סגנונות תקשורת עסקית
תקשורת בסגנון עסקי חשובה כיום לנציגים של כל מומחיות, שכן הצלחת הקריירה תלויה במידה רבה בתקשורת יעילה. הסגנון העסקי לפעמים שונה באופן משמעותי מתקשורת בין אישית רגילה, ויותר מכך, במפעלים שונים ובתחומים שונים ניתן להיתקל במוזרויות התקשורתיות שלהם, המקובלות במעגל נתון. עם זאת, הכללים הכלליים של נימוס עסקי זהים לכולם.
ספציפיות של תקשורת עסקית
בעבודה, כל תקשורת מסתכמת בפתרון בעיות מסוימות - זה מה שמבדיל שיחה עסקית מכל שיחה אחרת. אנשי הקשר בעבודה הם סטנדרטיים ביותר, כך שאין מקום ליצירתיות בסוג זה של תקשורת. על כל פנים, אפילו בתוך מסגרות קפדניות, אתה יכול וצריך להראות את האינדיבידואליות שלך - זה יעזור לך למצוא במהירות קשר עם אנשים חדשים, לנצח יריבים ולהשיג את המטרות שלך ביעילות. חשוב לקחת בחשבון את המאפיינים הספציפיים הגלומים בנימוסי דיבור ארגוניים.
תקשורת עסקית היא אנכית ואופקית. האפשרות הראשונה כרוכה בתקשורת בין הבוס לכפוף – לרוב מדובר באפשרות עסקית רשמית הדורשת עמידה בשרשרת הפיקוד. קשרים אופקיים כרוכים במגעים עם עמיתים: שיחות כאלה יכולות להיות יצירתיות יותר, הן בדרך כלל דורשות הקפדה על פחות כללים.
תקשורת עסקית יכולה להתקיים בתוך החברה או לכלול תקשורת עם לקוחות פוטנציאליים, שותפים או משקיעים. לתקשורת כזו יהיו פרטים משלה. באופן מיוחד, בעת בניית קשרים חיצוניים, עליך להיות זהיר מאוד ולהסתגל לבן השיח... כאשר אדם מסוגל להבין את המניעים של שותפים לתהליך התקשורת, הוא יכול לפעול בצורה אמיץ יותר, למשל, להשתמש במיומנות במניפולציה או להכניס אלמנטים של תקשורת בין אישית לשיחה.
בשיחה עסקית חשוב לקחת בחשבון את הפרטים של הפעילות המקצועית. אם אדם עובד בבנק או במשרד עורכי דין, הסטנדרטים המקובלים לאינטראקציה עם עמיתים ובוסים יהיו קפדניים ופורמליים ככל האפשר. אם הוא עובד באמנויות או בתעשיית הבידור, אז גמישות בסגנון חשובה - זה צריך להיות עסקי, אבל לא רשמי מדי. ייתכן שיידרש שימוש מיומן בסלנג ובז'רגון מקצועי.
אם ארגונים עם כללים נוקשים דורשים רק הקפדה על הנחיות, אז עם כללים חופשיים יותר של תקשורת עסקית, חשוב במיוחד להיות מסוגל למצוא גישה לכל אדם.
סגנונות תקשורת עסקית
אי אפשר לתאר בבירור את תהליך התקשורת ולסווג את כל מצבי התקשורת, לתת להם תיאור ברור. בתקשורת עסקית, גם אם היא מוסדרת בקפדנות, כל משתתף בדיאלוג מביא משהו משלו. הדקויות של תקשורת כזו תלויות באישיותו של הדובר, מזגו, הניסיון, המטרות והיעדים שלו. גם מצבים בעבודה יכולים להיות מורכבים, ובמסגרת משא ומתן אחד נפתרים במקביל מספר סוגיות. עם זאת, ניתן לחלק באופן גס את התקשורת העסקית לשלושה סגנונות:
- מניפולטיבי. הסגנון מרמז כי הדובר קובע את נושא הדיאלוג ומקבל החלטות במהלך הדיון באופן חד צדדי. למעשה, הדובר משתמש בבן/בת הזוג שלו להשגת מטרות מסוימות בתהליך הדיאלוג, קובע את המסגרת לשיחה ומוביל לתשובות. תקשורת כזו אופיינית, קודם כל, לתהליך ההכשרה הארגוני. בנוסף, ניתן להשתמש בסגנון המניפולטיבי להפעלת שליטה. לבסוף, בתהליך המשא ומתן, סגנון זה הוא שמאפשר לשכנע את היריב בהתמדה.
