הדקויות של הפסיכולוגיה של תקשורת עסקית

תקשורת עסקית שונה מהותית משיחות על נושאים יומיומיים. הדקויות של הפסיכולוגיה של שיחה מסוג זה מחייבות היווצרות נימוסים כדי להגיע לשיתוף פעולה מועיל הדדי.

תקשורת עסקית היא יצירת תהליך מורכב רב-שלבי של יצירת קשרים בין בני שיח, המקושרים על ידי אינטרסים מקצועיים משותפים. מאפיין אופייני הוא התנהגות קפדנית בתוך הגבולות שנקבעו, המוגבלת על ידי הנימוס של פעילויות רשמיות עם טוויסט של סובלנות לאומית.

נימוס מכפיף את עצמו לשתי קטגוריות - רשימת תקנות והוראות. האחרונים מייצגים את היחס של עובדים לתפקיד גבוה יותר, בעוד שהנורמות הן ההיבטים הפסיכולוגיים של אינטראקציה בין עובדים במעמד שווה במערכת סולם הקריירה.

עם זאת, שתי הקבוצות מצייתות לדרישות הכלליות של שיתוף פעולה מנומס. תחומי עניין אישיים, אי-אהבתי ומצבי רוח שליליים אינם צריכים להשפיע על מהלך העבודה.

תרבות התקשורת היא במספר שלבים עיקריים, המספקים קשרים נוספים בין שותפים עסקיים:

• ברכה מנומסת כדי להראות לאדם השני נטייה ידידותית. אנשים צריכים לסמוך זה על זה במסגרת פעילויות משותפות;
• היכרות פירושה יצירת קשר כדי לייצג חזותית זה את זה;
• מיקוד לנושא ספציפי;
• דיון במטרה שנקבעה או פתרון של נושא רגיש;
• תוצאת השיחה.

הכרת כללי התקשורת העסקית מאפשרת לאדם לטפס במהירות בסולם הקריירה, להגדיל את מעמדו וחשיבותו בחברה. בתהליך השיפור, הפרט יוצר משהו מסוים סגנון התנהגות, אשר ברוב המקרים תלוי בסוג הפעילות:

1. הומניסטי... גישה זו צוברת יותר ויותר פופולריות, שכן היא כרוכה במתן תמיכה וחיפוש משותף אחר פתרון לבעיה. העובד נתפס כאדם בעל תכונות אינדיבידואליות, תוך התחשבות ברגשותיו ובאופיו;
2. מניפולטיבי. המנהל או הקולגה משתמשים בבן השיח ככלי להשגת מטרות ספציפיות. לדוגמה, שליטה אישית קפדנית על ביצוע משימות היא מניפולציה של בן זוג אחד על אחר;
3. סגנון פולחני, בניגוד להומניסטי, מרמז על יצירת המעמד הרצוי בחברה. תכונות עסקיות ואישיות נמחקות על רקע "מסכה" מסוימת, שמאפייניה נקבעו מראש. זהו תפקיד יומיומי עבור כל עובד, שנוצר בנפרד.

הכרת מדיניות התקשורת מאפשרת ליצור קשרים עסקיים, מכיוון שתקשורת עסקית היא חלק בלתי נפרד מניהול תהליכים ארגוניים. בעלים, מנהלים ועובדים חייבים לתקשר ביעילות את מחשבותיהם ורעיונותיהם לאנשים אחרים בתוך החברה ומחוצה לה.

סוג זה של תקשורת בעבודה הוא העברה מילולית של מידע. תקשורת מילולית יכולה להתבצע בצורה של פגישות, שיחות פנים אל פנים, שיחות טלפון ושיחות וידאו. זהו הסוג הטוב ביותר של תקשורת עסקית, שכן הוא מאפשר לבני השיח להעריך חזותית זה את זה.

תקשורת לא מילולית מיוצגת על ידי הערות עסקיות, מכתבים רשמיים, מסמכים והודעות שונות. על מנת לשלוח את אותו סוג מסר למספר אנשים, יש חשיבות מעשית לתקשורת לא מילולית. זה יכול לעזור בהעברת הוראות טכניות ולהדגים דיאגרמות, גרפים שצריך לראות כדי לעבוד.

כמו כן, תקשורת בלתי מילולית במהלך פגישה אישית מתבטאת במחוות, תנוחות והבעות פנים שונות. ההתנהגות נושאת מידע נוסף עבור בן השיח ועוזרת לו להסיק מסקנות מתאימות.

