איך שולחים הזמנה לראיון?

משרה פנויה בכל משרד או חברה לא תמיד יכולה להישאר פתוחה: מדובר בקונספט זמני. נוכחותה נקטעת או על ידי מציאת עובדת חדשה במקום הקודמת, או על ידי ביטול, ארגון מחדש של התפקיד שבו הופיעה ונעלמה מעת לעת.

משרה פתוחה היא תזכורת מתמדת לכך שהחברה זקוקה לעובד, מבצע (כפוף או כפוף ראש אגף, מחלקה). הזמנת מועמדים לראיון היא הצעד הראשון לקראת סגירת המשרה הפנויה שיצר העובד הקודם עם עזיבת העובד הקודם. הוא נשלח בזהירות - הוא מספר לעובדים עתידיים חדשים על החברה לפעמים אפילו יותר מהנתונים העובדתיים הזמינים לגביה ברשות הרבים.

למרות העובדה שלהזמנה לראיון יש כמה עקרונות כלליים וכללים לא כתובים, בסופו של דבר היא חייבת להיכתב בצורה חופשית. לפיה, המבקש מקבל רושם אמיתי ראשוני מהחברה בה הוא מוזמן לעבוד. השחקן יכול להיות מומחה, מנהל גיוס או אחד מהמנהיגים. במקרים נדירים - אפילו מנכ"ל, בעלים, מייסד - כאשר המשרד קטן ויש לו משרד בודד. הכלל העיקרי הוא להעביר בבירור את הציפיות שלך למועמדים, מבלי לסטות מכללי ההתכתבות העסקית, יצירת קשרים חשובים לעבודה.

את ההזמנה ניתן להוציא כערעור בכתב או בעל פה למבקש שנבחר על ידי החברה.הם נבחרים על ידי בחירה מתוך קורות החיים של מועמדים רבים שהגישו מועמדות למשרות פנויות ספציפיות.

התקשרות למחפש עבודה בנייד היא הדרך הפופולרית וה"חיה" ביותר ליצור עמו קשר עסקי. בעת ביצוע שיחה, על האדם המגייס כוח אדם:

• הצג את עצמך - שם ושם משפחה, חברה ותפקיד;
• לשאול אם נוח לו לדבר עכשיו או שעדיף להתקשר בחזרה;
• לספק את כתובת המשרד אליו מוזמן מועמד זה;
• ציינו את התאריך והשעה של ציפייה ושאלו האם יוכל להגיע לאתר הראיון בזמן שנקבע.

יש צורך להימנע מגמגום, מילים-טפילים. זה אפילו טוב יותר כאשר נציג החברה אינו מתלבש ומשתולל. חברות אחראיות מנסות למנוע מאנשים כאלה לגייס ולתקשר עם לקוחות. עם זאת, ישנם מקרים שבהם, למשל, לשכות הגבייה הזניחו לעתים קרובות את הכלל הזה, והכניסו אדם עם בעיות הדיבור לעיל בטלפון. זו אנטי דוגמה, מופשטת מזה.

הגיוני לשלוח במייל הזמנה לראיון כאשר הפונה ציין את כתובת המייל שלו. ניתן לשכפל הזמנה בכתב או ליתר בטחון, או לשלוח כאשר תקופת ההמתנה קצרה, והמבקש פספס את השיחה מהחברה הממתינה.

במקרה האחרון נעשה שימוש בדואר אלקטרוני כאשר החיפוש אחר עובד הוא דחוף ודחוף. כך למשל נודע כי עמית קודם של המעסיק עבר תאונה ונפטר. וכדאי שמישהו ימשיך לעבוד אצלו, שכן תפקיד זה הוא אחד המפתחים, והיותו בטלה יפגע קשות בעסקי החברה.

עובר בחיפזון ובחוק את כל האישורים הפורמליים, תוך הודעה דחופה על מקום פנוי, המעסיק ימצא בין לילה מועמדים חדשים. אבל היא תחיל זמני המתנה צפופים ותפגע במהירות בסדר העדיפויות המונח בתור יומי תוסס. בנוסף, מחפשי עבודה רבים אינם משתמשים בדואר אלקטרוני לעתים קרובות במיוחד.

אם אי אפשר להגיע למועמד המבוקש (אם הוא עדיין לבד, אין עוד אחרים), כתיבת הזמנה במייל יכולה להיות צעד שימושי. מכתב הזמנה מתחיל בברכה ו/או פנייה לפונה בשמו ובפטרון. המכתב מכיל מידע על החברה, תאריך, שעה וכתובת הפגישה. הפנייה למבקש מסתיימת באיחולי הצלחה בעבודה עתידית. גם כאשר העבודה הזו נמשכת לא בחברה זו, אלא מחוצה לה. הנציג נותן את שמו הפרטי ואת שם משפחתו ותואר.

