מטריצת אייזנהאואר - שימוש נכון בזמן

בעידן המתפתח בטירוף שלנו, נראה שהזמן לא סתם עובר, אלא טס במהירות של מטוס על-קולי. במעגל כזה של אירועים וימים, עמוס בהמון עניינים ותוכניות, לעתים קרובות איננו יכולים לממש אפילו מחצית ממה שתוכנן. ואני רוצה להגיע בזמן לכל דבר. כיצד לנצל את הזמן בצורה נכונה באמצעות מטריצת אייזנהאואר, נשקול ביתר פירוט.

זמן הוא כל מה שיש לנו. טוב או רע שאנו חיים את חיינו תלוי באופן ישיר כיצד ובמה אנו מבלים את הזמן שהוקצב לנו. ומי שחולם להיות מסוגל לעשות הרבה בדרכם, ככלל, לומד לנהל את הזמן שלו ביעילות. ניהול זמן (ניהול זמן) הוא לא יותר מתכנון. זה שעוזר להפסיק לדאוג מהתחושה המרה שהזמן קצר, שחסר לו מאוד ובגלל זה אין זמן לעשות כלום.

פעם, המנהיג הצבאי והפוליטי האמריקאי המפורסם דווייט דייוויד אייזנהאואר, שהיה גם נשיא ארצות הברית, לקח ברצינות את החיפוש אחר פתרון לבעיית התכנון האפקטיבי. והוא הצליח למצוא פתרון לבעיה הזו, הוא אפילו המציא משלו מערכת ניהול זמן.

זה קרה שהמוח האנושי תופס בקלות ובטוב יותר מידע מובנה, כלומר מובא לתוך מערכת מסוימת, מפורק למדפים. יחד עם זאת, זה יהיה נחמד לדמיין את המדפים הללו, להפוך אותם לחזותיים, למשל, בעזרת איזשהו דיאגרמות או דיאגרמות.עיקרון זה של חלוקת המקרים הוא שעומד בבסיס מטריצת אייזנהאואר, שהיא אחת השיטות המובילות בתיאוריה של ניהול זמן יעיל.

הדמיה של תוכנית העניינים והפעולות באמצעות המטריצה ​​היא פשוטה מאוד. צייר ריבוע על נייר, חלק אותו בשני קווים מאונכים לארבעה שוליים שווים. אתה צריך לקבל חלון עם סריג בצורה של צלב. שדות אלו יחלקו את ענייניכם ל-4 קבוצות שכל אחת מהן תהיה תלויה בסימני חשיבות / חוסר חשיבות ודחיפות / אי-דחיפות. השדות הנוצרים מחיתוך של קווים נקראים רביעיות (מושג מתמטי) ומסומנים באופן הבא:

• רביע א' (משימות חשובות ודחופות);
• רביע B (משימות חשובות אך לא דחופות);
• S quadrant (משימות לא חשובות אלא דחופות);
• רביע ד' (משימות לא חשובות ולא דחופות).

למטריקס של אייזנהאואר יש גם יתרונות וגם חסרונות. בואו נתאר את שניהם, ונתחיל מהיתרונות.

• למרות שמה "מטריקס", שמרמז על משהו מורכב, המערכת למעשה קלה מאוד להבנה ויישום ללא כל קושי.
• מקרים, יעדים ויעדים מחולקים ל-4 קטגוריות בלבד, זה עוזר לנווט בהם טוב יותר.
• חלוקת המשימות על פי קריטריונים של דחיפות וחשיבות מאפשרת לדחוף לרקע עניינים לא דחופים וחסרי חשיבות ובכך להעלות חשובים ודחופים לקדמת הבמה. כך מתרחש הניתוח והסינון של מקרים. מי שבכלל לא צריך לבזבז עליו זמן מבוטל.
• היתרון העיקרי הוא שהמטריקס מאפשרת לייעל ככל האפשר את הוצאות הזמן, מה שמאפשר, בתורו, להשלים הכל בזמן.

יש גם חסרונות למערכת הזו.

• המטריצה ​​אינה יעילה בתכנון לטווח ארוך. זה מתאים לעשיית אקטואליה או כאלה המחושבים לעתיד הקרוב.
• כשאין מטרות יומיות, אז אין צורך ליישם מערכת כזו.
• כדי להשתמש במטריקס בצורה יעילה, עליך לחלק במהירות ובדייקנות יעדים לקבוצות. לשם כך, יש צורך להבין למי מהם ניתן להקצות את התואר "החשוב", ואילו מטרות אינן חשובות במיוחד, שאותן יש להשלים בדחיפות, ואילו הן אופציונליות. אימון כזה לוקח זמן, כלומר המטריצה ​​לא מתחילה "לעבוד" בשבילך מיד, אבל זה מינוס.
• וכתוצאה מהפסקה הקודמת, עשויות להיות שגיאות עם הדיוק של הקצאת מקרים לסטטוס מסוים.

