הדקויות של תקשורת עסקית

כשמדובר בעבודה בצוות, מושג כמו תקשורת עסקית מתעורר מעצמו. על מנת להיות מסוגל לבנות כראוי מערכות יחסים בסביבת העבודה ולהימנע מטעויות אופייניות, לעולם לא יהיה מיותר ללמוד את הדקויות של תקשורת עסקית, שנאספה זה מכבר על ידי מומחים לכללי נימוס פשוטים, היבטים פסיכולוגיים, צורות וטכניקות תקשורת פופולריות.

מהות התקשורת העסקית מאופיינת בפיתוח קשרי שירות בין עובדים בכל ארגון. מכיוון שבעבודה לכל אדם יש מעמד ותפקודים רשמיים מסוימים, הוא מתמקד בהשגת מטרות משותפות עם עמיתיו.

אחד המאפיינים העיקריים של תקשורת בסביבה עסקית הוא ציות לכללים, נורמות ומגבלות שנקבעו הנובעים כתוצאה מעקרונות האתיקה המקצועית, כמו גם מסורות תרבותיות ולאומיות.

כידוע, בסביבה החברתית יש הרבה נורמות התנהגות "כתובות" ו"לא כתובות", מעין "קוד" המקובל בדרך כלל. ביחד, כל הכללים הללו נקראים נימוס עסקי, שמהותם היא לתמוך באותם כללים שיעזרו לאנשים להבין אחד את השני טוב יותר.

תקשורת עסקית היא אומנות שלמה שתמיד צריך ללמוד כדי להגיע להצלחה בתחום המקצועי ולקידום הקריירה. חשוב לדעת על מה מבוססת תקשורת דיפלומטית עם עמיתים באופן רשמי, איך לנהל משא ומתן, איך להתנהג מול רשויות גבוהות יותר.

המשימה העיקרית של התקשורת העסקית היא לייעל ולייעל כל פעילות ככל האפשר: למשל, שיפור המצב בייצור, במדע, בעסקים ובתחום החברתי. יחד עם זאת, כל מי שהופך לשותף במשא ומתן עסקי, בדרך, לומד באופן מצבי לבצע מספר משימות:

• לחזק שותפויות, הימנעות או מזעור האפשרות לחילוקי דעות בין הצדדים;
• להתפתח לקראת אינטראקציה אינטגרלית והרמונית עם אחרים;
• לדאוג לחלוקה נכונה של פקודות, משימות, אזור או תחום השפעה;
• להבטיח שיש אמון והבנה הדדית בין המשתתפים;
• לעמוד בסטנדרטים ההתנהגותיים המקובלים בסביבה העסקית.

בתהליך של תקשורת עסקית, יש צורך לאדם לפתח מספר תכונות שיעזרו לו להיות שימושי בעבודת צוות. קודם כל, טקטיקות צריכות להיות מכוונות לשכנע בצורה מוכשרת ומנומקת את בן השיח בעמדתם, תוך שמירה על היגיון והתמדה. חשוב גם להיות מסוגל לציית באופן סביר לאינטרסים של הצוות בכללותו, תוך הקפדה על התקנות הפנימיות, לרבות לוח הזמנים של העבודה והסטנדרטים החברתיים.

לעתים קרובות המשימה הקשה ביותר היא תקשורת שווה עם כל הצדדים של מערכת היחסים העסקית, ללא קשר להעדפות אישיות עשויות להיות לאדם. בנוסף, יכול להיות קשה במהלך אסיפות כלליות להפריד ולנתח מידע חשוב ממידע משני, במיוחד אם לעובד עדיין אין מספיק ניסיון בניהול שיחות עסקיות או משא ומתן.

כמובן שגם הנהלת ארגון או חברה צריכה להקפיד על מסגרות ועקרונות אתיים מסוימים, לפגוש את העובדים כאשר הדבר עשוי להידרש על מנת לזרז את השגת היעד שנקבע. לדוגמה, מחמאות או שבחים למשא ומתן קשה יכולים להיות מניע רב עוצמה להצלחה.

כל המיומנויות הללו אינן תמיד קלות ופשוטות עבור אנשים, ומנהיג טוב תמיד יעריך את אלו מהם אשר שלטו במיומנויות התקשורת הנחוצות להשגת יעדים וליישם באופן מעשי את השיטות שלהם בתחום העסקי. תמיד חשוב לזכור זאת אם יש מטרה משותפת, לא סביר שיימנעו אי הסכמות, אבל לפעמים הם מהווים תמריץ טוב להתגבר על כל החסמים האפשריים והצמיחה האישית של כל משתתף בתהליך.

המושג נימוס עסקי כולל שני סעיפים של הכללים:

• כללים שיש להקפיד עליהם בתקשורת בין אנשים שווים במעמדם זה לזה;
• אותם כללים הקובעים את מהות היחסים בין העובדים למנהלם ("נורמות אופקיות" ו"אנכיות").