- פּוּלחָן סגנון תקשורת משמש לשמירה על תדמית מסוימת. סגנון זה הוא בדרך כלל המשודר ביותר. הטקסים שלהם יכולים להיות במסגרת של חברה אחת, סניף, וגם זהה לכל אנשי העסקים. סגנון זה כולל תקשורת יומיומית של בוסים עם הכפופים, דיון בנושאים ארגוניים, שמירה על קשרים עסקיים עם שותפים.
- הומניסטי סגנון מרמז על האינטרס ההדדי של המשתתפים במצב תקשורתי במטרה משותפת. זה מרמז על הסיוע ההדדי, העזרה והתמיכה שאנשים מספקים זה לזה. התכונות האישיות של בני הזוג אינן מוערכות מנקודת מבט של טוב או רע, אלא פשוט נלקחות בחשבון. סגנון זה רלוונטי לפתרון בעיות עבודה עדכניות בסביבה של עמיתים שווים בעלי התמחויות שונות.
התמקדות בתקשורת עסקית
לכל סגנון של תקשורת עסקית יכול להיות מיקוד משלו. יש להבין את כיוון התקשורת כיחס של אדם אחד לאחר, המתבסס על הדרישות של סיטואציה מסוימת, מערכת האמונות והניסיון של הדובר, והיא מתבטאת בבחירת אמצעי התקשורת. מיקוד שונה עשוי להיות מתאים או לא הולם במצבי תקשורת שונים.
אם אדם רוצה לבנות דיאלוג בונה, אז חשוב מאוד להיות מסוגל לתקשר בכיוונים שונים - זה תלוי במטרות ובהתנהגות של בן השיח:
- מיקוד דיאלוגי מהווה דגש על כבוד הדדי, שיתוף פעולה ודיאלוג שוויוני. הוא מאפיין את הסגנון ההומניסטי של תקשורת עסקית: פתיחות, חופש ביטוי וניסיון להבנה הדדית יכולים להפוך לבסיס לשיתוף פעולה ופיתוח מוצלח בשוויון.
- מיקוד אוטוריטרי מתבטאת בדומיננטיות הברורה של אחד השותפים בתקשורת. אפשרות זו עשויה להתאים לסגנון מניפולטיבי.
לפעמים האוריינטציה הסמכותית משמשת גם בסגנון פולחני: דיאלוגים בין הבוס לכפוף עם רמה גבוהה של סטריאוטיפים.
- מיקוד מניפולטיבי - זה הרצון להפיק תועלת משלך מהמצב התקשורתי. המאפיין ביותר את הסגנון המניפולטיבי. עם זאת, מצבים בסגנון זה יכולים להיות שונים מאוד: למידה מרמזת על מניפולציה ישירה, ומשא ומתן קשה מרמז על מניפולציה סמויה. שני מצבים אלו דורשים כישורי תקשורת שונים.
- אוריינטציה אלטרוצנטרית - זוהי התמצאות כלפי בן השיח בתהליך התקשורת, הרצון להבין אותו ולספק את צרכיו. מיקוד זה עובד היטב בתהליך התקשורת עם משקיעים, שותפים ולקוחות. יחד עם זאת, ניתן לצפות בו בסגנון הומניסטי, ולעתים גם בסגנון פולחני.
