תרבות עסקית

מיומנויות תקשורת עסקית חיוניות לקריירה מצליחה בכל תחום: הצלחה בתקשורת ארגונית תלויה במידה רבה בכישורי תקשורת יומיומיים, אך לתחום המקצועי יש את הספציפיות שלו. תרבות של תקשורת עסקית עוסקת בדרכים שבהן אתה מתקשר עם עמיתים, בוסים, כפופים ושותפים, כמו גם כללים מסוימים. חשוב מאוד לבנות תקשורת בהתאם למצב, למטרות וליעדים, וכן להסתגל במהירות למצבים משתנים.

תרבות תקשורתית היא מושג רחב יותר ממערכת של פעולות דיבור. הוא מורכב ממרכיבים רבים. בתרבות התקשורת העסקית יש חשיבות רבה למראה החיצוני: עליו להתאים לתחום הפעילות שלך ולמצב ספציפי.

בדרך כלל יש תלבושת אחידה לעבודה עם לקוחות, חליפת עסקים לעבודה במשרד, בעלי מקצועות יצירתיים מתלבשים בצורה מסוימת, ומי שממלא תפקידי ניהול צריך להדגיש את מעמדם עם בגדים ואקססוריז. אולי נראה שהמראה החיצוני אינו קשור ישירות לתקשורת עסקית. עם זאת, הרושם הראשוני שאתה עושה הוא זה שקובע את יחסו של בן השיח כלפיך. אם הרושם הזה הוא שלילי, בתהליך הדיאלוג תצטרכו להשקיע אנרגיה רבה על מנת לשקם את עצמכם.

שפה לא מילולית חשובה באותה מידה בתקשורת. התנוחות, המחוות וההתנהגות שלך חשובים מאוד מנקודת מבט פסיכולוגית. נסה לשמור על הבעות הפנים שלך מספיק דיסקרטיות. תנועות מחוות חשובות מאוד, אבל עליהן להיות מתונות, לא אינטנסיביות מדי.

אם יש לך מצב רוח לדיאלוג בן זוג, עדיף לבחור בפוזה פתוחה.אתה יכול לנסות להתאים באופן לא פולשני לתנוחת בן השיח. כדי להימנע מלהיתפש בתוקפנות, קשר עין צריך להימשך רק כמה שניות. הישיבה ליד שולחן המשא ומתן לא צריכה להיות ישירות מול בן השיח, אלא קצת מהצד.

מה שאתה אומר חשוב לא פחות איך אתה אומר את זה. חשוב מאוד שיהיה מידע מהימן, יכולת לפעול עם עובדות ולבנות בצורה מוכשרת את תוכן הדיון.

בחירת מילים, אינטונציה, יציבה ומחוות חשובה לסיטואציה ספציפית, מכיוון שבמקרים שונים תתאים התנהגות שונה. ניתן לחלק את תרבות התקשורת העסקית, בהתאם למצב ולמטרות השאיפות, למספר סוגים:

• סוג המנטור מרמז על בנייה... אפשרות זו אופיינית לתהליך ההכשרה של מתאמנים, לאירועים חינוכיים ומדעיים, להסבר לכפיפים של רגעי עבודה בודדים, וכן בעבודה בצוות עם עמיתים, אם אתה מומחה בתחום בו הם פחותים. בָּקִי. לעתים קרובות מאוד תקשורת כזו נבנית בצורה של מונולוג, אולם בתקשורת עסקית מודרנית דיאלוג נחשב עדיף יותר: גם בתהליך הלמידה, נסו לערב את בני השיח בדיון ולהקשיב לנקודות המבט שלהם.
• סוג מוטיבציה מטרתו לעניין אדם בפרויקט, לשכנע אותו בכדאיות של עבודה זו או אחרת, לעזור לעובדים להאמין בעצמם ולהרגיש בטוחים יותר בכל משימה חדשה או פשוט קשה. להצלחה, נסו להימנע מביטויים וקלישאות נפוצות. הדבר הטוב ביותר הוא לתת דוגמה אישית, לספר את הסיפור שלך ולהסביר במילים שלך מה בדיוק מושך אותך לפרויקט מסוים.
• סוג של עימות תרבות תקשורתית מעוררת את בן השיח להתנגד לך, לא להסכים עם נקודת המבט שלך. סוג זה כולל מספר טכניקות המשמשות במקרה של ניגוד עניינים. לרוב, מצב עימות אופייני למשא ומתן, כמו גם להגברת תשומת הלב כאשר עובדים עם קהל פסיבי ואינרטי.
• סוג מידע הניטרלי ביותר - במסגרתו, אפשר פשוט להעביר מידע כזה או אחר למאזין. נסה להימנע מבלבול בין סוג מידע לאחרים. אם המטרה היא ליידע את בן השיח, אינך צריך לנסות להרצות לו, להדביק אותו בהתלהבות שלך או להיכנס לעימות. במקרה זה, יש צורך שהמצגת הייתה מובנת - לשם כך נסו להתאים את עצמן לבן השיח ולהסביר הכל באמצעות דוגמאות שהוא מבין.