הטכנולוגיה פתחה צורות חדשות של תקשורת עסקית. דואר אלקטרוני, שיחות ועידה באינטרנט, רשתות חברתיות מאפשרים לך לנהל תקשורת עסקית עם מספר אנשים בו זמנית. אתרים רשמיים של חברות מפחיתים את רמת התקשורת עם הצרכן, ובמקביל מדגימים את החוזקות והמאפיינים של החברה.

עם זאת, ביצירת קשר עסקי חשובה תקשורת ישירה, שעוזרת ליצור קשר עין וליצור ייצוג ויזואלי של בן השיח. חשוב ששני הצדדים נמצאים באותו זמן ומרחב, מכיוון שהמשתתפים צריכים לעשות רושם טוב. לנוכחות אישית יכולה להיות השפעה חזקה על כל תהליך התקשורת העסקי.

קשר ישיר לא תמיד אפשרי בהתאם למצב. בדיוק, כמו גם הדיון בנושא עם מספר אנשים יוצר מחסום לחילופי מידע. כתוצאה מכך, תקשורת עסקית לובשת צורה אחרת של אינטראקציה:

• תכתובת עסקית... צווים, מכתבים וגזירות הם צורה עקיפה של תקשורת. תקשורת בכתב נחוצה כדי לפתור סכסוכים או מצבים חריפים הן בתוך הארגון והן בין ישויות משפטיות;
• מסיבת עיתונאים כולל יידוע הציבור לדון בנושאים אקטואליים באמצעות פגישה של פקידים עם נציגי התקשורת;
• פְּגִישָׁה. היא מתבצעת ישירות בתוך הארגון על מנת לגבש ולפתור את הבעיה בין העובדים. המנהל צריך לדון בפעילויות העבודה עם מספר עובדים בו זמנית.

במהלך הפעילות המקצועית נוצרים מצבים שונים המכסים את צורות התקשורת העסקית. חלקם אינם ניתנים לפתרון ללא קונפליקט, אחרים דורשים גישה סובלנית. התהליך מעכב על ידי התפרצויות רגשיות של אנשים המגינים על נקודת המבט שלהם.

בעל מאפיינים אישיים משלים את ההגדרה של תקשורת עסקית. הצדדים המקיימים אינטראקציה מקיימים את הנימוס המבוסס, המתפתח בהתאם למאפיינים הלאומיים והמקצועיים. גם לפסיכולוגיה, להתנהגות לשונית ולתפיסת המשתתפים את מנגנון המדינה יש השפעה משמעותית על מהלך השיחה.

יש לבחור נכון את האסטרטגיה המהווה את הבסיס לשיחה. לשם כך, מומלץ קודם כל לקחת בחשבון את המאפיינים של בן השיח:

• סוג הטמפרמנט והבעת רגשות;
• תכונות שפה;
• מנהגים לאומיים;
• תחום מקצועי;
• תפקיד בחברה;
• סובלנות ויחס לאנשים בני לאום שונה.

האתיקה בפילוסופיה של תקשורת עסקית משחקת תפקיד חשוב, בהיותה נושא דחוף כיום. כמעט כולם מבצעים עסקה מסחרית על בסיס יומי. יתרה מכך, חלק נכבד מהחיים שייך להשתתפות והכנה לפעילות מקצועית.

כחלק מתכניות אתיקה מקיפות, חברות רבות פיתחו מדיניות פנימית המתייחסת להתנהגות התרבותית של העובדים. המדיניות מיושמת הן בקריאות פשוטות לעמידה בכללי התרבות הכלליים והן בקוד מפורט יותר.

האחרון מכיל דרישות התנהגותיות ספציפיות המבטאות את ציפיות החברה מהעובדים. כמו כן, מדיניות פנימית היא רשימה של המלצות לפתרון כמה בעיות נפוצות המתעוררות במהלך עשיית העסקים.

האתיקה העסקית מבוססת על שני תחומים: פרגמטיות ומרשם. העיקרון הראשון הוא להפיק את התועלת המרבית מיותר אנשים. יש לקזז את העלות על ידי היתרונות המצטברים של קשרים והסכמים עסקיים.

הצו המוסרי הוא זה החלטות שמתקבלות על ידי אדם אינן צריכות להיות תלויות בהשלכות ובכללים המוכתבים על ידי החברה. למשל, הארגון לא צריך לשקר לצרכן לגבי השירותים שהוא מספק.

הכרת נימוסים עסקיים רלוונטית מכיוון שהיא עוזרת למרואיין לנקוט בעמדה מועילה יותר. עם זאת, על בני השיח לקחת בחשבון את האינטרסים של זה ולבנות על תועלת הדדית כאשר דנים במטרה. יחד עם זאת, יש צורך להגן על עמדות עם דיבור מוגדר היטב, לנסח נכון את המחשבות שלך. השגת תוצאה חיובית תלויה בהבנה הדדית ובשיתוף פעולה של שני הצדדים.