נימוס מרמז גם על תשומת לב לדיבור, לתוכן של מבני דיבור, שבזכותם נוצרות צורות יציבות של ברכות, הבעת תודה ובקשות. אם אדם לוקח על עצמו אחריות כמו ניהול חברה או פלח נפרד מפעילותה, תקשורת נכונה ומנומסת תמיד תהיה היתרון שלו.

כל תקשורת עסקית, ללא קשר לצורתה ומשך הזמן שלה, מחולקת לחלקים מסוימים שלבים שבמידת הצורך ניתן לבודד ממהלך כל אירוע, בין אם מדובר בשיחה פרטית בין עובד לכפוף ובין אם מדובר במשא ומתן בהשתתפות מספר בעלי עניין:

• רגע ההיכרות (או פשוט יצירת קשר - כולל ברכת המנהל). מגע יכול להיות גם ראשוני וגם משני, תלוי אם השותפים רואים זה את זה בפעם הראשונה או מתקשרים לא בפעם הראשונה;
• הערכת המצב שמסביב ומה קורה באופן כללי;
• שילוב בדיון בנושא שהפך למושא משא ומתן;
• פתרון הבעיה או הבעיה (עד כמה שניתן);
• החלק האחרון - להתראות, יציאה מתקשורת.

מומחים החוקרים את המהות והשימוש המעשי של מיומנויות תקשורת זיהו ארבעה עקרונות יסוד שלפיהם כל ההיבטים של אינטראקציה עסקית מוסדרים.

ראשית כל, תקשורת עסקית צריכה להיות בין אישית, ממוקדת בריבוי משימות ורב-ממדיות של אינטראקציה אנושית... כך או כך, אין להוציא ממנו את ההיבט הבינאישי, גם אם אנשים צריכים לשים את האינטרסים של הצוות מעל השאיפות האישיות שלהם.

האינטראקציה העסקית צריכה להיות תכליתית, עם תנועה מודעת לעבר מטרה מוגדרת בבירור. בהיבט זה יש לקחת בחשבון גם את עבודת התת מודע של כל אדם: מטרות יכולות להיות מודעות ובלתי מודעות (חבויות). למשל, דובר שהכין נאום על בעיה, מספר עליה באופן אובייקטיבי לקהל, אך במקביל מדגים לקהל באופן לא מודע וספונטני את מזגו, את יכולותיו האינטלקטואליות והרטוריות.

תקשורת עסקית חייבת להיות רציפה... אם שותפים עסקיים נמצאים כל הזמן אחד מול השני, הדבר ממריץ את הפיתוח המתמשך של התהליך. יחד עם זאת, תהליך התקשורת מרמז על נוכחות לא רק של אלמנטים מילוליים, אלא גם לא מילוליים. באמצעות מסרים לא מילוליים בתקשורת, אדם נותן להם עומס סמנטי כזה או אחר וצבע עם מסקנות עוקבות.

גם אם השותף העסקי כרגע לא אומר דבר או נעדר מהמקום, כל זה, בכל זאת, משתתף במעשה התקשורתי ויש לו אותה משמעות בלתי ניתנת לערעור כמו שיחה.

היבטים התנהגותיים ללא נוכחותם של מרכיבים של דיבור דיבור בהם חשובים לא פחות: הם נותנים את הטון לתגובה למשתתפים אחרים בתהליך ולסיטואציה כולה.

תקשורת עסקית היא תמיד רב מימדית, כי בתהליך שלה יש חילופי מידע מתמידים בין המשתתפים יחד עם ויסות מערכות יחסים. רב-ממדיות מרמזת, קודם כל, על האופן שבו מידע או בקשה זו או אחרת מועברים: חם, ידידותי, קר, מתנשא, חסר אמון, יהיר, טקט או להיפך, חסר טקט.

בהתחשב בכך שעובדי חברות רבות צריכים לעבוד בשיתוף פעולה הדוק עם שותפים זרים, חשוב גם לדעת מה הספציפיות של תקשורת עסקית יכולה להיות במגע עם המנטליות של נציגי מדינות אחרות.

ישנן שתי דעות שונות בנושא זה. הגרסה הראשונה נוטה להאמין שהעולם המודרני ושכיחות הנימוס העסקי האירופאי בו (כולל אנגלית כשפה בינלאומית) כמעט ויטשטשו את הגבולות הלאומיים והובילו להיווצרות סטנדרטים אתיים משותפים לנציגי כל הקבוצות האתניות. בנוסף, בעשורים האחרונים מתפתח באופן פעיל שיתוף פעולה בינלאומי בתחומי פעילות אנושית שונים. התרחשו חילופי דברים מדעיים ותרבותיים אינטנסיביים, שהאיצו באופן משמעותי את כל התהליכים.

בשלב הנוכחי, נציג של סין או יפן, שהתחנך בבריטניה או באמריקה, יתפוס בצורה מושלמת את המנטליות של הבריטים או האמריקאים, ואופן התקשורת העסקית שלהם לא ייראה להם בלתי מובן או ספציפי.

