לעצמך. זה יעזור לידידות האנושית הרגילה, האדיבות, הביטוי של עניין מנומס באדם של בן השיח, הגיית שמו.

בתהליך הדיון במשימות, יש צורך להתכוונן עם בן השיח על אותו "גל". תוצאה זו יכולה להיות מושגת על ידי התבוננות קפדנית במצב הרגשי של בן הזוג או האווירה הרגשית הכללית בתוך הקבוצה, בכל הנוגע למשא ומתן עם הקהל.

הכרת שלושת ערוצי התפיסה העיקריים תעזור לך להתכוונן עם בן השיח: ראייה, שמיעה וקינסתטיקה (זה כולל מגע, ריח, תנוחת גוף, מחוות והבעות פנים).

ריכוז ישיר בנושא המפגש, דיון בבעיות ומשימות. מטרת שלב זה היא להגיע להסכמה המשביעת רצון ביותר עבור שני הצדדים.

בשלב השלישי נעשה שימוש במספר שלבים, אשר מהות המגע מורכבת מהם:

• זיהוי המניעים והמטרות של בן השיח;
• שמירה על תשומת הלב: חשוב לראות את החוט המרכזי של השיחה, מבלי להסתובב או לקפוץ מנושא לנושא;
• טיעון ושכנוע: משמש במקרה של חילוקי דעות;
• תיקון התוצאה הוא רגע קריטי בשיחה כאשר יש צורך להשלים תקשורת בנושא נתון, ללא קשר לתוצאות, התחושה הפנימית הזו מגיעה עם הניסיון ותלויה בהתבוננות, ביכולת לתפוס בבירור את השינויים הקלים ביותר ברקע הרגשי של בן השיח.

הרושם הכללי של הפגישה נוצר בשלב האחרון של התקשורת העסקית ונרשם בצורה חיה ביותר בזיכרון. לכן, היכולת לסיים שיחה נכונה יכולה להיות גורם מכריע בהמשך שיתוף הפעולה.

כיצד לתקשר יפה, ראה את הסרטון הבא.