הדקויות של תקשורת עסקית בטלפון

אמנות התקשורת העסקית היא היבט חשוב במשא ומתן ולא איבדה את הרלוונטיות שלה במשך שנים רבות. עוצמת התקשורת העסקית בטלפון עולה משנה לשנה. ועם התפתחות התקשורת הסלולרית, היא הופכת לאחת מדרכי התקשורת העיקריות. חשוב להכיר את המורכבות והכללים של תקשורת עסקית כדי לתרגל מיומנויות שיחת טלפון.

הטלפון ממלא תפקיד חשוב בעולם המודרני, מכיוון שהוא עוזר לנו לתקשר עם משפחה, חברים, עמיתים, הנהלה ושותפים עסקיים.

אז, במהלך שיחה עם מעגל מסוים של אנשים, אדם מיישם את שיטת התקשורת המתאימה, ולדוגמה, לעולם לא ינהל דיאלוג עם הבוס שלו, כמו עם חבר קרוב. במצב זה, מיושם סוג תקשורת פורמלי יותר.

יש להשתמש בנימוס עסקי גם על ידי עובדים שעורכים סקרי דעת קהל, מקבלים שיחות מלקוחות או מנהלים שיחות טלפון. לעתים קרובות, שיחות טלפון מוצלחות הן שהופכות למפתח לקשרים עסקיים טובים. ואפילו תדמית החברה יכולה להיות תלויה לחלוטין ביכולתם של העובדים לנהל דיאלוגים מוכשרים בטלפון.

כיום, רוב השיחות מתבצעות באמצעות מכשירים ניידים. בעת שימוש בכלי תקשורת זה, עליך לציית לכמה כללים.

• כבה תמיד את הטלפון שלך או הגדר אותו לרטוט בפגישה עסקית עם לקוח, באולם קולנוע או בסמינר.
• מכשיר נייד רגיש יותר לקול מטלפון קווי. לכן, במצב שבו, בהיותך במקום ציבורי, יש צורך לנהל שיחה אישית ללא הפרעה מבחוץ, אתה יכול פשוט לדבר בשקט, ובן השיח בוודאי ישמע אותך.

• אל תעביר שיחה רועשת מדי בטלפון שלך. הוא יכול להפחיד אחרים.
• נסה לשמור את זה קצר. בנוכחות צדדים שלישיים, השיחה לא צריכה להימשך יותר מ-30 שניות, אחרת יש סיכון להיראות לא מנומס מול אדם. אם קיימות סיבות מוצדקות לשיחת טלפון, למשל, מחלה של קרוב משפחה או עסקה גדולה, אז יש ליידע את הנוכחים על המצב.
• הימנע משיחות טלפון במהלך ארוחת צהריים עסקית. אם יש צורך דחוף לענות לשיחה, אז כדאי לעזוב את השולחן ולדבר במקום פחות צפוף.

תקשורת טלפונית אתית חיונית לפעילות אפקטיבית של חברה. תרבות שיחות הטלפון היא סוג מיוחד של תקשורת עסקית. הכרת כללי הנימוס תסייע בחיזוק הקשרים העסקיים ובהגדלת רווחיות הארגון.

• יש צורך לברך את האדם שעמו מתקרבת שיחת הטלפון. הביטויים המתאימים ביותר לכך הם הביטויים הקשורים לשעה ביום ("בוקר טוב", "צהריים טובים" או "ערב טוב").
• במהלך שיחת טלפון שירות, חשוב לעקוב אחר האינטונציה שלך. כדי לא להרחיק את בן השיח, אתה צריך לדבר בנימוס ובשלווה, להימנע מרגשות מיותרים.

• לאחר הברכה, מומלץ להציג את עצמך ולציין את שמך, תואר וארגון.
• אם אתה מתקשר לאדם, אז תמיד כדאי להבהיר האם נוח לו לדבר כרגע.
• סטנדרטים אתיים מחייבים אותך להרים טלפון לאחר הצלצול השני או השלישי.
• במהלך השיחה, אין לעשן, לאכול או לשתות.
• אם המתקשר מעוניין בעובד אחר של הארגון, אזי יש להפנות את השיחה אליו או להפעיל את פונקציית ההמתנה.
• במצב בו עשית מספר שגוי, עליך להתנצל בפני בן השיח ולהיפרד מיד מבלי לשאול שאלות מיותרות.
• לעולם אל תתקשר מוקדם בבוקר, במהלך הפסקת הצהריים שלך או לפני סוף היום שלך.
• המזכירה או העוזר יכולים לבצע או לענות לשיחות במקום המנהל.

• אתה יכול להתקשר למספר האישי של בן הזוג או הלקוח רק בתנאי שהוא עצמו מסר לך את אנשי הקשר שלו. אבל בסופי שבוע ובחגים, שיחות כאלה אסורות.
• יש מקרים שבהם שיחה מופרעת בגלל חיבור לא טוב. במצב זה, מי שהתקשר ראשון צריך להתקשר בחזרה.
• אל תגרור את השיחה. שיחה ארוכה יכולה להיות משעממת וממורמרת. במידה והתקשורת התעכבה, ומטרת השיחה לא הושגה, ניתן להתקשר שוב ללקוח למחרת או לתאם פגישה אישית.
• לאחר סיום השיחה, מומלץ להודות לבן השיח ולהיפרד ממנו בנימוס, לאחר ששאל בעבר אם יש לו שאלות. פעולה פשוטה זו תשלים את השיחה ותעודד שיתוף פעולה נוסף.