אפשרות "מתקדם" - מציאת מחפש עבודה באמצעות מסנג'ר (סקייפ, וואטסאפ, טלגרם, Viber) - וכתוב או התקשר אליו באמצעות VoIP קולי מנות, גם כאשר הטלפון הנייד של המנוי אינו זמין. העובדה היא שהשליחים של הפונה יכולים לעבוד על גאדג'ט אחר, שבו אין כרטיס SIM כלל, או שאין לו מספר טלפון. אז הדיאלוג לא יתקיים בצורה של מכתבים (יבשים ותמציתיים), אלא בצורה של שיחה עסקית "תוססת" ורגועה יותר ("שאלה - תשובה").

עם זאת, הקפידו על כללי התנהגות עסקיים: אתם רק עובדים עתידיים. במידה ולא ניתן ליצור קשר באמצעות שליחים, ישלח המעסיק הודעת SMS עם פנייה לפונה, המציינת בקצרה את החברה והמחלקה שלה (אגף, סניף), רצון להיפגש, כתובת ומקום מפגש, תאריך ושעה.

מוקדם יותר, לפני הופעת הטלפונים הסלולריים, הודעה "הודבקה" לביפר. במידה ולא היה למבקש טלפון ביתי, נשלח מכתב רגיל לכתובת מגוריו מטעם המשיבה המורשית.

המגייס חייב להיות בקיא במיומנויות תקשורת עסקית. להסכים ברור הימנע ממילים טפיליות, גמגום... הגיבו במהירות ובהתאמה למה שקורה. כישורי תקשורת מגיעים עם ניסיון מעשי.

אתה לא צריך לתת מידע מיותר או מידע מתפשר על עצמך... אבל לא כדאי להונות אחד את השני כאשר לשניהם יש שאלות ספציפיות על נושא השיחה. האמת הנסתרת, גם אם היא לא מחמיאה, עדיין תתגלה גם בראיון או כשהמבקש כבר הפך לעובד מן המניין בחברה. מידע זה עשוי להפוך לסיבה לסירוב לערוך הסכם על העבודה הקרובה או לפיטוריו הפתאומיים של עובד חדש מעבודתו שזה עתה רכש.

הגיוני יותר להשתמש בתבנית, אבל לא להעתיק אותה. אם בקשות מעובדות על ידי האתר, הוא מבוסס על סקריפט המזרז את עיבוד המכתבים. דוגמה של הטקסט, גם כאשר הוא סטנדרטי, עדיף לשנות אותו מעט, "לרענן". כדוגמה - מכתב מחברת MTS על העסקת עוזר מכירות חדש באחד הסלונים.

"איבן פטרוביץ' היקר!

שלחת קורות חיים למשרת עוזרת מכירות לחנות הממוקמת בכתובת: מחוז רוסטוב, אזוב, רח'. מוסקבה, 23.

תודה על זמנך! בהתבסס על תוצאות בחירת המועמדים, בחרנו בך, מכיוון שהיית המתאים ביותר עבורנו. הידע, הניסיון והכישורים שלך חשובים לנו מאוד. אנו מעוניינים בשיתוף פעולה פורה ואפקטיבי איתך.

אנו מחפשים עובד למלא את המקום שהתפנה. אנו מזמינים אותך להיפגש איתנו בכתובת הנ"ל. מחכים לכם ביום שני, 14/10/2019, בשעה 11:00 אם בכוונתכם לדחות את הפגישה, אנא הודיעו לנו באחת מהדרכים הבאות:

• במספר: 8-918-123-45-67 (מומחה גיוס ל-MTS ברוסטוב-על-דון);
• במוקד 8-800-333-08-90 (למפעיל המוקד הטלפוני של MTS יש לציין את מזהה האפליקציה: 117-568-902);
• על ידי שליחת תשובה בדואר אלקטרוני: work @ mts. ru.

אנו מקווים שנעמוד בציפיותיך. אנו מאחלים לך הצלחה!

בברכה, רומן אלכסנדרוביץ' גרבצב, מומחה לגיוס עובדים,

סניף רוסטוב של חברת MTS.

דוגמה זו מראה: שים את המיקוד של מחפש העבודה במה שהוא רוצה - לא במה שאתה והחברה שלך רוצים. הוא יופתע ויחמיא מהטיפול הזה.

המבקש, שלא מצא עבודה אחרת בתקופה זו, עונה בהסכמתו להזמנה. אבל כשכבר נמצאה עבודה, הוא מודיע למעסיק. היו אדיבים. אם אינך מופיע מסיבה מסוימת, נסה לא לשבור את הקשר לצמיתות. לאחר מכן, המעסיק עשוי להתקשר אליך שוב אם תאבד את עבודתך הנוכחית.

כתיבת תשובה להזמנה באמצעות SMS, דואר אלקטרוני או באמצעות שליחים מבוססת על אותם קנונים של התכתבות עסקית. השב להזמנה מוקדם ככל האפשר. באופן אידיאלי, כאשר אתה מגדיר התראות על מכתבים נכנסים, והמכתבים עצמם ממוינים לתיקיות, מה שמקל עליך להיענות לבקשת מעסיק. בסיום, הודו לאדם השני על תשומת הלב.