מזכירת מקצוע

במשרד של כמעט כל חברה מודרנית, המזכירה תופסת מקום מיוחד. זהו מומחה שעוזר לשמור על הארגון מאורגן ופועל. למעשה, מדובר במתווך בין המנהל, העובדים, השותפים והלקוחות. ככלל, קבלת משרה זו אינה קשה - לא תמיד נדרשים השכלה גבוהה וניסיון עבודה רב. ותוכל לבנות קריירה טובה ומעניינת בעתיד אם תבצע את תפקידך ביעילות ובאחריות.

מקצוע המזכירות מוזכר עוד מימי רומא העתיקה. לדברי היסטוריונים, עובדים כאלה נשכרו על ידי פטריציאנים ואזרחים אצילים או פשוט עשירים של המדינה. כמזכירים הועסקו גברים מהשכבות הנמוכות עם השכלה טובה. התפקידים של עובדים כאלה כללו אז עבודה משרדית, התכתבויות ולעיתים גם כספים ואפילו סודות המעסיק.

ברוסיה, תפקיד המזכיר הופיע בשנת 1720 הודות לפיטר הראשון. למקצוע הוטלו דרישות מחמירות - השכלה, ידע טוב בחוקים, הבנת כל הדקויות והפרטים. תפקיד המזכיר האישי מבוקש מאז 1840 - מנהלים רבים של מפעלים שונים זקוקים לעתים קרובות לעוזר אישי.

המקצוע המודרני של מזכירה הוא לרוב קבלה ועבודה ארגונית במשרד - עוזר לא רק למנהל, אלא לעמיתים ולמבקרים.כיום, המזכיר נחשב לפנים של החברה, ולפי המראה שלו, המבקרים שופטים את יציבות המפעל כולו. כיום, מקצוע זה נחשב בעיקר לנשי בגלל הספציפיות שלו. במהלך התפתחות המקצוע נוצרו מספר כיוונים של המזכירות, בהתאם להתמחות.

• מזכירת משרד (מנהלת משרד). האחריות היא חלוקת שיחות טלפון, מפגש עם אורחים, מילוי הנחיות מההנהלה והקפדה על תפקוד יציב של המשרד (הזמנת ניירת, מים וכו'). כדי לקבל משרה, עובד אינו זקוק לחינוך מיוחד. בסולם הקריירה, מיקום זה הוא לרוב עמדת המוצא.

• מזכירה-עוזר. התפקיד דומה לזה של מנהל משרד, אך אחראי ומורכב יותר. כאן, האחריות תהיה הכנת פתרונות עיצוביים, עריכת מסמכים, ניסוח טקסטים לנאומי ראש באירועים שונים וכן בקרה חלקית על עבודת עובדי הארגון. קבלת משרה כזו מצריכה חינוך מיוחד (קורסים, מרכז הדרכה).

• עוזר אישי למנהל. תפקיד זה נחשב למכובד. עוזר כזה צריך לבנות קשרים עם ההנהלה וליצור אווירה של אמון. לביצוע תפקידים תזדקק לידע בפרטי המקצוע, יסודות העבודה המשרדית, עמידות בלחץ וביטחון עצמי. העבודה מורכבת לרוב מפתרון בעיות ארגוניות ואדמיניסטרטיביות.

בנוסף למקצועות אלו, ישנן מספר התמחויות בעלות ספציפיות צרה.

• פָּקִיד. עובד שמארגן תיעוד, עורך חשבוניות, רושם תכתובות נכנסות ויוצאות, יוצר ארכיון.
• מזכירה-מתרגמת. בנוסף לאחריות הבסיסית, תידרש רמה גבוהה של כישורי שפה זרה. העובד לוקח חלק במשא ומתן עם שותפים זרים.
• מזכירת המשפטים. העובד מכהן בבית המשפט, בודק נוכחות אנשים בישיבות, מנהל פרוטוקולים מהדיון, עורך פעולות שיפוטיות ומבצע פקודות שונות של השופט.
• מזכיר טכני. למילוי התפקידים יש להכיר את שיטת ההקלדה ה"עיוורת", לענות לשיחות טלפון ולהיות מסוגלים לעבוד עם ציוד משרדי.