רוב הנושאים החשובים הקשורים לפעילות המקצועית מוכרעים בתהליך של תקשורת אישית. לאנשים חברותיים ופתוחים שיודעים להציג נכון כל מידע (באמצעות מחוות, הבעות פנים ואינטונציה), זה יותר פלוס מאשר מינוס. בתקשורת עסקית אישית תוכן הדיון אינו משחק תפקיד מרכזי, העיקר ליצור קשר ולציין נכון את עמדתכם.

תקשורת אישית יכולה להיות מורכבת ממונולוגים ארוכים למדי או להיפך, מביטויים קצרים יותר או פחות. בכל מקרה, חשוב מאוד לא רק להציג מידע, כאילו אתה כותב תקציר, אלא להעביר אותו לבן שיח ספציפי, מותאם אליו. לפני ניהול משא ומתן, רשום את נקודות המפתח שאתה רוצה לדון בהן, אך לעולם אל תשנן דיבור - יש צורך לשנות את אופי הקריינות, הרצף, הדוגמאות (בהתאם לתגובת המאזינים).

באותו אופן, אתה צריך לעבוד עם אינטונציה ומחוות. אם אתה מאבד את תשומת הלב של האדם האחר, הפוך את הנאום לרגשי יותר. אם אתה מרגיש עימות לא רצוי עם בן / בת הזוג, נסה להעתיק את התנוחות והמחוות של האדם.חשוב מאוד לא להיות מאופק יתר על המידה, אחרת הצגת המידע תהיה משעממת, ותעשה רושם של אדם חסר ביטחון.

במהלך שיחה אישית, לעתים קרובות אתה צריך לקבל החלטות קשות באופן ספונטני. אם תהליך המשא ומתן לא מעלה נושאים שציפיתם להם, חשוב מאוד לשמור על קור רוח. נסו לא להגזים בתגובה לבעיות, תמיד הגיבו בשלווה. אם אינך יכול לקבוע מיד איזו החלטה לקבל, אתה תמיד יכול לקחת קצת זמן לחשוב ולשקול את היתרונות והחסרונות בסביבה רגועה.

בעיות רבות נפתרות כעת בטלפון. בדרך כלל, מדובר בהבהרות מינוריות של כל מידע או נושא ארגוני: למשל, בשיחת טלפון, עמיתים מרבים לציין שמות ומספרים מדויקים, לקבוע פגישות, לתת או לקבל משימות. שיחות טלפון ארוכות מתקיימות לרוב רק במקרים בהם אין דרך להיפגש באופן אישי... יחד עם זאת, לעתים קרובות יותר ויותר שיחות וידאו משמשות לתקשורת מלאה יותר, שיש להן פרטים משלהן.