חוות הדעת השנייה, להיפך, מתמקדת בהיבטים לאומיים ומעמידה אותם במרכז המגעים הבינלאומיים, בעיקר בתהליך המשא ומתן, שהוא יסוד בתקשורת. תומכי הגרסה השנייה סבורים שרוב הקשיים במשא ומתן נובעים דווקא מהבדלים תרבותיים. יש להם השפעה מכרעת על אנשים, נלמדים מגיל צעיר במהלך החינוך. בנוסף, ככל שמתפתחים יחסים בינלאומיים בעסקים, מעורבים בו אותם אנשים שאין להם ניסיון בקשרים עסקיים בצורה האירופית והאמריקאית, מה שמביא חלק נכבד מההיבטים הלאומיים לתמונה הכוללת.

חוקרים טוענים זאת אם האינטרסים של הצדדים, המורכבים מנציגי לאומים שונים, עולים בקנה אחד, ההבדלים על פי קריטריונים אתניים אינם בולטים כל כך. עם זאת, כאשר נוצר מצב שנוי במחלוקת או סכסוך, הכל עולה מיד על פני השטח ועדיין יש להתחשב בתפקידם של סוגיות אתניות. לכן, יש לבצע תיאור קצר של המאפיינים הלאומיים העיקריים, אשר ישקף את המאפיין המאפיין של אנשים ממדינות שונות בתקשורת עסקית.

התיאור יכלול את המנטליות הנפוצות והסבירות ביותר. זה יכול לעזור לנווט לפחות חלקית בין התנהגויות אפשריות של שותפים עסקיים.

אמריקאים הם אנשים שתמיד מדגישים את האינדיבידואליות שלהם. עבורם, זכויות אדם הן הדבר החשוב ביותר שמניע אותם להתייחס גם לאנשים אחרים בכבוד. הם כל הזמן מקפידים על שוויון, עצמאות, תמיד דוגלים בעסקים פתוחים וישרים ולא אוהבים רשמיות מכל סוג שהוא. בתקשורת הם מאוד פשוטים, הבגדים שלהם, גם בהקשר עסקי, נבדל בנוחות ובחוסר נוקשות.

הם מתאפיינים ברוח של תחרות והשגת תוצאות, והם מודדים הצלחה לפי כמות הכסף שמרוויחים. למרות העובדה שקטנוניות ופדנטיות זרות לאמריקאים, הם דייקנים ורגילים לחיות לפי לוח זמנים.

האומה הצרפתית נבדלת במקוריות שלה בשל העובדה שהיא קמה לפני זמן רב מאוד... ידוע שצרפת היא אחת המדינות בעלות מורשת היסטורית ותרבותית עשירה. נציגי האומה הזו נבדלים בגבורה ובכושר המצאה, אך יחד עם זאת הם מאופיינים בערמומיות ובספקנות. הצרפתים לרוב רהוטים, לא אוהבים שתיקה ותמיד מדברים בחופשיות, בטבעיות ובמהירות רבה.

בתקשורת עסקית בצרפת עצמה מוערכים מאוד היכרות אישית וקשרים משפחתיים. הם יודעים בעדינות ובחן כיצד להגן על נקודת המבט שלהם, אך יחד עם זאת הם נבדלים במשא ומתן די קשוח, הם ממעטים לעשות פשרות ואפשרויות "נסיגה".

הבריטים מאופיינים באופן מסורתי באיפוק, נטייה לרמזים ומידה מסוימת של הקפדה., מה שמוביל לעיתים קרובות לנסיגה וחוסר אמון בעת ​​התמודדות עם זרים. יחד עם זאת, הם ענייניים ויוזמים, מעריכים דיוק ודייקנים עד לפרטים הקטנים, שזה כלל קשה עבורם.

הגרמנים חרוצים, גם דייקים ומחושבים מאוד. הם מתאפיינים לפעמים בפדנטיות מוגזמת ואף בקמצנות. הם מחושבים ושואפים תמיד לסדר בכל תחומי חייהם, אותם הם רגילים לצייר ממש לפי שעה.

כל מדינה ערבית רגישה למסורות הסדר המקומי, ויש לקחת זאת בחשבון במיוחד כאשר עוסקים בנציגים עסקיים של העולם הערבי. המסורת קודמת לערבים, והסטנדרטים ההתנהגותיים שלהם די מחמירים, במיוחד בתחום העסקי. נציגי העולם המוסלמי תמיד מלווים את ההיכרות הראשונה עם לבביות ואדיבות, בעתיד זה עשוי להפוך להזדמנות לביסוס אמון ופתיחות בין שותפים.

מאמינים שהיבטים מגדריים ותרבותיים הם האופייניים והספציפיים ביותר דווקא עבור נציגי העולם הערבי, אבל זה לא לגמרי נכון. בהקשר של המנטליות האירופית בתחומים רבים של עסקים, נשים מתחילות בהדרגה לרכוש מידה מסוימת של חופש ועצמאות.