תחום התקשורת העסקית משפיע כמעט על כל תחומי חיי היום-יום. אינטראקציה כה נרחבת אינה יוצאת דופן ברשימת התקשורת הבין אישית, הדורשת התאמה של תהליכים.

מהלך תהליכי המשא ומתן העסקי מבוסס על העקרונות הבסיסיים:

• תקשורת עסקית משפיעה לא רק על הדיון בנושאים ספציפיים, אלא גם על הקשר האישי של בני השיח. לפיכך, כל מגע אינו שלם ללא התנגשות בין אישית;
• כל אדם יוזם את המשכיות השיחה באמצעות מחוות מילוליות ולא מילוליות. הודות להודעות כאלה, בן השיח מסיק מסקנות ומדמה את המצב הנוכחי;
• תַכְלִיתִיוּת. כל אקט תקשורתי נושא מטרה ספציפית: ליצור קשר עסקי או לפתור בעיה כללית. יחד עם זה, יש גם משימות סמויות. למשל, כאשר מתארים בעיה על מנת להעביר את מהות הפגישה, המגיש מסוגל להפגין לקהל בלא יודעין בינה ורהוטה;
• רב-ממדיות מבוססת לא רק על מחזור המידע בין בני שיח, אלא גם על ויסות מתאים של מערכות יחסים. שיחה היא שידור של נתונים אישיים והסכם בין שותפים עסקיים. יחד עם זאת, יש ביטוי של רקע רגשי בין פרטים. למשל, אחד מבני השיח מסוגל להביע עמדה דומיננטית ביחס לבן זוגו.

כללי ההתנהגות מכתיבים את טון השיחה. כל מחווה שגויה ומילה רשלנית עלולה לשבש עסקה של מיליוני דולרים, בעוד שנטייה נדיבה תעזור לסגור חוזה משתלם. חשוב להכיר את רשימת הנורמות הבסיסיות לתוצאה חיובית של תקשורת עסקית.

יש צורך לשמור על הקצב האופטימלי של השיחה ולהשתמש בטכניקות פסיכולוגיות. שיחה איטית מסיחה את דעתו של בן השיח מחילופי המידע העיקריים. מצד שני, הודות לדיבור מהיר, כמעט בלתי אפשרי להעביר את המידע הדרוש למאזין. על ידי החלפה בין מסרים ארוכים וקצרים, ניתן להגיע לתוצאה חיובית.

יש לחלק הצעות עמוסות מדי במידע להצעות קטנות יותר וניתנות לעיכול בקלות. עם זאת, אין להשתמש רק בקטעים קצרים שאינם עושים את הרושם הרצוי.

ביצירת תמונה, מומלץ להקפיד על מספר נורמות שמגבירות את אחוזי ההצלחה:

1. תחילתה של שיחה לא צריכה להעמיס עם הצעות עסקיות. בן השיח יכול לקחת אותם כהתקפות תוקפניות, שעליהן יגיב מיד בסלידה קיצונית מהשיחה;
2. שאלות שנשאלו בצורה נכונה יעזרו להביא את בן השיח למחשבה הנכונה ולדילל שיחה מתוחה;
3. אתה לא צריך להביע בגלוי את נקודת המבט שלך. אם אי אפשר להימנע מכך, אזי יש צורך להסוות את המחשבה כדעה סובייקטיבית, המובעת ברכות ובאופן בלתי מפריע;
4. תקשורת עסקית דורשת כבוד לכללי התנהגות. חריגה מגבולות הנורמות התרבותיות משפיעה לרעה על מהלך התקשורת;
5. לא מומלץ לבטא פתרונות מוכנים.עידוד הסקת מסקנות עצמית תורם לנטייה של בן השיח ולתוצאה חיובית של מגע בין אישי.

היכולת לבטא מחשבות ואסטרטגיה נכונה יכולה להגדיל את הסיכויים להשגת מטרה. במקביל, על המשתתפים למלא תפקידים משלהם במסגרת של שיתוף פעולה מועיל הדדי. בני שיח צריכים לקחת בחשבון את האינטרסים של זה ולכבד את הנורמות התרבותיות שנקבעו.

כאשר מנהלים תקשורת עסקית, אין לצאת מהמרחב המקצועי. בחיי היומיום, בן השיח יכול להיות גם מנהל וגם עובד בדרג בינוני. שני המשתתפים עומדים בתפקיד הפעילות המקצועית. בעבודה חשובים שיתוף פעולה ואינטראקציה פעילה.

למידע נוסף על מיומנויות התקשורת העסקית החשובות ביותר, ראה את הסרטון הבא.