מיהו עוזר מזכיר ומה הוא עושה?

תפקיד המזכירה הוא מזמן הנחשק ביותר עבור נשים רבות. בעבר, ככלל, כמעט דבר לא נדרש מעובד כזה, למעט מראה אטרקטיבי. עם זאת, כעת הכל השתנה, לפעמים עובד כזה הוא חלק חשוב בצוות וחייב להיות מוכן לבצע פונקציות רבות. כתוצאה מכך, הוא לרוב עסוק מאוד בעבודה. קראו על מהן תחומי האחריות הללו, באילו דרישות יש לעמוד על מנת לקבל הצעת עבודה, קראו במאמר זה.

מקצוע המזכירות חוזר לימי רומא העתיקה. ה"מזכירים" היו אנשי סודם של הקיסרים - אנשים בעלי השפעה פוליטית רבה. מקצוע זה קיבל את תחילתו החדשה במהלך מלחמת העולם הראשונה, אבל זה כבר אומר ביצוע תפקידים אחרים לגמרי. עד כה שרדו רק הדים למשמעות המקורית של "מזכיר" בדמות תפקידים כמו מזכ"ל ומזכיר המדינה.

כיום, מקצוע מזכירה-עוזר מצריך ביצוע עבודה הקשורה למסמכים, ארגון העבודה המשרדית, ניהול הציוד המשרדי ותפקידים נוספים. כישורי תקשורת וקשב נחשבים כישורים חשובים עבור עוזר מזכיר. הקידומת "רפרנט" פירושה שהעובד יתקשר עם הבוס על ענייני עבודה שונים. ניכר כי התחרות בין המעוניינים לתפוס תפקיד זה היא גבוהה, במיוחד בחברות או חברות גדולות. הספציפיות של הכישורים שעל מזכירה להחזיק יכולים לפעמים להיות תלויים בתחום הפעילות של המשרד.במילים פשוטות, בחברת שיווק טכנולוגית, המזכיר יצטרך לדעת את המורכבויות של משא ומתן עסקי. עם זאת, זה כלל לא הכרחי, עבור כל חברה הכל אינדיבידואלי.

חברות גיוס גדולות טוענות כי תפקיד זה, לצד תפקיד הנהג ועבודות דומות נוספות, כרוך בהרבה שעות נוספות. אנשים בתפקידים אלו נאלצים להסתגל ללוח הזמנים של הממונים עליהם ולהיות מוכנים לעבוד כמעט 24/7. כיום צוברות פופולריות "מזכירות וירטואליות", המבצעות את רוב תפקידיה של מזכירה מן השורה עבור אותן חברות שאין להן אפשרות לשכור משרד או פשוט אינן עושות זאת בשל חיסכון בעלויות. בנפרד, יש לציין את חשיבות הופעת המזכירה. על המזכירה להתלבש בסגנון עסקי, להימנע מאיפור ותסרוקות בהיר, ראוותני ולא הולם.

מסמך זה מכיל את כל תחומי האחריות הקשורים לפעילות העובד. כמו כן, תיאור התפקיד מכיל את זכויות העובד ותיאור הדרישות עבורו. מסמך זה מכיל מידע על מי יצטרך להחליף את העובד במהלך היעדרותו. ראוי לציין גם את העובדה שבמידת הצורך ניתן לתקן ולשנות את תיאור התפקיד. זה יכול לקרות במקרים הבאים.

• שינוי תפקידי המזכירה-עוזרת.
• הופעת שינויים בתיעוד הארגון.
• הופעת שינויים במבנה הארגון.

להלן תחומי האחריות העיקריים של עוזר המזכיר.

• לעתים קרובות, האדם בתפקיד זה אחראי לספק למשרד ציוד משרדי. הוא צריך גם להזמין מצרכים במידת הצורך. האחריות הישירה של המזכירה היא להזמין מצנן מים ולנטר את מלאותו.
• על המזכירה-עוזרת לקבל שיחות למנהל ולעשות אותן "מסוננות".
• כמו כן עליו לארגן את הליך קבלת המבקרים.
• האדם בתפקיד זה כפוף ישירות למנכ"ל החברה. לפיכך, רוב התפקידים שבוצעו יהיו קשורים לבקשותיו ולפקודותיו.
• רשימת האחריות כוללת גם קליטה ושליחה של תכתובות שהתקבלו ונשלחו, הכנת כל המסמכים הדרושים לבקשת המנכ"ל, בקרה על מסמכים שעל המנהל לחתום עליהם.
• כמו כן, המזכירה מעבירה את המידע הדרוש מהמנהל לעובדים ולהיפך, מתקשרת לעובדים למנהל לפי הצורך.
• עובד זה גם מקיים אינטראקציה תדיר עם מחלקת המינהל. לפעמים הוא יכול לתאם עם עובדי מחלקה זו על אספקת ציוד משרדי וציוד. בשונה מהנקודה הראשונה שתוארה לעיל, נקודה זו לא תמיד מפורטת בתיאורי התפקיד של עוזרת המזכירה.
• על המזכירה להזמין כרטיסי טיסה ולהזמין חדרי מלון למקרה שהמנהל או עובדים אחרים יוצאים לנסיעת עסקים.
• בחלק מהארגונים, המזכירה מחויבת להודיע ​​להנהלה ו/או לעובדים אחרים על חגיגות, ימי הולדת וחגים קרובים לעובדים. לפעמים זה נעשה על ידי מומחה משאבי אנוש.
• מדי יום על המזכירה להכין את משרד המנהל לתחילתו של יום חדש - להדליק את האור, ציוד משרדי (מדפסת, מחשב וכדומה), להכין את המסמכים הדרושים.