מאפיינים אופייניים נוספים של המקצוע המודרני הם:

• תכתובת עסקית;
• מהירות גבוהה של הקלדה בשיטת "עיוורת" - מבלי להסתכל על המקלדת ושימוש בכל 10 האצבעות;
• היכולת להשתמש במגוון ציוד משרדי;
• היכולת לארגן תיעוד (התכתבות, ארכיון).

יתרונות המקצוע כוללים את הדברים הבאים:

• אין פעילות גופנית;
• יש הזדמנות לרכוש מיומנויות תקשורת חשובות וליצור קשרים שימושיים;
• אין צורך להתמחות כדי לקבל עבודה;
• עבודה בתנאים נוחים;
• במקרים מסוימים, אתה יכול להשתמש בציוד משרדי למטרות אישיות (מכונת צילום, סריקה);
• לפעמים אפשר לשלב לימודים ועבודה.

כמו בכל מקצוע אחר, לתפקיד המזכירה יש חסרונות:

• הימצאות מתמדת מול ההנהלה;
• מראה יומיומי ללא רבב (חשוב במיוחד בחברות גדולות);
• משימות דומות ועבודה שגרתית (לרוב אופיינית לארגונים קטנים);
• העבודה היא לעתים קרובות מלחיצה;
• מילוי פקודות אישיות של הרשויות שאינן קשורות לעבודה;
• לעיתים רחוקות יש הזדמנות למימוש עצמי;
• מצב הפעולה עשוי להיות לא סדיר.

נקודת המבט ההתפתחותית של המזכירה מוטלת לעתים בספק. יש מנהלים שלא ממהרים לאבד עובד טוב ולהעבירו לתפקיד אחר.אחרים מבינים ולעתים קרובות מקודמים לעובדים אחראיים, חרוצים ומקצועיים.

מסמך שנועד להסדיר את הזכויות והחובות של עובד הוא תיאור תפקיד, חשוב לא פחות למזכירה ולהנהלה. הוא מכיל את הזכויות והחובות של שני הצדדים להסכם העבודה, מה שמאפשר להשתמש בו ככלי לתיאום יעיל של תהליכי הייצור.

אין צורה אחת של הוראה, אז אתה יכול לחבר אותה באמצעות תבנית מוכנה, או לפתח מסמך משלך. בעת עריכת המסמך, חשוב לקחת בחשבון שבכל חברה מזכירות מבצעות תפקידים שונים, למרות אותה עבודה בסיסית.

יש לערוך את תיאור התפקיד תוך התחשבות בסטנדרט המקצועי ולכלול את הסעיפים העיקריים הבאים.

• הוראות כלליות.
• פונקציות.
• אחריות בעבודה.
• זכויות.
• אחריות.

בנוסף לתחומי האחריות העיקריים, מותר להכניס פונקציות נוספות בתיאור התפקיד, תוך התחשבות בהתמחות. אז, ההנחיות של פקיד, מזכיר טכני, מזכיר צבאי או מדעי יכללו פונקציות מזכירות בסיסיות דומות, אך שונות בתפקידים מיוחדים שיצטרכו לציין במסמך.

במובן הקלאסי, ניתן לייחס את הפונקציות הבאות לחובות המאוחדות העיקריות של המזכיר:

• מבטיח את הפעילות המנהלית של הראש;
• מנהל התכתבות עסקית, לרבות שיחות ומיילים;
• מקבל ומפיץ מחדש תכתובות, מכין ושולח תשובות למכתבים שהתקבלו;
• אוסף ומעבד את המידע הדרוש למנהל, מספק עבודה משרדית;
• מקבל מסמכים מהעובדים להמשך העברה להנהלה לחתימה ועיון;
• מכין פגישות, פגישות וכנסים, מנהל פרוטוקולים;
• רוכשת כלי כתיבה ומוצרים אחרים הדרושים להבטחת תפקוד חלק של המשרד;
• פותר משימות ארגוניות לקליטת עובדים ומבקרים;
• מבצע עבודות אחרות הקשורות לתפקיד.