הבה נשקול כל רבע של המטריצה ​​בפירוט רב יותר.

אם אתה מאסטר בתכנון, הריבוע A יהיה ריק. אם יש בו מקרים, זה מעיד על הארגון הגרוע שלך. אתה מודה בחינוך בענייני עבודות עומס וחסימות. הסיבה לתמונה זו היא, ככלל, עצלות.

או שאולי אתה מתעדף לא נכון. כמובן, לפעמים מצבים כאלה מותרים, אבל כאשר זה נצפה באופן שיטתי, אז פשוט צריך לעבוד על משמעת עצמית אישית. על מנת למנוע "התיישבות" של האופנה ברביע A, יש צורך להתמודד בזמן עם המשימות שהוכנסו בשאר השדות.

אבל עדיין ניתן ליצור רשימת מטלות קטנה ברביע A. זה יכול להיות:

• בעיות בריאותיות;
• מעשים, שכישלונם עלול לעורר הופעת בעיות, להרע את איכות החיים, לאיים על הרווחה במשפחה ובעבודה;
• מקרים שכישלון בהם יסבך באופן משמעותי את הדרך להשגת היעדים העיקריים או יוביל לכישלון שלהם;
• יציאה ממצבי חירום ומשבר שונים.

אם בכל זאת יש לך הרבה נקודות ברביע הזה, אז זרוק את כל המאמצים שלך כדי לחסל אותן. ואל תשכח שניתן להפנות מחדש את ההגשמה של כמה פריטים מרשימת הפריטים החשובים והדחופים, להאציל אותם לאחד מהאנשים המהימנים, אין צורך לשאת את כל הנטל של כל העניינים רק על עצמך.גישה זו תעזור לך להתמודד עם מלוא הרבע A מהר יותר.

תצפיות מראות שאנשים שנותנים עדיפות לפתרון בעיות ברביע B הופכים למצליחנים ביותר, מטפסים מהר יותר בסולם הקריירה, משגשגים כלכלית, לא חסר זמן וחיים חיים הרמוניים ומספקים. משימות לא דחופות שייכות לקטגוריה של המבטיחות והעדיפות ביותר, ואם אדם מקדיש להן את עיקר תשומת הלב, אז הכל מסתדר לו.

יש לזכור כי חוסר הדחיפות בקבוצה ב' מביא לעיתים לעיכוב ביישום הנקודות המפורטות, והן נודדות לקבוצה א', שם כבר ידרשו מענה מהיר. אם תפתור משימות חשובות אך לא מאוד דחופות בהדרגה ובאופן קבוע, תהליך זה יהיה רגוע ויעיל. אתה צריך לגשת לעסקים מסוג זה באחריות, וחוסר הדחיפות מאפשר לשלוט באופן מלא על התקדמות התיק, להביא את כל הפרטים לאידיאל, לחשוב בבירור על כל השלבים, ובכך להשיג בסופו של דבר תוצאה פרודוקטיבית.

מטריקס אייזנהאואר מלמד אותנו בעיקר לתעדף נכון. זה אומר שהדבר הכי חשוב בתכנון הוא היכולת להבחין בין הדברים החשובים שמובילים אותך ליעדים גדולים מהמשניים. המשימות שצריכות להיכלל בקבוצה ג' אינן חשובות, במהותן, הן מסיחות את הדעת מהמטרות העיקריות של התיק, הן אינן תורמות להתקדמות, אלא להיפך, רק מאטות את תהליך הפיתוח. לעתים קרובות הם מפריעים להתרכז בהשגת מטרות חשובות ובכך מפחיתים את האפקטיביות של זמן עבר.

אל תבלבלו בין עניינים דחופים משדה ג' שהם לא חשובים לבין עניינים דחופים משדה א' שהם פשוט חשובים ביותר. זה, ככלל, מוביל לכך שהחשוב באמת נשאר ברקע. דוגמה חיה למצב כזה יכולה להיות פגישות שנכפות על ידי מישהו מבחוץ, שאינן נחוצות עבורך, או שיחות ארוכות ריקות, יציאה למסיבות וחגיגות, הזמנות שמגיעות אליהן מאנשים שלא מעניינים אותך, חלקם מטלות הבית, התמוטטות של מכשירי חשמל ביתיים וכדומה. כן, יש לעשות זאת בדחיפות, אך פתרון המשימות הללו אינו הכרח חיוני וכישלונן אינו כרוך בצרות.