האיטלקים לוהטים, רחבי ידיים, חברותיים מאוד, לפעמים אפילו מדי... כדי ליצור עימם קשרים עסקיים פוריים, תספיק התכתבות רשמית עם רשימת הצעות.

נציגי ספרד מאופיינים ברצינות ובו זמנית בפתיחות ואנושיות. התכונה היקרה שלהם היא חוש הומור נהדר והיכולת לעבוד ברוח צוות. לפעמים הם יכולים לאחר לפגישות עסקיות, מה שהופך לפעמים סיבה לבדיחות ובדיחות.

הם אוהבים לדבר, אבל אסור לגעת בנושאי מלחמת האזרחים, מלחמות השוורים, סוגיות אישיות ותקופת השלטון של הגנרל פרנקו בשיחות איתם.

השבדים מפורסמים בזכות הדייקנות, הדיוק בכל דבר, הגינותם והאמינות בשותפות. שותפים עסקיים שוודים הם בעלי כישורים גבוהים ומסיבה זו הם מכבדים את המקצועיות של אחרים.

הם יודעים מספר שפות (בדרך כלל גרמנית ואנגלית), מאוד מאופקים בתקשורת, אבל אם נוצר קשר חם בין בני הזוג, ניתן להמשיך אותם במסגרת לא רשמית.

ברוסיה, הפרטים של התקשורת העסקית הושפעו מאוד משני היבטים: הסטנדרטים של התקופה הסובייטית והמאפיינים הגלומים באופיו הלאומי של האדם הרוסי.אתה אפילו יכול להיות גאה במומחים שלנו, שנולדו וגדלו בברית המועצות: שיטות ניהול שיחות עסקיות זכו פעם להערכה רבה על ידי זרים רבים, בעוד מילוי ההבטחה היה מלכתחילה.

עם זאת, מומחים זרים מתחו ביקורת על הנציגים לשעבר של המדינה הסובייטית על כך שלאחר שהגדירו היטב את המטרה שנקבעה, הם אינם ממקדים תשומת לב רבה כיצד ניתן להשיגו.

ישנם כללים וכללים כלליים שיש להקפיד עליהם כאשר עובדים במשרד או בסביבה ממשלתית. אתה תמיד צריך להגיע למקום העבודה בזמן, למלא את כל ההזמנות בזמן, ועיכובים ואי השלמת עבודה בזמן אינם מקובלים. אם אתם מגיעים לפגישות עסקיות שלא בזמן, זה עלול להרוס לא רק את המוניטין האישי של העובד, אלא גם את תדמית הארגון או החברה כולה.

בעבודה במשרד או בשירות המדינה, בהחלט חשוב להתלבש בהגינות ובהתאם לדרישות המוסד. המראה של העובדים צריך לשקף את המוניטין של הממסד, ולכן יש להקפיד על סטנדרטים אתיים בכך. לנשים, מותר ללבוש חצאיות אך ורק לברך או חליפות מכנסיים בגזרה קלאסית. בגדים בהירים ומתריסים אינם מקובלים, כמו גם שפע של תכשיטים מבריקים, אבני חן, פאייטים ודברים הדוקים.

לגברים, זה יהיה אופטימלי ללבוש חליפות רשמיות עם חולצות. נוכחות עניבה יכולה להיות חובה או רצויה, בהתאם למעמד המוסד ולמסגרת בה נפגשים שותפים עסקיים.

ישנם שישה כללים בסיסיים שלפיהם נקבעת המהות של מה שנהוג לכנות נימוס עסקי:

• העבודה צריכה להיעשות תמיד בזמן;
• לא לחשוף סודות מקצועיים של הארגון, לרבות כאלה הקשורים לחיים האישיים של העובדים;
• אתה תמיד צריך להראות ידידותיות ותשומת לב לעמיתים (זה חל על כולם - גם מנהלים וגם הכפופים להם);
• לכבד את דעותיהם, הביקורת והעצות של אחרים אם הם מביעים ספקות לגבי איכות העבודה;
• תמיד לציית לקוד הלבוש של המוסד;
• תמיד לשמור על שליטה בדיבור במהלך שיחה, למנוע הופעת ביטויים מגונים בדיבור בעל פה ובכתב.

אנשים רבים יודעים שתקשורת בכל רמה היא לא רק מילים או כתיבה. הבעות פנים ומחוות משחקות כאן תפקיד חשוב לא פחות, יתרה מכך, לעתים קרובות בעזרתן ניתן לקבוע הגדרה מדויקת של מה בן הזוג רוצה ואיך הוא באמת מתייחס לאנשים אחרים. כמה פסיכולוגים טוענים שהדרכה לא מילולית עדיפה בתקשורת, ושמה אותה במקום הראשון, מכיוון שהיא מעבירה הרבה יותר מידע מאשר שיחה רגילה.

