מזכירה-קלדנית מקצוע

מכונות כתיבה נעלמו משימוש והלכו למוזיאון, אבל הצורך באדם שאוסף מסמכים, מכניס אותם לתיקיות הנכונות, פוגש מבקרים ועונה לשיחות טלפון לא הלך לשום מקום. במאמר נספר לכם על המקצוע של "מזכירה-קלדנית" בעולם המודרני - תכונותיו, דרישותיו והיכן דרושים מומחים כאלה כיום.

מזכירת קלדנית היא אחת מתפקידי המזכירות הזוטרים. למרות שכיום המומחה הזה כבר לא עובד על מכונת כתיבה, אלא על מחשב, השם נשמר לא רק על ידי המסורת, אלא גם על מנת להדגיש את אופי הביצוע של העבודה. (בניגוד לתפקידי מנהלה ומזכירות בדרגה גבוהה יותר - עוזר מנהל, מזכיר-עוזר, פקיד, מנהל משרד).

מידע על המקצוע, התפקידים שבוצעו כלול בשני מסמכים:

• "ספר עיון כשירות מאוחד של תפקידים של מנהלים, מומחים ועובדים אחרים" - בקיצור EKS (נקרא בעבר ETKS);
• תקן מקצועי "מומחה בניהול ארגוני ותיעודי של הארגון".

העדיפות ליישום היא הסטנדרט המקצועי. הוא מותאם לפרטים הספציפיים של השוק המודרני, מכיל תיאור מלא ומפורט יותר של פונקציות העבודה.

התקן המקצועי מסווג את תפקיד המזכירה-קלדנית לדרגת הסמכה ג' - כלומר, תפקידיה כרוכים בשליטה על העבודה על ידי מומחה בכיר, מינימום החלטות עצמאיות ותפקודים ניהוליים.

המשימה העיקרית של המזכירה-קלדנית היא סט של טקסטים ומסמכים, שכפול ושיטתיות של מידע לפי תבנית (סריקה, העתקה, הדפסה חוזרת של מסמכים, מילוי טפסים סטנדרטיים, מיון תכתובות, רישום מסמכים נכנסים ויוצאים).

כמו כל מקצוע, למקצוע של מזכירת קלדנית יש מאפיינים משלו:

• העבודה מאופיינת באופי מלחיץ למדי, בעוד שהעובד חייב להיות מסוגל לבצע עבודה מונוטונית של הקלדה, ולתקשר עם אנשים, להיות הפנים והקול של החברה.
• אין רשימה נוקשה של תפקידים - המזכיר מבצע פקודות שונות של הראש;
• תפקיד זה הוא התחלה מצוינת לקריירה והזדמנות לצבור ניסיון שימושי עבור מנהל עתידי;
• העבודה נחשבת נשית (הדבר אף בא לידי ביטוי בכותרת), אם כי מזכירים גברים מבוקשים לא פחות;
• המיומנות העיקרית היא לבנות נכון קשרים עם הצוות, ולא מהירות ההקלדה.

על בסיס הדרישות הכלליות של התקן המקצועי, פותח תיאור תפקיד פנימי בכל ארגון - המסמך המרכזי המסדיר את הזכויות והחובות של העובד.

במסמך זה נקבעת רשימת הפונקציות שמבצע עובד בארגון מסוים. בהוראה טיפוסית, הפונקציונליות יכולה פשוט לחזור על ההוראות התואמות של התקן (קודם לכן הסעיף "אחריות" הועתק לעתים קרובות לחלוטין מה-CEN). בדרך כלל, להוראות יש את הנקודות הבאות:

• מדפיס חומרים שונים בכיוון הראש;
• מארגן שיחות טלפון של הראש.

במידת הצורך, ניתן לפרט, לפרט, ולהרחיב או לצמצם את היקף האחריות בהשוואה לתקן, אם מאפייני הארגון מחייבים זאת. למשל, למזכירה-קלדנית בבית הספר, ניתן לציין נקודות שהיא מארגנת הוצאת תעודות המאשרות עבודה או לימודים בבית הספר, מנהלת פנקס תלמידים. ובחברה מסחרית, אלו עשויות להיות הוראות על ניהול יומן נסיעות של שליחים והנפקת תעודות רלוונטיות.

התקן המקצועי קובע את דרישות המינימום למינוי מזכירה-קלדנית - לשם כך מספיקה השכלה תיכונית מלאה.

קורסים מיוחדים יהוו יתרון נוסף. יתרה מכך, לא ה-CEN ולא התקן המקצועי מגבילים בשום צורה את הדרישות לתעודת סיום קורסים כאלה. לכן, תוכלו לבחור כל תכנית הכשרה למזכירות מתוך רשימה ענקית של הצעות ממרכזי הכשרה ציבוריים ופרטיים.

למרות שהקלדנית המזכירה אינה דורשת רקע חינוכי וידע אקדמי רציני, היא זקוקה למערך רב של מיומנויות מעשיות:

• מיומנויות מחשב בטוחות, ידע בתוכנות משרדיות, יכולת עבודה עם ציוד משרדי, אוריינות, מהירות הקלדה מהירה;
• יכולת עבודה בתיעוד במסגרת כשירותם - להכיר את הכללים לעריכת מסמכים תקניים, מכתבי שירות, כללי מיון ורישום תכתובות ומסמכים נוספים;
• מיומנויות תקשורת מפותחות, יכולת לבנות מערכות יחסים עם שותפים, לקוחות, עובדים, ידע באתיקה ונימוס של תקשורת עסקית, כללים לעבודה עם נתונים סודיים וקנייניים;
• הכרת תקנות העבודה.

למומחה חייב להיות לא רק כישורים מקצועיים, אלא גם תכונות אישיות מסוימות: עליו להיות בטוח בעצמו, מנומס, יציב רגשית, להיות מסוגל לנווט במהירות במצב, לפתור קונפליקטים, לעבוד הן במצב ריבוי משימות והן במצב עבודה שגרתי, להיות בעל ארגון עצמי גבוה, קשב, אחריות.

בעבר עבדו מזכירות קלדניות בלשכות מכונות. כיום עבודתו של מומחה זה מבוקשת ביותר בארגונים הבאים:

• במדינה, מבנים אדמיניסטרטיביים;
• במוסדות חינוך (בית ספר, מכללה, אוניברסיטה);
• במשרדי עורכי דין, עורכי דין פרטיים, נוטריונים;
• בארכיון.

כמו כן, ניתן לפתוח משרה פנויה בכל ארגון אחר. יחד עם זאת, בחברות פרטיות ניתן לקרוא לתפקיד לא רק המזכירה-קלדנית, אלא גם המזכירה-מנהלת, המזכירה בקבלה, המזכירה.