לשיחת טלפון מוצלחת המשפיעה על רגעי העבודה, יש לקחת בחשבון את הניואנסים הבאים:

• אם אתה מתקשר למישהו, חשוב לשאול אם לאדם נוח לדבר עכשיו. התקשרות מחוץ לשעות העבודה אינה עניין של נימוס ברוב התאגידים (אלא אם יש הסכם נפרד).
• היו מודעים לכך שעשויה להיות הפרעה לתקשורת - או שרעש רקע עלול להפריע לשיחה. כשמדברים בטלפון, חשוב לדבר בצורה ברורה ככל האפשר ולא מהר מדי.
• בנה את הנאום שלך כך שהוא יהיה כמה שיותר ספציפי וייתפס בדיוק כפי שהתכוונת. בתהליך התקשורת האישית, הבעות פנים ומחוות ממלאות תפקיד חשוב מאוד - זה מאפשר לך להבין טוב יותר את הרמזים, הרמיזות והמניעים הנסתרים של בן השיח. כשמדברים בטלפון, נמנעת ממך ההזדמנות הזו.
• נסו לדון בנושאים הנחוצים בטלפון בקצרה ככל האפשר. למשא ומתן קשה או דיונים מעורפלים, שיחה טלפונית מתאימה לעתים רחוקות, ולכן חשוב לציין רק את החשוב ביותר. כדאי לדון בפרטים באופן אישי או באמצעות וידאו.

שיחות וידאו בתרבות הארגונית המודרנית מתחילים כעת להיות בשימוש לעתים קרובות יותר ויותר. ראשית, הם עוזרים לשמור על קשר עם שותפים ממדינות שונות ולנהל משא ומתן בצורה יעילה ככל האפשר. שנית, אנשים רבים עובדים כעת מהבית מרחוק, ושיחות וידאו מקלות על פתרון כל בעיה.

אם אתם מתמודדים עם שיחות עסקיות כאלה, חשוב לשים לב לדברים הבאים:

• המראה שלך יעשה הבדל גדול. גם אם אתם בבית, נסו להתלבש בצורה עסקית.
• מצאו מקום בבית בו הרקע פחות או יותר ניטרלי. ברקע יש מטבח, טלוויזיה עובדת, או ילדים משחקים, זה יכול להפריע לפתרון בעיות עסקיות.
• אנשים רבים משתמשים כיום באוזניות, אבל כדאי לזכור: הן מאפשרות לך לשמוע את בן השיח טוב יותר, אבל הם לא מבטיחים שבן השיח ישמע אותך היטב אם אתה מדבר דרך רעש. אם אתם פותרים בעיות ארגוניות מהבית, בקשו מהמשפחה שלכם להיות שקטה או פשוט לשבת בחדר נפרד.
• מול המצלמה, חשוב במיוחד לשלוט בתנועות ובהבעות הפנים שלך. בעיות תקשורת נפוצות, תמונות יכולות להיטען לאט, וניתן להדגיש כל הבעות פנים מצערות.
• אם אתם דנים בנושאים רציניים הדורשים תיעוד או תיעוד לנגד עיניכם, הכינו את כל זה מראש (לפני התקשרות) והעבירו את החומרים הדרושים לבן שיחו.

סוגיות רבות בארגונים נפתרות כעת בהתכתבות.אחד היתרונות של תקשורת עסקית כזו הוא המידע המובנה. אם בתהליך של תקשורת חיה אתה לא יכול לשים לב לנקודות מסוימות שחשובות לבן השיח (או פשוט לשכוח את המידע הדרוש), בצורה הכתובה ניתן יהיה לקחת בחשבון את כל הניואנסים.

אם אתה מתקשר הרבה עם עמיתים וחברים לעט, חשוב מאוד להיות מסוגל לכתוב נכון. עורכי טקסט לא תמיד מתקנים שגיאות דקדוקיות בצורה נכונה, לכן אסור להסתמך עליהן לחלוטין - אם אינך בטוח כיצד לאיית מילה, בדוק את עצמך במילון. יש לנקוט זהירות בעת שליחת הודעות טקסט מטלפונים וטאבלטים - עם הקלדה אוטומטית, המילים שלך יכולות להיות מוחלפות באחרות, וההודעה שלך פשוט תהיה חסרת משמעות.

רבים רואים בהתכתבות עסקית עיסוק פשוט יותר ממשא ומתן חי – אכן, תמיד יש זמן לחשוב על מסר, ותוך כדי דיאלוג אמיתי יש להגיב באופן ספונטני. עם זאת, החיסרון הוא שלא מקבלים תגובה ספונטנית מבן השיח, וזהו היבט פסיכולוגי חשוב.

למידע נוסף על תרבות התקשורת העסקית, ראה להלן.