הבעות פנים ומחוות נגרמות על ידי דחפים תת-מודעים, ולכן אנשים לרוב לא שמים לב אליהם במיוחד. בהתחלה זה אולי נראה כאילו ללמוד שפה לא מילולית זה קשה, אבל זה לא לגמרי נכון. כמה מיומנויות בסיסיות יספיקו כדי להשיג אינטראקציה בין אישית יעילה יותר וללמוד להבין אנשים בצורה נכונה יותר.

עדיף להתחיל את התרגול הזה בהערכה ויזואלית של בן השיח: איך הוא מחזיק את עצמו, באיזה תנוחה הוא עומד או יושב, עד כמה תנועותיו אינטנסיביות.ישנן מספר מחוות אוניברסליות שקל לזהות. דוגמאות פשוטות: אם החיוך רחב וסתמי, האדם מאושר, ואם האדם מושך בכתפיו, הוא מביע את תמיהתו או אי הבנתו לגבי המצב.

חשבו על מחווה כה פופולרית כמו לחיצת יד, פעולה שנמצאת בכל מקום בסביבה העסקית. אפשר לזהות מה היא נושאת בעצמה לפי הסימנים הבאים: במקרה של לחיצת יד קצרה אפשר להסיק שבן השיח אדיש.

אם היד יבשה, האדם רגוע, אם הוא רטוב, הוא מודאג מאוד. הרבה תלוי גם באופי המבט בעת לחיצת ידיים: מבט פתוח וחם פירושו נטייה כנה וידידותית של בן הזוג, ואם העיניים "מתרוצצות" או בן השיח נמנע מלפגוש בעיני אחרים, יש סיבה לחשוד אותו מחוסר כנות או פחד.

אם במהלך ברכה, ידו של אדם אחד נתפסת בכף היד השנייה כלפי מטה, זה אומר שהיד הרועדת (לרוב באופן לא מודע) מפגין רצון לשלוט בתקשורת. אם היד מושטת עם כף היד למעלה, זה אומר הרצון להעביר את "כף המנהיגות" לאחר.

יש מה שנקרא "מחוות פתוחות", שגם הזיהוי שלהן לא קשה. הם מדברים על זה שבן השיח הוא כן ונחוש לדבר בכנות. תנועת "הזרועות הפתוחות" נראית כך: בן הזוג מושיט את זרועותיו לעבר האדם השני, בעוד כפות ידיו פונות כלפי מעלה. המחווה הפופולרית לא פחות של "ז'קט לא מכופתרת" פירושה אותו דבר.

לעתים קרובות יש צורך לראות כיצד במהלך משא ומתן המתקיים בבית קפה או במסעדה, המשתתפים מורידים את הז'קטים זה בנוכחות זה. ניתן להבחין באותה תמונה במשרדים אם המשא ומתן מצליח והצדדים יותר ויותר נטויים זה לזה.

מחוות המפגינות חוסר אמון או רצון להסתיר משהו מאופיינות בתנועות כמו שפשוף מכני של המצח, הסנטר או הרקות: בדרך זו אדם רוצה באופן ספונטני לכסות את פניו. כמו כן, העיניים ה"משתנות", שכבר הוזכרו לעיל, הן סימן אופייני לחוסר כנות. גם אם בן השיח מנסה בטקט ובדיסקרטיות לא להביט בעיניים, זה אומר אותו דבר.

מחוות ותנוחות הגנה מצביעות על כך שבן הזוג מפחד ממשהו. במקרים כאלה, ידיים בדרך כלל מוצלבות אוטומטית על החזה, ואם במקביל האצבעות גם קפוצות לאגרוף, ברור שהמצב של בן הזוג מתחמם ואם המתח בין בני השיח לא יוסר, הקונפליקט עלול להפוך לבלתי נמנע.

שיקוף והערכה של מחוות מעידים על בלבול ורצון של אדם למצוא את הפתרון הנכון לבעיה בהקדם האפשרי. אם ידו של בן הזוג מתקשה על הלחי באופן לא רצוני, ברור שהוא מתעניין במתרחש ומודאג ממשהו: זה סימן לריכוז והקשבה קשובה. במקרה זה, כדאי להתחיל לחשוב על דרכים אפשריות לפתרון הבעיה כדי להגיע להסכמה על הגל המוצלח ביותר.

כמו כן, אם מישהו מהמשא ומתן מתחיל לצבוט את גשר אפו, זה אומר אותו דבר - ריכוז עמוק. השלב שבו מתחילה להיווצר מוצא ממצב זה אצל אנשים יכול להתאפיין בשריטות של הסנטר (העיניים לרוב פוזלות בו זמנית).