כדאי להתכונן בקפידה לשיחת טלפון ולבצע מספר פעולות ספציפיות. בואו נסתכל מקרוב על הנקודות העיקריות.

• כדאי להתקשר לבן השיח רק לאחר שנקבעה תוכנית ברורה של השיחה. כדי לא לכלול פרטים קטנים, אתה יכול לעשות סקיצות גרפיות או סכמטיות.
• רשמו שאלות חשובות שכדאי לזכור לשאול בזמן שאתם מנהלים משא ומתן.
• הכינו מסמכים שאולי תזדקקו להם בתהליך התקשורת (התכתבות, דוחות, חוזים).

• בררו מראש עם בן השיח פרק זמן נוח לביצוע שיחה.
• כדי להקליט את המידע שהתקבל, הכינו מחברת או יומן.
• גלה את הרשימה הכללית של האנשים שישתתפו בשיחה על מנת לפנות אליהם בשמם ובפטרון.
• לפני שתחייג את המספר, נסה להתכוונן למצב רוח חיובי, ואז המצב הרגשי שלך, כמובן, אמור לגרום לנטייה של בן השיח.
• בעת ביצוע שיחת טלפון, קחו בחשבון את בטיחות התקשורת במשרד, כי מידע בעל ערך יכול ליפול לידי המתחרים.

יש גם נקודות שצריך לבטל ולא לאפשר בשיחת הטלפון הקרובה.

• אין צורך לדון בעניינים עסקיים עם אדם לא מוכר או אקראי. עדיף לקבוע פגישה אישית.
• לא מומלץ לדרוש החלטה מאדם שאין לו סמכות לעשות כן או שחושב אחרת. הוא יכול לתת את הסכמתו בטלפון, אם כי יתנגד להחלטה זו.
• אסור להשמיע בקשות אם אינך בטוח שבן השיח מסכים איתך ורוצה לעזור.

תפקידו של הטלפון בתקשורת עסקית הוא כפול. לעתים קרובות מאוד הוא מסיח את הדעת ממשימות דחופות שבוצעו במהלך היום, אך במקביל מזרז את הפתרון של משימות רבות. לכן יש צורך ללמוד את עקרונות שיחות הטלפון התורמים לשימוש יעיל יותר.

חשוב מאוד לשלוט בטכניקת התקשורת העסקית לעובדים, שפרטי עבודתם הם בשיחות טלפון עם לקוחות פוטנציאליים. חברות רבות מנסות ליצור קשר עם המתקשר כבר מהמילים הראשונות על מנת להפוך אותו ללקוח אמיתי.

חברות מתחרות באמצעות דרכים שונות למשוך לקוחות. שלב חשוב בקידום השירותים הוא מכירה טלפונית, ולכן על המנהלים לנהל בצורה נכונה וטקטית דיאלוגים עם הלקוחות, אחרת חוזים משתלמים יעברו למתחרים.

הטיפים הבאים יכולים לעזור לך להצליח בשיחות הטלפון העסקיות שלך.

• מומלץ להתקשר למי שנתן לך שירות שימושי כלשהו. מילות תודה חשובות מאוד לשיתוף פעולה עתידי.
• תמיד חייך כשמנהלים שיחה. החיוך והאופטימיות שלך בהחלט יורגשו על ידי המנוי.
• במהלך תהליך המשא ומתן, נסו לחזות את מהלך השיחה של בן השיח.
• לעולם אל תשתמש בניבולי פה או בשפה דיבורית. זה מנוגד לתרבות התקשורת.
• השתמש בביטויים ובמונחים שהמתקשר יבין.
• אל תכסה את השפופרת ביד בזמן שאתה מדבר במקביל עם מישהו. כך בא לידי ביטוי חוסר כבוד לבן השיח.
• הסבירו את עמדתכם בצורה בטוחה ומדויקת, כי הדיוק הוא באדיבותם של מלכים.

• חשוב לנהל משא ומתן מהיר, לענות על שאלות שנשאלות ללא עיכובים או הצעות מבלבלות. הפסקה יכולה להיות מוצדקת רק כאשר המומחה עסוק בחיפוש אחר התיעוד הדרוש למשא ומתן. אם ההפסקה ממושכת, אז לאדם יש את כל הזכות להפריע לתקשורת.
• ברגעים של תקשורת טלפונית, אמיתית או וירטואלית, עליך להיות מנומס ביותר. צעקות ודיבור בקול רם נחשבים להפרת אתיקה.
• להיפרד נכון מבן השיח, שכן הסוף המיומן של השיחה משמעותי לא פחות מהחלק העיקרי של הדיאלוג. אתה יכול לתת לבן השיח את ההזדמנות להיות הראשון לנתק את הטלפון. כך, אתה מסיים את השיחה בגל ידידותי.

כמובן, אתה צריך להיות בעל דיקציה טובה כדי לתקשר בהצלחה בטלפון.כדי שהדיבור שלך יהיה יותר אקספרסיבי והקול שלך נעים, השתמש בשיעורים בסרטון הבא.