טיפים לכתיבת קורות חיים למזכירות

מזכיר החברה לוקח על עצמו את משימת ארגון הפעילות של קולקטיב העבודה ובפרט ראש החברה. מדובר בעוזר לראש החברה, ולכן יש דרישות די מחמירות למועמדים למשרה זו. הבה נתעכב ביתר פירוט בנושאי עריכת קורות חיים מוצלחים לתפקיד מזכירה.

עבודתה של כל מזכירה דורשת מיומנות לעבור במהירות מסוג אחד של פעילות עבודה לאחרת. אדם זה מבצע מגוון משימות, אך כולן מכוונות לסייע למנכ"ל החברה בעבודתו וכן לחסוך בעבודתו ובזמנו האישי. באופן מסורתי, פונקציות העבודה של מומחה זה כוללות עבודה משרדית, עבודה עם טלפון, מרכזיית טלפון אוטומטית וציוד משרדי, חלוקה מחדש של שיחות, כמו גם ארגון פגישות, נסיעות עסקים ועוד קצת עבודה.

• פְּקִיד קַבָּלָה אחראית על קליטה ראשונית של לקוחות ומבקרים, תקשורת טלפונית, קבלת פקסים וכן תמיכה שירותית במשא ומתן של הראש.
• אחריות התפקיד של המנהל כולל ארגון האינטראקציה היעילה ביותר של עובדי המיזם, שמירה על הסדר במרחב המשרדי, שירות ציוד משרדי, מתן למשרד החברה את כל כלי הכתיבה וכלי הבית הדרושים.
• המשימות של מנהל עוזר אישי הן מעט שונות. המומחה הזה תמיד מודע לאירועים הקרובים.על כתפיו נופלים קביעת ישיבות העבודה של הרמטכ"ל, מילוי משימותיו האישיות ומשימות רבות נוספות, שבדרך כלל מתנהלות במשא ומתן פרטני בכל מקרה ומקרה.
• פקיד בית המשפט בדרך כלל מוצמד לשופט אחד - עובד זה לוקח חלק בישיבות בית המשפט ומבצע את כל העבודות הדוקומנטריות הנדרשות. מזכירת המשפט עוסקת בארכיון מסמכים, בהעברת חומרים למשרד, בשמירת פרוטוקול הישיבה בבית המשפט וכן בשליחת הזמנה לדין. הדרישות לתפקיד זה גבוהות מאוד: על העובד להיות בעל השכלה משפטית גבוהה וניסיון מקצועי של שנתיים לפחות.
• מזכירת עיתונות מפקח על נושאי הצגת המותג, מקיים אינטראקציה עם התקשורת, אוסף מבחר חדשות רלוונטיות. העוזרת האישית מקבלת כל התכתבות, מכינה את כל המסמכים העסקיים לגוף ראשון בחברה, אוספת מידע בדרך זו או אחרת הקשורה בקבלת החלטות חשובות וכן מבצעת פקודות חד פעמיות מהראש.

כל קורות חיים מורכבים ממספר בלוקים. להלן המלצות מה לציין בכל אחת מהן עבור המזכירה העתידית.

בגרסה מורחבת, רשימת משימות התפקיד של כל מזכירה היא כדלקמן:

• קבלת מכתבים ובקשות נכנסות, הפצתם מחדש, העברה לאנשים אחראיים;
• קבלת תיעוד לחתימה על ידי המפקד;
• מענה לשיחות טלפון נכנסות והעברתן;
• ארגון משא ומתן עסקי עבור הצ'יף;
• הכנת ערעורים, מכתבים ומסמכים אחרים לבקשת המפקד;
• הכנת פגישות ופגישות עבודה, איסוף החומרים הדרושים, הודעה לכל משתתפי האירוע על מקום ושעת עריכתם, סיום פרוטוקול הפגישות;
• מתן שירותים לארגון מפגש אורחי הראש;
• בקרה על ביצוע פקודות המינהל על ידי עובדי החברה;
• אספקת הנהלת החברה עם ציוד משרדי, ציוד משרדי ואמצעים אחרים הדרושים לעבודה, התורמים לעבודה חלקה של כוח אדם;
• קבלת מבקרים;
• שמירה על ארכיון החברה;
• ארגון נסיעות עסקים לאדם הראשון בחברה: רכישת כרטיסים, וכן הזמנת חדרי מלון;
• ביצוע פקודות אחרות.

מועמד מצליח לתפקיד המזכיר חייב להיות בעל הכישורים הבאים, אותם ניתן לציין בקורות החיים:

• עבודה משרדית;
• ניהול שיחות טלפון;
• פגישה וייעוץ ראשוני עם לקוחות;
• שמירה על חיי המשרד;
• עיבוד התכתבות;
• ארגון אירועים ופגישות עסקיות;
• ניהול זמן של הראש;
• ידע בציוד משרדי ותכניות מחשבים משרדיים.

אילו כישורים נמצאים בעדיפות תלויה בתחום הפעילות של החברה... לדוגמא, אם תזדקקו למזכירה למרכז רפואי, אז כמעט ולא תזדקקו לידע מעמיק בעבודה משרדית ובזרימת עבודה, בקושי תזדקקו ליכולת עריכת מסמכים לצורך קבלת ויזה. תפקיד זה דורש יכולת לתקשר עם לקוחות, ידע ביסודות מדעי הרפואה, יכולת לתקשר בטלפון בהיקפים גדולים.

