סוגי שיחות עסקיות

אתה צריך לדעת לנהל נכון שיחה עסקית. זה צריך להיות קצר ואינפורמטיבי. במהלך שיחה עסקית נשקלים בעיקר נושאים כמו המשך שיתוף פעולה, העסקה ומגוון רחב של עסקאות.

קודם כל, שיחה עסקית היא מגע בעל פה בין זוג אנשים שמתכוונים לסיים, לחזק או לסיים קשר עסקי. שנית, זה מרמז על תקשורת מילולית בין בני שיח שיש להם סמכות לפתור בעיות עבודה, בעיות עסקיות. שלישית, בעזרת שיחה, התוצאה מושגת הכי מהר.

שיחה עסקית היא סוג של תקשורת דיבור, ובניגוד לשיטות תקשורת אחרות, כמו פגישה, התכתבות עסקית, שיחות טלפון, יש לה מספר יתרונות:

• שיחה עסקית מאפשרת להתמקד בבן השיח או בקבוצת האנשים המשתתפת בה, מה שאומר שהיא בעלת אוריינטציה אישית.
• תקשורת ישירה מתקיימת בסביבה נוחה לשני הצדדים, הדבר מוביל לחיפוש מהיר יותר אחר פתרונות לבעיות.
• כמו כן, אווירה נינוחה יוצרת תנאים נוחים יותר ליצירת קשרים אישיים חזקים, אשר בתהליך העבודה מביאים לתקשורת קלה יותר בין הצדדים.
• הזדמנות טובה לגישה גמישה יותר לנושא השיקול.
• צמצום הזמן המושקע, מכיוון שבן השיח מגיב להצהרות באופן מיידי, הדבר תורם להשגה מהירה של המטרות שנקבעו.
• הרבה יותר קל לשכנע את בן השיח בנכונותך ובתקפות העמדה הנדרשת, מה שיוביל לקבלת הצעה משתלמת יותר עבורך.
• רמת הכשירות של המנהל הולכת וגדלה בהתחשב בהערות וההערכות מהצד השני.

המשימות שמבוצעות על ידי ניהול שיחה מגוונות מאוד.

שיחה עסקית מכילה מספר פונקציות החיוניות למשא ומתן. אלו כוללים:

• עובדים באזור אחד יכולים לדון באופן מיידי בנושאים דחופים ולמצוא להם פתרון;
• בהיותו באותו חדר, שותפים מחפשים במשותף אחר פתרונות, ונבחנים גם רעיונות שונים כדי להתקדם לעבר המטרה;
• סבירות גבוהה לסיום עסקאות רווחיות לעסקים;
• הפעילויות העסקיות השוטפות מתואמות, מה שמוביל לבקרת איכות של המשימות שבוצעו;
• קל לשמור על קשרים עסקיים ברמה מתאימה במהלך השיחה, ולא במהלך התכתבות;
• יש גירוי של עובדים באמצעות רעיונות מוטיבציה להשתתפות פעילה בעסקים.

ראיונות עסקיים יכולים להתבצע בשלושה מצבים שונים: העסקת עובד חדש, פיטורין או קיום שיחה מאלפת על הפרות משמעת.

ראיון עבודה מתקיים במתכונת של שאלות ותשובות, שדומה יותר לביצוע ראיון. העיקר לקבל מידע מהימן על העובד החדש על מנת לזהות את תכונותיו המקצועיות.

המשימות העיקריות של הראיון בעת ​​הגשת מועמדות לעבודה:

• לברר את הסיבה שבגללה אדם מחפש עבודה;
• לקבוע את כשירותו בתחום העבודה הנדרש;
• לזהות את החולשות והחוזקות שלו, את תכונות האופי הראשי, אולי, את המוזרויות של המזג;
• לברר על ההישגים שהשיג העובד בעבר;
• לשאול איזה משכורת הוא מצפה;
• לקבוע לאילו הנחיות הוא מצפה מהרשויות;
• לקבוע אילו בוסים טובים ויעילים עבורו.

שיחה עם פיטורי עובד מהעבודה מתחלקת לשני סוגים: פיטורים מעצמם וכפייה (בשל צמצום כוח אדם וכו').