- כיווניות קונפורמית - זוהי אוריינטציה לקראת כניעה בתהליך של תקשורת, סירוב להתנגד, תקשורת תגובתית. היא תתאים במצבים מסוימים במסגרת הסגנון הטקסי, וגישה זו אופיינית גם לתקשורת בסגנון מניפולטיבי, כאשר אחד מבני הזוג שולט בתקשורת, והשני מסתגל. לדוגמה, זה קורה כאשר מלמדים.
- כיווניות אדישה לרוב מאפיין תקשורת פולחנית. מהות הבעיות שהועלו בתקשורת מתעלמת במקרה זה, הדיאלוג הוא סטריאוטיפי לחלוטין. מיקוד זה עשוי להתאים בתוך הסגנון המניפולטיבי. לדוגמה, בתהליך המשא ומתן, תקשורת אדישה היא אחד מדפוסי ההתנהגות העיקריים.
עבור סגנון הומניסטי, אוריינטציה כזו אינה מקובלת.
היסודות של תקשורת עסקית מוכשרת
כעת ישנן הדרכות רבות בנושא תקשורת עסקית, המספקות דוגמאות של דיאלוגים וניתוח מפורט שלהם. עם זאת, עדיף ללמוד על ידי עשיית תקשורת ממשית בז'אנרים שונים של תקשורת עסקית. הז'אנרים כוללים משא ומתן, ראיונות, פגישות, שיחות עסקיות, שיחות טלפון. הז'אנר הרגשי והיצירתי כולל מצבים תקשורתיים בצומת של תקשורת עסקית ובינאישית.
כדי לבחור נכון את הסגנונות והמיקוד של תקשורת עסקית, עליך לשים לב למספר ניואנסים חשובים:
- בתרבות העסקית המודרנית, לא נהוג להשתמש לרעה בסגנון המניפולטיבי בתקשורת: זה לעתים קרובות לא הולם. כיום, גם בהכשרת כוח אדם וחניכים חדשים, נוהגים לא פעם סגנון הומניסטי – יש להקשיב למתאמן, לנהל דיאלוג שווה, לצאת מתכונותיו האישיות ולתת חופש ביטוי במידת האפשר. בתהליך משא ומתן, סגנון מניפולטיבי עשוי להתאים, אך לא תמיד. ניתן לשקול הצלחה אם ניתן לפתור בעיה באמצעות סגנון הומניסטי כך שכל הצדדים יהיו מרוצים מהתוצאה.
- אסור להזניח תקשורת פולחנית. כל אחד מדבר בסגנון הזה לעתים קרובות יותר ממה שהוא חושב. אפילו שיחות שגרתיות עם עמיתים מתייחסות ספציפית לסגנון הטקס. זה מאפשר לשמור על קשרים טובים ואווירה ידידותית בצוות, גם אם יש קונפליקטים.
כמו כן, במסגרת הסגנון הטקסי נוצרים ומתחזקים לעיתים קרובות קשרים עסקיים.
- הסגנון ההומניסטי הוא הפרודוקטיבי ביותר לפתרון בעיות מסוימות בתוך צוות אחד. עם זאת, כאשר מתקשרים בסגנון זה, חשובה מאוד התרומה השווה של כל המשתתפים בדיאלוג, פעילותם והתעניינותם. אם מישהו מתחיל לתקשר בכיוון מניפולטיבי, קונפורמי או אדיש, קשה יותר לשמור על המצב התקשורתי במסגרת הסגנון ההומניסטי.
- לא כל מצבי העבודה הם סטנדרטיים לחלוטין.... לא פעם, על מנת ליצור דיאלוג פורה, ישנה חשיבות רבה להיפתח בפני בן השיח, שכן מרכיבי התקשורת האישית בתוך העסק הם אשר לרוב מסייעים ליצירת קשר, לזכות באדם ולהשגת היעדים שנקבעו.
תוכלו ללמוד עוד על סגנונות תקשורת עסקית שקיימים בסרטון הבא.