אם בן השיח כבר לא רוצה לקחת חלק בשיחה ומבקש לסיים אותה, הוא מתחיל להוריד את העפעפיים, או כסימן שהוא לא מעוניין יותר בשיחה.גירוד באוזן פירושו לנסות להתרחק מנושא השיחה, ואם אחד מבני הזוג מתחיל ללגום קלות בתנוך האוזן, ברור שהוא רוצה לקחת חלק פעיל בשיחה ולהביע את נקודת מבטו.

אם בן השיח אינו דובר אמת, הוא מכסה אוטומטית את פיו, אוזניו או עיניו בידו. לפעמים שקר מאופיין בשיעול מתוח ונמוך על מנת להסיח את תשומת לבם של אחרים מהמחווה. העובדה שבן הזוג משקר יכולה להיות גם מגע קל באף במהלך שיחה, ואם אדם משפשף את העפעף, הוא מפגין רצון להרחיק את עצמו מחשד לשקר.

בכל צורה של תקשורת מילולית, מיומנויות בתחום הרטוריקה והבנייה הנכונה של דיבור בעל פה קודמים לכל. מומחים זיהו חמש שיטות עיקריות שבאמצעותן תוכל להשפיע ביעילות על הציבור בצורה מילולית:

• הנאום צריך להיות נגיש - בעת הכנת נאום פומבי חשוב לקחת בחשבון את רמת ההשכלה והתרבות של הקהל שאליו אתה הולך לדבר;
• הדיבור צריך להיות אסוציאטיבי ולעורר הזדהות ותחושת מעורבות בתהליך בקהל, לעורר את המאזינים להרהורים שלהם;
• הדיבור צריך להיות חושי - חשוב להשתמש בציורים, תמונות גרפיות, טבלאות פשוטות ודיאגרמות במהלך הנאום, לצורך הבהירות;
• הדיבור צריך להיות אקספרסיבי, עם רמה מספקת של רגשיות, מחוות והבעות פנים שיש להם את היכולת לשפר את תפיסת הדיבור;
• הדיבור צריך להיות אינטנסיבי - בעת דיבור חשוב להתאים את עצמו לקצב הקהל ולהתאים לרמת האימון שלו.

בנוסף לנקודות העיקריות, חשוב לקחת בחשבון את העובדה כל צורה של נימה מגבשת ומתנשאת בזירה העסקית מופרכת. חשוב לנצח את בני השיח, ליידע אותם שהשיחה מתנהלת בשוויון.

האמנות המילולית של תקשורת עסקית מבוססת גם על יצירת מבני דיבור מיטביים, אימון קול טוב ואוצר מילים עשיר. פניות דיבור לא אמורות להיות מורכבות, אסור להעמיס על דיבור דקדוקית. עדיף להשתמש במשפטים קצרים של שמונה עד חמש עשרה מילים לכל היותר: זה יציב את הקהל, והמשמעות של הנאמר תועבר בצורה ברורה וברורה.

העברת הקול צריכה להיות אקספרסיבית, רועשת, אך לא "נצנצת": יש צורך להקפיד על המידה - כדי שהדיבור יהיה גם אקספרסיבי, וגם מרגש, וגם נעים לאוזן בו זמנית.

שיטות תקשורת עסקיות שונות, אך לא כולן, למרבה הצער, נכונות, אתיות וכנות. כולם מכוונים לקבל את דרכם, ובתחום העסקים צריך להתמודד איתם לעתים קרובות מאוד. ישנן טכניקות המותרות על פי האתיקה המקצועית, וישנן טכניקות שאינן מומלצות על מנת לשמור הן על המוניטין של החברה והן על אישיותו.

דְחִיָה - אחת מהטכניקות הנייטרליות שיכולות לשמש כל אחד מהצדדים כדי לקבל זמן לחשוב על ההחלטה הסופית.

שיטת הפחדה עם שימוש במקורות משניים "מלוכלכים", אבל מאוד מפורסם. דוגמה: אדם אחד מנסה להפחיד אחר באיומים להפיץ מידע שקרי ושמועות באמצעות התקשורת. כשזה קורה, עדיף להפסיק מיד את כל שיתוף הפעולה עם אנשים כאלה.

טכניקה כזו ידועה בשם בְּלוֹף... הוא גם לא לגמרי ישר, אבל הוא הגון יותר, ובעזרתו הרבה אנשים מגיעים לתוצאות. זה אחד מסוגי המניפולציות. הטכנולוגיה טמונה בעובדה שאחד השותפים יוצא במתקפה קטגורית: "אני לא רואה עוד סיבה להמשיך במשא ומתן שלנו". במקרה שיריבו ירצה לסגור עסקה, אז ניקח את המילים הללו ברצינות, הוא יכול לוותר ולהתחיל להיכנע בנוסף למניפולטור בנושא זה או אחר לגבי העסקה.

שיטת "מסירת סמכות" טמון בעובדה שאחד השותפים עשוי לומר: "אין לי זכות לקבל את ההחלטה הזו בעצמי, אני צריך להתייעץ". ככלל, זה מאוד יעיל, כי הצד השני מתרשם של איזשהו "מבנה חזק" שעומד מאחורי בן השיח, והצד השני מתחיל אוטומטית להתמקם כמה צעדים למטה.