כאשר מנהלים את הסוג הראשון של שיחה, יש צורך:

1. זהה את הסיבה האמיתית לפיטורי העובד.
2. קבעו כיצד הונעה לו, מה גרם להחלטה כזו (אולי, חוסר שביעות רצון מתהליך הייצור או חוסר תשומת לב מצד המנהל, טינה כלפי עמיתים).
3. גלה מה לא התאים לו בעבודה ולהיפך. השלב השלישי הוא האינפורמטיבי ביותר.

הצורך בשיחה כזו טמון במשימה העיקרית של הבוסים - לדאוג לתיקון טעויות בפעילות הניהולית, ולפקח על כך בכל רמת ייצור.

שיחה עם עובד שצריך לפטר נקראת בספרות זרה מיוחדת "שיחת פרידה". זה מתקדם אחרת:

1. השיחה אף פעם לא מתוכננת לפני סופי שבוע או חגים, כי זה יכול להרוס את מצב הרוח ולהשפיע לא רק על העובד עצמו, אלא גם על משפחתו ויקיריו.
2. השיחה אינה מתבצעת במקום עבודתו של העובד, כמו גם בחדר בו עובדים מספר רב של אנשים, הדבר גורם לעומס רגשי רב על הכפוף שעלול לגרור אחריו השלכות מסוימות.
3. השיחה נמשכת 20 דקות, כי העובד, ששמע את החדשות הלא חיוביות, אינו מכוון רגשית להקשיב למה שאומרים לו ולהרהר בעובדות השונות שהמנהל מנסה להעביר, נכנס לסיטואציה.
4. על הבוסים להיות מדויקים בהצגתם ולנכונים, אחרת עלולים לעקוף את העובד ספקות לגבי הגינות המילים שהובעו, מה שיוביל למחלוקות וערעורים על החלטות. אנשים רגשניים במיוחד יכולים לפרוץ בבכי ממש במקום.

בפרקטיקה זרה קיימת "תכנית שיקום" מיוחדת למפוטרים. בפועל, הבוסים מחפשים מקומות פנויים במפעל אחר כדי שהעובד, נואש מכוחו, לא יוותר. כמו כן, מאמינים כי תוכנית זו מועילה לשמירה על רמת הסמכות של המפוטרים בעיני עמיתים ומשקי בית.

בתורו, שיחות משמעת מתקיימות במקרה של הפרה של כללים כלשהם. הם דורשים מההנהלה הערכה ביקורתית של עבודת העובד. לכן, שיחה כזו דורשת:

1. המנהל מחויב לקבל את כל המידע הדרוש על העובד ותפקידו על מנת למנוע מצבים מוטעים. אפיון העובד צריך להיות מדויק ונרחב ככל האפשר.
2. מידע צריך להינתן בתורו, כי שיחה מובנית היטב מובילה להבנה טובה יותר של הבעיה מצד הכפוף.
3. יש כלל יחיד: אתה לא יכול לבקר את אישיותו של העבריין, תשומת לב מוקדשת רק למשימה שהושלמה בצורה לא נכונה. הגדרה זו צריכה לחול תמיד.

כלי מרכזי הוא היכולת לשאול שאלות. תמיד כדאי להקפיד על מערכת הכללים הבסיסית לתקשורת דיבור יעילה:

• יש צורך ליצור קשר נכון וברור עם בן השיח המסופק לך על מנת להגיע לתוצאה טובה ולצמצם את הזמן לתקשורת מיותרת.
• יש לקחת בחשבון איזה סוג עבודה הוא עושה, לקבוע את סמכויותיו הרשמיות, לשאול את שאלת גבולות אזור העבודה, כדי לדעת על מה בדיוק אחראי העובד.
• ניסיון חיים וניסיון תעסוקתי, כמו גם תחומי העניין שלו מחוץ לתחום העבודה, תמיד יש לקחת בחשבון את תהליך החשיבה שלו. כל אדם הוא אינדיבידואלי, מה שאומר שכל אחד צריך את הגישה שלו. שיטת הביטויים הקלישאתיים לא תעבוד כאן, תמיד צריך לחשוב.
• יש להתייחס לעובד בכבוד, לא לשים לב לליקויים האפשריים בדיבור או לליקויים חיצוניים.
• המטרה העיקרית של שיחה עסקית היא תהליך מסירת המידע, עליה להיות מאורגנת בצורה ברורה בהתאם לתוכנית, לא לפחד להעלות את הרעיונות שלך, להפריך את טיעוני בן השיח, לבחור את הטיעון הנכון, לנסח במדויק את הצהרותיך, וכן לא לשפוך מים. זכרו, החלטה תמיד באה בעקבות דיון.