שיעורים מקבוצה זו לא נותנים כלום, להיפך, הם יכולים להזיק. יש לנסות לדחות אותם לאחר מכן, ועדיף להתעלם מהם כליל. אבל צריך להכיר את האויב ממבט - בהחלט כדאי להכין רשימה של "מזיקים" כאלה בשדה ד', כי אלו עצם הפעילויות ש"אוכלות" את זמננו. המקרים האלה הם כל כך מפתים ומושכים אנשים רבים בגלל הפשטות שלהם ומבטיחים לתת רגיעה והנאה, לבלות באושר מתוק.

מאפיינים כאלה של ה"מקרים" הללו יוצרים פיתוי עצום לטפל בהם מלכתחילה, ולתת, כמו שאומרים, כל העולם יחכה. זה יכול להיות קשה מאוד לצאת מהמערבולת של מקרים פסבדו כאלה, מכיוון שהם באמת גוררים על אדם. אבל אי אפשר לוותר על ניסיונות להרוס את ההרגל לעסוק בהם.

פעילויות אלו כוללות:

• שיחות על כלום, שיחות ריקות וחסרות משמעות (הן בטלפון והן באופן אישי);
• אותו דבר כמו השיחות מהפסקה הקודמת, התכתבות במסרונים מיידיים, רשתות חברתיות, כל מיני צ'טים;
• צפייה בסרטים, סדרות, תוכניות טלוויזיה שאינן נושאות עומס סמנטי, הסחת דעת מבעיות ופרשיות חמורות הגורמות לרגשות שליליים שונים;
• משחקי מחשב ושאר (לא חינוכיים).

ללא ספק נחוצה מנוחה לגוף ולנפש, אבל יש עוד דרכים שימושיות רבות לממש אותה:

• קריאת ספרות איכותית;
• ביקורים בתערוכות, תיאטראות ומוזיאונים;
• משחקים מפתחים אינטליגנציה;
• חוגים בבריכה, חדר כושר, טיולים למגרשי החלקה, טיולים מחוץ לעיר לטבע, טיולים וכו'.

אם אינך יכול למגר לחלוטין פעילויות מזיקות מקבוצה ד' מחייך, אז אתה צריך לנסות לפחות לעכב אותן, לשים לב אליהן רק כשהדברים מקבוצות א' ו-ב' מסתיימים. אבל נסו לצמצם את משך הזמן בילה על פעילויות "ריקות" ככל האפשר ...

ישנה סבירות גבוהה לייחס את המקרה לקבוצה לא מתאימה. זו הבעיה העיקרית בבניית ההיררכיה של סדרי העדיפויות שלנו. כדי להקל על ההתמודדות, עליך ללמוד כיצד לענות על שתי שאלות באמצעות שתי מילים - "כן" או "לא". לדוגמה: "האם השלמת תיק זה תעזור לי להתקרב אל המטרה העיקרית שלי?" התשובה "כן" פירושה חשיבות המקרה, התשובה "לא" פירושה חוסר חשיבות.

"אם לא אפתור את הבעיה הזו עכשיו, האם היא תאבד מחר את הרלוונטיות שלה?" התשובה "כן" פירושה דחיפות העניין, התשובה "לא" היא לא הדחיפות. לאחר שקבעתם את הקטגוריה לכל שיעור בצורה זו, קודם כל עשו דברים מקבוצה א', ולאחר מכן מקבוצה ב'.

הזמן הטוב ביותר ליצור מטריצה ​​הוא להתחיל יום חדש. חשבו היטב אילו משימות עומדות לפניכם בעתיד הקרוב ורשמו אותן בצורה של רשימה קבועה. לאחר מכן בדוק כל אחת מהשאלות שלעיל והצב אותן בתיבות בהתאם לתשובות. אל תשכח להזכיר את הדברים הכי קטנים וחסרי משמעות שפשוט מבזבזים את הזמן שלנו.