בנוסף, החובות עשויות להיות:

• בקרה על ביצוע פקודות ופקודות;
• סריקה והעתקה של תיעוד;
• ביטול או דחיית מועדים;
• הזמנת כרטיסים וחדרי מלון;
• הכנת דוחות על הוצאות נסיעה;
• הכנת משקאות ופינוקים לאורחים.

המזכירה בעבודה לעיתים קרובות והרבה צריכה לתקשר עם אנשים שונים, ולכן מומחה טוב חייב לעמוד בדרישות הבאות:

• נִקָיוֹן;
• דיוק;
• חֶסֶד;
• תרבות דיבור;
• חַברוּתִיוּת;
• חוסר הרגלים רעים.

מאחר והמזכירה היא "הפנים" של החברה, המראה הנעים של העובד הוא קריטריון חיוני. חשוב לציין כאן שאנחנו מדברים על תחושת סטייל ונוכחות טעם, ולא על מראה דוגמני. נשים הופכות לרוב למזכירות מכיוון שהן נחשבות לגמישות יותר, עמידות במתח ומסוגלות ליצור אווירה נעימה במשרד.

הספציפיות של עבודת מזכירות היא לעזור באופן קבוע למנהל בעשיית עסקים. מסיבה זו, תכונות מקצועיות כאלה חשובות ביותר:

• אחריות;
• דיקנות;
• תשומת לב;
• חָרִיצוּת;
• יכולת למידה;
• אִרגוּן.

כדי לקבל עבודה כמזכירה, לעתים קרובות אינך זקוק להשכלה גבוהה; קורסים מיוחדים שהושלמו מתאימים למדי. הידע שנצבר בתחום הפסיכולוגיה, קריאה מהירה והסטנוגרפיה יהיה שימושי. את הידע הבסיסי במקצוע המזכירות ניתן לקבל במכללות מתמחות. הכשרה כזו זמינה לבוגרי כיתות ט' או יא' בבית הספר, ותימשך 1-3 שנים, בהתאם לחינוך התיכוני הקיים.

אם הבחירה נפלה על חברה מוכרת, אז חשוב לקבל השכלה מיוחדת. לדוגמה, תחת משרד החוץ של הפדרציה הרוסית יש מרכז הדרכה שמכשיר מזכירות. המרכז מלמד את התלמידים אוריינות מחשב, יסודות העבודה במשרד, אתיקה ונימוס עסקית ואנגלית. מכיוון שאוניברסיטאות מקומיות אינן מציעות הכשרה בעבודת מזכירות, למועמדים עם דיפלומות בפילולוגיה, תקשורת, פסיכולוגיה ותחומים דומים אחרים יש יתרון. חברות מסוימות מספקות הכשרה למועמדים שהם מוכנים לגייס.

אתה יכול לעבוד כמזכיר בארגון בעל מוניטין, בעסק קטן ובסוכנות ממשלתית, למשל, בבית ספר או באוניברסיטה. היום כמעט כל מנהיג צריך מזכירות או עוזרים. תפקיד המזכיר עטוף במיתוסים שונים - חלקם מדברים על פתיחת קריירה מעניינת במקצוע זה, בעוד אחרים טוענים שאין למעשה קידום.

למעשה, קידום בקריירה תלוי במידה רבה בתכונות האישיות. יוזמה ועבודה קשה יעזרו לך לעבור לתפקיד גבוה יותר בחברה, למשל, תחילה כעוזר מנהל, ולאחר מכן להפוך למנהל. המשך הפיתוח בחברה יהיה בידיו של המומחה עצמו.

בתחילת קריירה קשה לסמוך על שכר גבוה. מעסיקים בדרך כלל מציעים לעובדים ללא ניסיון משכורת של 15,000-20,000 רובל. בהתאם לאזור המגורים. בערים גדולות השכר בדרך כלל גבוה יותר. השכר הממוצע של עובד מנוסה הוא 30,000-45,000 רובל. ברחבי רוסיה. מומחים מוסמכים יותר, למשל, עוזרים אישיים למנהלים ועוזרים, מרוויחים 60,000-80000 רובל.