• אם אתם שואפים להבין טוב יותר את מהות הבעיה שנוצרה, תוכלו להימנע משיחות ארוכות ומיותרות "מסביב ומסביב", זה יעזור לכם להשפיע בצורה חזקה יותר על האדם או קבוצת האנשים המעורבים בשיחה העסקית.
• הצגה וניסוח נכון של הבעיה יובילו אתכם להערכות שיכולות לעורר את בן השיח לבטא את יחסו לבעיה, או להניע אותו לחפש פתרונות, לשחרר אותו ולהכריח אותו להעלות רעיון. הסיווג חייב להיות ברור.
• הארגון הנכון של הדיאלוג יעזור לך להבין טוב יותר את היריב שלך, יעזור לך להימנע ממבוי סתום או מצבים שיכולים להכעיס, לעצבן, לעצבן. זה יעזור לשמר את האווירה הטובה ביותר של השיחה ולהשאיר רושם נעים לאחר מכן.

ברור שהכללים להתכונן לשיחה עשויים להשתנות, ואף אחד מהם אינו יכול להיקרא בלתי תקף. הכל תלוי במצב המתפתח. עם זאת, זה יעזור לציין את אפשרויות ההכנה הבאות:

• מלכתחילה, זה כולל עריכת תוכנית ראיונות;
• לאחר מכן איסוף ועיבוד החומר שהתקבל על מנת להגביר את הכשירות בשאלה המובילה;
• תמיד יש לך את הזכות לערוך את המידע הקיים, בשביל זה שיחות עסקיות מומצאות.

בחירת המקום הנכון לראיון יכולה בהחלט להשפיע על תוצאת הראיון. ישנן מספר גישות שונות בהתאם למצב. אדם שאינו עובד במשרדך עשוי להיות מוזמן לראיון מחוץ לבניין המשרדים.

דוגמה נוספת: מפגש במשרדו של המראיין, זה נקרא בדרך כלל חדר מיוחד. זה חייב להיות מצויד בכל מה שאתה צריך. הסביבה סביבך ובן השיח שלך צריכה להיות נוחה ככל האפשר, הגורם העיקרי הוא רוגע.

נתק את כל הטלפונים. הזהירו את הקולגות, המזכירה על פגישה מתכוונת, כי זרים, שיחות טלפון מיותרות פשוט מעצבנות, זה יכול להפריע להשגת המשימות, פשוט להפריע לתהליך.

ישנם מספר כללי "ברירת מחדל" אשר בעדינות, אך יכולים להשפיע באופן משמעותי על התוצאה של שיחה עסקית. הטכניקות בהן נעשה שימוש מובילות לרוב לתוצאות חיוביות. יש צורך ליישם את המודלים הבסיסיים של התנהגות של בני זוג במהלך השיחה. עקרונות עסקיים מבניים יעזרו לך גם להתקדם בסולם התאגידים.

אין צורך להיפגש עם עובדים במקום העבודה. מקום המפגש יכול להיות מסעדה, בית קפה, מועדון ואפילו בית. המטרה שיש לשאוף אליה היא נוחות. הנוחות היא שעוזרת להשיג את התוצאה הטובה ביותר. אבל לא צריך להיסחף יותר מדי, אם המצב נראה יותר כמו "אינטימי", זה יכול להוביל לתוצאה הפוכה.

הזמן בו תחליטו לנהל שיחה עסקית היא נקודה חשובה מאוד. רק לאחר שחשבתי על הנקודה הזו, כדאי לקבוע פגישה. זה יעזור לך וישחק לידיים שלך, אם אתה רוצה להעביר את היוזמה לצד שלך, כמובן, ובכך יהיה קל יותר לשלוט במצב עצמו.