איומים הם בהחלט "הדבר האחרון", והן משמשות רק אם אחד הצדדים לא יודע איך לבנות מערכות יחסים אחרות עם שותפים. עם זאת, הם יכולים גם להוות אינדיקציה לכך שהיריב מעוניין מאוד בעסקה. כשמגיעים איומים, חשוב להישאר רגועים ורציונליים. במידת האפשר, עליך לשכנע את יריבך שניתן להשיג את המטרות המשותפות ללא שימוש בשיטה כה גסה.

עמדות התקשורת העסקית אינן שונות מהותית מאלו היומיומיות. הם כדלקמן:

• יְדִידוּתִי - מציין את קבלת בן השיח, נטייה מלאה כלפיו.
• ניטראלי - בן השיח יכול להפגין איפוק או אפילו קור, שבשלבים הראשונים של התקשורת מקובל למדי. חשוב להוכיח לבן הזוג את הכנות והיושר של כוונותיך כדי להשיג את רצונו הטוב.
• עמדה עוינת - דחייה גלויה של בן זוג או בן שיח. אתה יכול לנסות לשכנע אותו לקחת לפחות צד ניטרלי בהתחלה.
• עמדת עליונות - בן הזוג מפגין בגלוי את הדומיננטיות שלו, מסתכל מלמעלה על אחרים.
• תופסים אחד את השני כשווים - אחת התנוחות האופטימליות ביותר.
• תפקיד כפוף - כאשר אחד מהצדדים יכול בכוונה לעשות חסד עם השני כדי להשיג בדרך זו את מיקומו.

שום תקשורת, לרבות תקשורת עסקית, לא מתרחשת ללא הופעת מצבי קונפליקט. באופן אידיאלי, קשר עסקי הוא סוג של תקשורת שבה התוכנית הרגשית צריכה להיות במקום האחרון, ורציונליות, זהירות, מידת התועלת, הרווח האפשרי והיעילות של אנשים מסוימים בביצוע סוגים מסוימים של משימות המתמקדות בהישגים המטרה הראשית.

מומחים בתחום ניהול קונפליקטים זיהו מספר פתרונות שניתן ליישם לפתרון כל מצב סכסוך:

• דרך לשלוט - אחד הצדדים פותר את הסכסוך, אך יותר לטובתו, ולעתים קרובות נוקט בשיטות לא אתיות של עשיית עסקים;
• כְּנִיעָה - צד אחד נכנע בלחץ הצד השני ועושה ויתורים מכל הבחינות. במצבים מסוימים, קורה שאין מוצא אחר, אבל זו דרך לא רצויה לפתור בעיות;
• הימנעות מקונפליקט - נסיגה מכוונת מהמצב על ידי אחד הצדדים, אשר אינו נחוש עוד להמשיך בתקשורת, מאחר ואינו רואה דרכים בונות לפתרון הבעיה;
• מַשָׂא וּמַתָן - הזדמנות מצוינת ליישוב הסכסוך, שבתהליךו מנסים הצדדים להיפגש זה עם זה באמצע הדרך, ומציעים דרכים אפשריות ואמיתיות לפתרון המצב הקשה שנוצר;
• שיטת הבורר - מותר למצב להתערב על ידי צד שלישי שאינו קשור ישירות לסכסוך ואינו בעל עניין. עם זאת, אדם או קבוצת אנשים מבחוץ עושים כל מאמץ אפשרי כדי להבטיח שהקונפליקט ייפתר.

התוצאה הטובה ביותר של כל מצב סכסוך היא אינטגרציה, כאשר שני הצדדים מוצאים במשותף פתרון, שביישום שלו נלקחים בחשבון אינטרסים ורצונות הדדיים. שילוב (או חדירות פסיכולוגית של הצדדים זה למצבו של זה) מספק הזדמנות מצוינת להראות בפתיחות ובכנות את כל אי ההסכמות והסתירות העיקריות האפשריות.

בתהליך השילוב הצדדים מוסחים מהמעבר לאישיות, האופייני במצב כזה, מתמקדים במטרה משותפת, מחפשים הזדמנויות קשות, אך אמיתיות לפתרון. כמובן שדרך אינטגרטיבית לפתרון סכסוך היא די קשה, ובמיוחד קשה למצוא פתרונות מיטביים, אבל כאן אנשים מקבלים הזדמנות מצוינת להראות את כל הכישרונות הארגוניים וההמצאתיים שלהם.

בתהליך האינטגרציה כדי לא לאבד את חוט השיחה ולא לסטות מהעיקר, כדאי להתרכז כמה שאפשר. אם המשתתפים מונעים ומאוחדים מתוך רצון הדדי להשיג פתרון מיטבי לסכסוך, ניתן להשתמש בשיטה פשוטה. המטרות והרצונות העיקריים של צד אחד ושל הצד השני כתובים על שני גיליונות נפרדים, לאחר מכן מושווים אינדיקטורים אלה, מזוהות סתירות, ולאחר מכן חיפוש אחר פתרונות אפשריים.