הישגים מקצועיים חשובים לכל מעסיק, בין המשמעותיות ביותר הן בדרך כלל הנקודות הבאות:

• אופטימיזציה של זרימת העבודה של החברה;
• יצירת אקלים עבודה מיטבי במשרד;
• ארגון מערכת של אינטראקציה בין מחלקות;
• תמיכה בנסיעות;
• תיאום הפעילות של שירותי שליחויות וניקיון.

מזכיר מוכשר חייב להיות בעל תכונות חשובות כמו:

• פתיחות לתקשורת;
• אחריות והתמקדות בתוצאות;
• תנוחת חיים פעילה;
• יכולת לבצע מטלות בסביבה מרובת משימות;
• היכולת לעבור במהירות מפעילות אחת לאחרת;
• חוסר הרגלים רעים;
• סובלנות ללחץ;
• דיוק וקפדנות;
• הרצון להביא את מה שהתחיל עד הסוף;
• הֲגִינוּת;
• היכולת לעבוד עם מידע אישי;
• שפה נכונה בעל פה ובכתב;
• ידע טוב בנימוס עסקי;
• היכולת לפעול בצוות.

אם כבר עבדת כמזכירה, אז לא יהיה לך קשה לתאר את חווית העבודה שלך. זה יהיה הרבה יותר קשה עבור אותם מועמדים שמחפשים עבודה בהתמחות זו בפעם הראשונה. עם זאת, חוסר ניסיון אינו סיבה להתעצבן, אתה תמיד יכול להדגיש את כישורי המפתח שיש לך.

לדוגמה, אתה יכול לציין:

• שליטה בשפה האנגלית והספרדית;
• החזקה של כל תוכניות המשרד הבסיסיות;
• ידע בציוד משרדי;
• הקלדה של 10 אצבעות במגע (300 תווים לדקה).

על מנת להתאים לתפקיד עוזר מזכיר בחברה מוכרת יש צורך בהשכלה גבוהה. עם זאת, ביצוע אפקטיבי של תפקידים מצריך לעתים קרובות קורסים והכשרות נוספות בעבודה משרדית, ארכיון וכן הכשרות בעבודה עם ציוד משרדי... במשרדים קטנים יותר, מזכירות מבצעות לעתים קרובות את חובותיו של עורך דין עמית או מנהלות רישומים חשבונאיים. במקרה זה, בהתאמה, תצטרך השכלה משפטית או כלכלית.

נתעכב קצת יותר על מה שלא צריך לציין בקורות החיים.

• תחביבים ותחביבים... אין צורך לתאר בפירוט איך אתה אוהב לגדל פרחים / לסרוג / לרקום למקרה שלפעילות העתידית שלך אין שום קשר לכך.
• כל ניסיון העבודה הזמין. אנשים רבים מתחילים את הקריירה שלהם בתפקידים כמו איש מכירות, שוער או מנקה. אם אתה עובד יותר מ-10 שנים, זה יספיק בהחלט להישאר ב-2-3 מקומות בהתמחות דומה.
• על המזכירה להיות בעלת מראה נעים ולכן רצוי לצרף תמונה לקורות החיים. עם זאת, לא מותרים כאן גוונים מיניים - הגבילו את עצמכם לתמונת זהות קפדנית. תמונות בבגד ים או במסעדה עלולות להיות משוכפלות בצורה שגויה.

מכתב נלווה הוא אופציונלי, אך בכל זאת יעשה רושם טוב על מעסיק פוטנציאלי. לא כדאי לחזור בו על כל מה שכתוב בקורות החיים עצמם. כאן עליך לציין את התעניינותך בתפקיד הפנוי ולהדגיש בקצרה את נוכחותם של מיומנויות וכישורים בסיסייםלעזור לך למלא את חובותיך המקצועיות.

בסוף המכתב, תודה על ההתעניינות והביע את תקוותך הכנה לתגובה.

לסיכום, אנו מציגים תבנית קורות חיים מוכנה לתפקיד המזכירה.

איבנובה אולגה איבנובנה

וכו .: 10.01.1985

מקום מגורים: רוסטוב

הָמוֹן. טֵלֵפוֹן: +7 (***) **-**-***

אימייל: ***@***. **

מטרה: תפקיד המזכיר האישי של הראש

חינוך

המכון הכלכלי רוסטוב

סגל סוציו-אקונומי

BC "חינוך מקצועי", סמינר "יסודות לענייני מזכירות"

ניסיון עבודה

01.2013 - בזמן הנוכחי JSC "בית מסחר"

תפקיד: מזכירה

אחריות:

• תכנון לוח העבודה של המנהל;
• עבודה משרדית;
• שמירה על חיי המשרד ללא הפרעה.

09.2008 - 12.2012 OJSC "Medcenter Plus"

תפקיד: פקידת קבלה

אחריות:

• קליטה והפצה מחדש של שיחות טלפון;
• עבודה עם התכתבות;
• מפגש מבקרים;
• ייעוץ ראשוני ללקוחות.

מיומנויות:

• ניסיון בעבודה משרדית;
• ידע בתוכנות מחשב משרדיות;
• דיבור נכון מבחינה דקדוקית;
• היכרות עם ציוד משרדי.