המזכירה-עוזר חייבת להיות אחראית להזרמת המסמכים ואין לה זכות לחשוף מידע סודי. עובד כזה אחראי לבטיחות המסמכים ולהגשתם בזמן לרשויות. המזכיר אחראי לאי מילוי התפקידים הקבועים בתיאור התפקיד, דהיינו לאי מילוי תפקידיו, לרבות הפרות כגון איחור. לעובד עלולות להיות בעיות אם הוא מתרשל בעבודה עם תיעוד.

אחריות לגילוי מידע סודי השייך לקטגוריית "סודות מסחריים". חל איסור על עובד לפגוע במלאי, בפרט ברהיטים שסופקו לו או השייכים לחברה. המזכירה אחראית להתייחס לעובדים בחוסר טאקט או בגסות. מכיוון שהוא מתקשר עם כל העובדים האחרים כמעט מדי יום, המזכיר צריך להיות לא סותר ודיפלומטי.

ראשית, למזכיר-העוזר יש זכות לבקש מעובדים שונים מסמכים שונים להם הוא צריך לעבוד. המזכיר יכול לחלק את שיחות הטלפון שהתקבלו בהתאם לחשיבותן לפי שיקול דעתו. כך גם לגבי נוהל קבלת מבקרים בקבלה. כמו כן הוא יכול לדרוש הסברים מהעובדים אם הייתה הפרת משמעת. למזכירה-עוזר יש גם גישה למסמכים המסווגים כ"סודיים".

רק המנכ"ל יכול לפטר או להעסיק עובד כזה, ולא ראש מחלקה או מחלקה, כמו במקרים אחרים. כך גם לגבי הטלת נזיפות. המזכירה יכולה להציע הצעות להנהלה לשיפור ניהול מסמכים או נוהלי ניהול. זה גם יכול לייעל כמה זרימות עבודה. כמו כל עובד אחר, יש לו זכות לדרוש יצירת תנאי עבודה נוחים ואף עשוי לדרוש בעל פה הסברים מעובדים המפרים משמעת עבודה.

ככלל, עבודת המזכיר מוערכת על בסיס חריצותו ויעילותו. לפיכך, כישורים אחרים הם משניים. העובד חייב להיות מסוגל לתקשר עם אנשים, לנהל משא ומתן, לנאום טוב. חייב להיות מסוגל לפתור בעיות ארגוניות שונות, להשתמש בתוכנות Microsoft office - Excel, Power Point, Word ואחרות.

אין דרישות קפדניות לחינוך, כמו גם למומחיות המתקבלת. עם זאת, חייב להיות חינוך, גם אם תיכוני מיוחד. בוגרי משפטים מועדפים בשל העובדה שעיקר עבודתם קשורה לניהול רישום. רצוי ניסיון בעבודה של שנה לפחות. אלטרנטיבה לניסיון בעבודה עשויה להיות נטילת קורסי הכשרת מזכירות.

בחברות זרות, עובד עתידי עשוי להידרש לדעת שפה זרה מסוימת. המזכיר צריך להיות מסוגל לבטא נכון את מחשבותיו, לכתוב ולחבר מסמכים ללא טעויות דקדוקיות.

הביקוש למקצוע זה גדול. ככלל, פעילויות כאלה מתאימות ביותר לאנשי מקצוע צעירים שסיימו לאחרונה לימודים במוסדות חינוך. פעילות זו היא הזדמנות מצוינת ללמוד את מבנה עבודת החברה. הוא האמין כי בתפקיד זה אתה יכול לרכוש מיומנויות טובות של מנהל טוב לעתיד. מאחר והמזכיר-עוזר מבצע מגוון רחב של תפקידים, הוא עובד חשוב והכרחי גם עבור החברות הקטנות ביותר.