לפיכך, זה הופך להיות ממשי לתרגם את הסכסוך לזרם של פתרונות בונים שימושיים ולכוון את האנרגיה של משתתפיו לכיוון הדרוש והשימושי. כמובן, יש צורך לשבת לשולחן המשא ומתן ולגבש תוכנית כזו רק כאשר היצרים וההתפרצויות הרגשיות הראשונות כבר שככו והמשתתפים בתהליך הגיעו למסקנה שיש להביא את המצב לקדמותו. רָמָה.

בתהליך של תקשורת עסקית יכולים להיווצר גם מכשולים מסוימים, שבגללם התקשורת העסקית הופכת להיות לא כל כך פרודוקטיבית וסודית. במקרה הגרוע, הופעת מחסומי תקשורת עלולה להוביל להפסקת המגעים ולגרסה הקלאסית של מצב סכסוך, שפתרונו תלוי אך ורק בגורמים המעורבים. החסמים העיקריים הם:

• אֶסתֵטִי... מכשול לתקשורת או חוסר רצון בדרך כלל לתקשר עם אדם עלול להיווצר עקב מראה אקסצנטרי או בלתי ייצוגי מדי. כידוע, אדם "מקבל את פניו על ידי בגדיו, אבל רק מוחץ לו", כך שאם הרושם הראשוני ממנו נהרס, מגע נוסף יכול להיות בעייתי מאוד.לכן במישור העסקי פותח תפיסה כמו קוד לבוש, יחד עם הסטנדרטים שלו, שממש "מבטיח" אנשים מפני אפשרות של חסמים הנובעים משיקולים אסתטיים. כמו כן, גם חוסר הניקיון והסדר במשרד עלול לגרום למחסום אסתטי, ואם זה יקרה, יהיה קשה מאוד להחזיר את המוניטין.
• אִינְטֶלִיגֶנְטִי. ידוע שכל האנשים שונים מאוד בסוג וברמת ההתפתחות האינטלקטואלית. אם יש התנגשות בין אנשים בעלי רמות או סוגים שונים של אינטליגנציה, הדבר עלול להוביל למכשולים בלתי עבירים. כדי למנוע זאת, על ראשי החברות והארגונים לערוך בחירה קפדנית יותר של עובדים, לבחור צוותים של מומחים מוסמכים כ"שחקנים" הראשיים, ולהכשיר עולים חדשים במקום, כך שלאורך זמן יצברו את הניסיון הדרוש ו. אל תהפוך לזרים.

• חסמי מוטיבציה - כאשר בן שיח אחד אינו מעוניין ברעיונות המובעים על ידי אדם אחר. בן השיח עבורו הוא רק אמצעי להשגת מטרה אישית או מקצועית כלשהי וכבן זוג מן המניין הוא לא מתחשב בו מראש, במילים אחרות, פשוט אין לו מוטיבציה לקחת אותו יותר ברצינות ובצורה הוליסטית.
• מחסומים מוסריים... אלה כוללים את אותם מכשולים שאדם לא יכול להתגבר עליהם, כי שיטות ואופן תקשורת מסוימים פשוט לא מקובלים עליו. זו יכולה להיות גסות רוח גמורה, ביטוי של חוסר יושר ורשעות הן בקרב עמיתים והן מצד שותפים עסקיים. כמו כן, לחץ פסיכולוגי מצד מנהיג והפגנה של יהירות ועליונות ברורים מצדו עלולים להפוך למחסום מוסרי רציני. גישה זו לעסקים אינה בונה במתכוון, אך, למרבה הצער, היא נפוצה מאוד בארגונים.
• לבסוף, מחסומים רגשיים... אדם, בשל העובדה שהוא חווה רגשות מאוד לא נעימים, אינו מסוגל לתת הערכה מספקת ורציונלית של מצב מסוים.

לפיכך, תקשורת עסקית היא אומנות שלמה, שצריכים להילמד על ידי מי שקיבלו החלטה רצינית להתעמק הן בסוגיות של יזמות אישית והן בחיפוש אחר עבודה בחברה גדולה ויציבה. כמובן שלא קל לעבוד בתחום העסקים והניהול, כי נושא היחסים הבינאישיים תמיד יהיה אקוטי וקבוע, במיוחד בתנאי משבר, שהגעתם גורמת לא פעם לקריסות פיננסיות ולמצבי סכסוך בין עובדים לשותפים. .

העיקר הוא ללמוד ביתר פירוט תחומים שונים הקשורים לתקשורת עסקית, תוך יישום הידע שנצבר בפועל.

תוכל ללמוד עוד על המורכבות של תקשורת עסקית בסרטון הבא.