המספר הכולל של המשימות נקבע בעצמך בעצמך. לאחר חלוקת המקרים לקטגוריות מתאימות, ניתן לכתוב במחברת או ליצור במארגן הטלפון רשימה נוחה רגילה בסדר יורד של דחיפות וחשיבות, כך שהראשונים ברשימה הם תיקים מקבוצה א', שני מ-ב, שלישי מג', ומ-ד' אין צורך לרשום אותו כלל. זכור כי יש להאציל משימות מקבוצות A ו-C למשפחה, חברים, עמיתים או כפופים. אבל קבוצה ב' - אלו הדברים שחשוב לעשות לבד.

כל מי שצריך יכול להשתמש במטריקס של אייזנהאואר. זה טוב כי זה יהיה שימושי באותה מידה לכולם, ללא קשר לגיל ולמעמד חברתי: ראשי ארגונים ומפעלים, ועובדים ועובדים רגילים, ועקרות בית, וסטודנטים וילדים הלומדים בבתי ספר.

הבה נסתכל על דוגמה כיצד עשויים להיראות הרישומים היומיים של אייזנהאואר.

קבוצה של עניינים דחופים וחשובים:

• להסיע את המכונית לתחנת השירות לתיקון, מכיוון שאני צריך אותה לעבודה;
• להגיש דוח רבעוני;
• לטפל בבעיה עם כרטיס בנק.

קבוצה של עניינים לא דחופים, אבל חשובים:

• לפתח נושא חדש ולהתווה את הכיוונים העיקריים של הפרויקט החדש;
• להפסיק לעשן;
• ללמוד אנגלית;
• לקנות מנוי לחדר כושר.

קבוצה של עניינים דחופים, אך לא חשובים:

• ללכת ליום השנה לסן סאניץ' מהמחלקה המשפטית;
• לברך את כולם ברשתות החברתיות ביום הראשון של האביב.

קבוצה של מקרים לא דחופים וחסרי חשיבות:

• לנקות את הארון;
• לפרק דברים בקומת הביניים;
• לצפות בסדרה;
• לשחק עם התוכי.

ניתן להשוות את מטריקס אייזנהאואר למערכת טיהור, פילטר המאפשר להיפטר מדברים מיותרים. בהתחלה אולי תצטרכו להרכיב אותו מדי יום, אבל עם צבירת הניסיון תתחילו להרגיש ברמת האינטואיציה איזה עסק שייך לאיזו קטגוריה. וברגע שמערכת ניהול זמן כזו תשולט, ותלמד להשתמש בה ביעילות, כמו גם להפיץ מקרים נכון לרבעים, תרגיש מיד גל של חופש.תתחיל להספיק לעשות הכל בזמן ובמקביל לא למהר, החיים שלך יחזרו לשגרה, מטרות שנראות בלתי ניתנות להשגה יתחילו פתאום להיות מושגת. ויובטח לך נוכחות של מצב מצוין ומצב רוח גבוה, אנרגיה וחיוניות.

משמעת היא הבסיס להצלחה. בטח שמת לב לאנשים כאלה שאין להם תכונות כאלה, הם נמצאים במערבולת אינסופית של "פרשיות" אינסופיות, כל הזמן עושים משהו ריק, חסר משמעות, אבל, לפי הצהרותיהם, חשוב לאין ערוך. והמראה של האנשים האלה עייף כל הזמן, שחוק, אבוד, אומלל. הם תמיד מוטרדים, עצבניים וחסרי מנוחה.

אם אתה לא רוצה להיות כזה ולא רוצה לעורר רק הזדהות ורחמים באנשים, אז אתה חייב לפעול לפי העיקרון של ההפך. אם הכל קורה עבורם, ואתה רוצה תוצאות הפוכות, אז אתה צריך לפעול בדרכים הפוכות. כלומר: לעשות סדר במשמעת, לשלוט בטכניקות של ארגון עצמי, לדבוק בתוכניות ברורות, בלוחות זמנים ובמשטרים, להבין בבירור מתי ומה לעשות, והכי חשוב, בשביל מה כל זה, מה המטרה. ומטריצת אייזנהאואר תהיה עוזרת מצוינת עבורך בעניינים אלו.

אחרי הכל, לא בכדי הצליחה מייסדה, שאת שמו היא נושאת, לבנות קריירה מסחררת כל כך ולהפוך לאחד הנשיאים המפורסמים והאהובים ביותר של העם האמריקאי, כמו גם למנהיג צבאי מצליח מאוד. וכל זה למרות שהאיש הגדול הזה נולד למשפחה ענייה. אתה יכול בבטחה לקחת דוגמה מאנשים כאלה ולהשתמש בכלים שהם המציאו.