לאחר שהחלטתם על המקום והזמן, עליכם להגדיר לעצמכם יעדים מסוימים שאתם הולכים או רוצים להשיג, לאחר מכן לפתח אסטרטגיה שתפעל לשם כך, ולאחר מכן לגבש את מבנה השיחה. חשוב להתחשב גם במיקום המשתתפים. הטכנולוגיה העיקרית היא שעליכם להסתכל על בן השיח ישירות ובאותה רמה.

עובדות התורמות להצלחת שיחה עסקית. קודם כל, זה צריך לכלול מקצועיות, אחרי הכל, היכולות בתחום הנבחר וראייה ברורה של הבעיה הם שיעזרו לך לסלוח ולהתמודד במהירות עם משימות ולהשיג את המטרה הנדרשת.

• התמקדות מתמדת בתוצאה תהיה היתרון שלך, רק חתירה ישירה אחר המטרה מובילה להשגתה, שום דבר לא ישתנה אם תמשיך לשכב על הספה.
• קצב, יש צורך לתאר בבירור את המשימות והיעדים על מנת לעקוב אחר התוכנית בצורה ברורה.
• עושר ההנמקה ייצור את הרושם שאתה האדם המתעניין ביותר, ותקבל את ה"פשטידות".
• אבל אסור לשכוח את המסגרת להעברת מידע, אם כי קצת הומור עדיין יתאים.
• אל תפחד אם השיחה לא תעבור בצורה חלקה מיד, לעתים קרובות הסיבה לכישלון נעוצה לא רק בך, אלא גם במצב הרוח של בן השיח שלך.
• אופן הצגת המידע חשוב מאוד. אתה תמיד צריך לבחור את המילים הנכונות. הטיעונים חייבים להיות חזקים. מצב הרוח אדיב. יש ביטחון בקול.

• יש להימנע מוויכוחים ומתחים מיותרים בשיחה. ראשית, העריכו ברוגע את המצב, נסו לנתב את השיחה בכיוון הנכון בעזרת שאלות הבהרה. אל תפגין ספק עצמי או חוסר הגנה בשם המטרה - לשכנע או לשכנע יתר על המידה את בן השיח.
• שיפוטים קטגוריים חסרי מעצורים יהרסו את מהות השיחה, אסור לשכוח זאת. אנשים לרוב לא יכולים להסכים, כי "כמה אנשים - כל כך הרבה דעות". מצא פשרה, זו תמיד הייתה הדרך הטובה ביותר להתמודד עם שאלות ובעיות יוצאות דופן.
• אם אתה צריך לענות על ההתנגדויות שהועלו, נסה תחילה להרוויח זמן ולאפשר לבן השיח לענות באופן עצמאי על שאלותיו, ואולי, להפריך אותן.
• לשם כך מתאימה דחייה עקיפה של הבעיה, האזנה למספר התנגדויות, כדי לתפוס את העיקר, יש צורך להמשיך לדבר בנימה רגועה, ויש לרכך את הניסוח אם התשובה לא ממתינה;
• הטיות ושיפוטים אישיים לא יעזרו לך;

• אין למהר להגיע למסקנה, כי יש הבדל בין עובדה לדעה;
• במקרים שבהם בן השיח מנסה "לעורר" אותך בהתנשאות חיה ומנסה להתווכח, עליך לנקוט בעמדה של "המתנה" ולהמתין עד שהוא עצמו יגיע למבוי סתום;
• אל תשכח: ההחלטה צריכה תמיד לעקוב אחר הדיון, אחרת, בן השיח עלול לבקר אותך, או להסכים עם כל מה שלא יוביל לתוצאה טובה.

שיחה מובנית כהלכה היא העוזרת הנאמן שלך. לשם כך יש להתכונן לשיחה מראש, לקבוע את מקום וזמן הפגישה, להכין את הכניסה הנכונה למגע עם בן השיח, לנסח נכון את הצהרת הבעיה, לבחור את הטיעון הנכון או ההפרכה של טיעוני בן השיח, לנתח אפשרויות יציאה חלופיות, לבחור את הפתרון האופטימלי, לתקן את ההסכם, להיפרד נכון.

בסיום השיחה כדאי לנתח את טקטיקת התקשורת שלכם, כמו גם את תוצאת השיחה.

העסקת עובדים דורשת מידה מסוימת של מאמץ, ידע וניסיון מהמנהל. למורכבויות של ניהול שיחה עסקית בראיון, ראה להלן.